「オフィスステーション Pro」がないと”仕事が回らないツール”になった理由

まずは豊四季支社では、「オフィスステーション Pro」をどのように活用されていますか？

内田さま：私が入社したころから、すでに「オフィスステーション Pro」が導入されていました。今ではすっかり「あるのが当たり前」という存在ですね。逆に、もし万が一「オフィスステーション Pro」が使えなくなると思うと、「今日は仕事できないな」って思うぐらいです。

田中さま：最近入社する方は、e-Govを知らない方が多いです。それくらい「オフィスステーション Pro」が弊社内では標準ツールになっています。ほぼすべての手続きを「オフィスステーション Pro」でおこない、一部「オフィスステーション Pro」に対応していない分だけe-Govを使うという感じです。

普段の業務で、「オフィスステーション Pro」のどのような点を便利に感じていますか？

内田さま：帳票の入力がしやすいですし、申請後の内容も簡単に確認できます。e-Govでは申請後のデータが見返しにくかったですが、「オフィスステーション Pro」では、複製や再利用もしやすく、手続きの効率が格段に違います。

竹内さま：私は「申請依頼」機能をよく使います。税理士さんからデータが飛んできて、それを確認して申請するのですが、マイナンバー情報まで事前に入力されているので、管理が安全かつラクにできるのがありがたいです。

深津さま：私が担当している企業は、健康保険組合への加入が必要なのですが、「オフィスステーション Pro」はマイナポータル対応やCSV出力も柔軟で、すぐに対応してくれて助かっています。

新人さんへの「オフィスステーション Pro」のレクチャーはどのようにおこなっていますか？

田中さま：特定の担当者がいるわけではなく、その場で手が空いている人が自然と教えます。「オフィスステーション Pro」自体がわかりやすいので、特別な研修は必要ありません。

内田さま：入力項目は一度覚えてしまえば共通なので、1～2回実践すれば、ほとんどの申請は自分でできるようになります。教育にかける時間は少なくて済んでいると思います。

OJTでも迷わない！ 新人教育は“触って覚える”が基本ルール

貴社ではチーム全体で新人教育をおこなっていると伺いました。業務の習得スピードについては、どのように感じていますか？

内田さま：弊社には体系的なマニュアルはほとんどありません。基本的にはOJTで、実際の業務を通じて学んでいくスタイルを取っています。例えば、入社初日に「じゃあ早速『オフィスステーション Pro』で入社手続きをしてみよう」といった感じで教えていきます。新人スタッフの画面を見ながら一緒に操作したり、画面を印刷して横で教えたりします。2～3回実践すれば覚えられる内容がほとんどで、習得は早いと思います。特に難しいという印象はありません。

田中さま：入社して間もないスタッフからは、入退社手続きだけであればすぐに「オフィスステーション Pro」上で使えるようになったと聞いています。また、入力漏れがあるとエラーで表示されるなど、不慣れなスタッフでも不備にすぐ気付ける機能があり、安心して作業に取り組めますね。

「パートスタッフで自走する組織」には、自発的な学習も欠かせないと思いますが、どのように取り組まれているのでしょうか？

※毎年、パート社員を含めた全社員がご自身の言葉で宣言するアファメーション。パート社員一人一人の仕事への向き合い方や、掲げるべき目標を言語化している。

深津さま：前提として、支社内では自分で調べたり学んだりする文化が根付いていて、誰も「教えてもらって当たり前」とは思っていません。必要なことは各自が能動的に学ぶといった空気があると思います。

その上での自発的な学習についてですが、多くのスタッフが、スキマ時間で業務に関する勉強に取り組んでいます。私も、育休復帰後は家事や育児の合間で、基礎知識のインプットをしていた時期もありました。

スタッフ全員が「チームのために」という成長意欲や貢献の気持ちがあるので、自然とこうした取り組みが生まれているように思います。

ほかと比べて実感！ 操作性もサポートも「ちょうどいい」安心感

ほかの労務ツールと比較した際、「オフィスステーション Pro」の良さを感じる点はどこにありますか？

深津さま：顧問先によっては、他社ツールを使用することもありますが、帳票の操作性や項目の分かりやすさは「オフィスステーション Pro」の方が断然良いと感じます。

竹内さま：私たちはAIを活用し、公文書のダウンロードや送付も自動化できています。「オフィスステーション Pro」はエラーも少なく、連携相性がとても良いですね。

深津さま：あと、サポートデスクの対応がとても良いと感じます。私はメールで問い合わせることが多いですが、いつも迅速に対応してもらっています。マイナポータル関連の件で助かったこともあります。

最後に、豊四季支社で働くうえでの「オフィスステーション Pro」の存在について一言いただけますか？

田中さま：「オフィスステーション Pro」があることで、私たちはより業務に集中できています。在宅勤務も可能ですし、「オフィスステーション Pro」があるからこそ、育児との両立ができていると実感しています。

弊社は「オフィスステーション Pro」がないと成り立たないくらい活用しているので、今後も沢山のお力添えをよろしくお願いします。

本日は貴重なお話をありがとうございました！

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