社労士の事務所運営で、特に気を遣う点は？

普段の事務所運営では、特にどんな点に気を遣っていますか？

萬屋さま：開業直後は自社の環境整備のためにやることがとても多いのですが、自社向けに時間を使ってしまうとお客さまのために使える時間が限られてしまいます。そのような事態は可能な限り避けなければなりません。

深坂さま：そうですね。従業員数の多い顧問先さまの場合、給与明細や年末調整を紙ベースでおこなっていたら、それこそ途方もない時間がかかってしまいます。
社労士事務所内でもDX推進を進めていくことは大事ですね。

原口さま：業務効率化とIT化は、切っても切り離せない関係ですからね。
社労士業務は労働集約型のビジネスモデルですので。どれだけ作業時間を減らせるかという観点は本当に大事ですよね。

アナログからデジタルへの移行は「ツールを入れて終わり」ではない

紙の作業からデジタル化に移行される際に、苦労した点はありますか？

原口さま：「ツールの見極め」ですね。
これまでいくつかの労務管理クラウドソフトを試しましたが、なかには不具合が多かったり使いにくさがあったりといったものもありました。お客さまにツールを直接使っていただくこともありますので、このようなツールではお客さまに迷惑が掛かってしまいます。

塩野さま：私も同様の経験があります。ほかにもお客さまが直接e-Govを使って手続きをしようとしたところ、データの連携などでうまく行かないこともありました。それで原口先生に相談したところ、「『オフィスステーション Pro』がいいよ」と教えていただいて（笑）。実際、導入してみたところ、「これは使いやすい！」となって。

原口さま：アナログからデジタルへの移行は、「ツールを入れて終わり」ではないですからね。事務所だけでなくお客さまの方からも、「使いやすい」「業務が楽になった」と思ってもらわなければ、スムーズな運用には至らないでしょう。
私はそれで何度か失敗も経験していますので、若い先生方には自分が使ってみてよかったサービスだけをお伝えしようと思っています（笑）

萬屋さま：実際に使われている先生からのお薦めとあれば、やはり信頼できますよね。
お客さまにツールを紹介する際も、私の経験だけでなく「労務クラウドソフトでシェアNo.1ですし、実績豊富で信頼に足る先生からお薦めされたソフトです」と伝えると、安心してもらえますよね。

「オフィスステーション Pro」 導入の決め手は、「機能の使いやすさ」

「オフィスステーション Pro」導入の決め手は、どのような点でしたか？

深坂さま：私は原口先生に「労務管理のソフトで、何かいいのないですか？」と聞いたんですね。その際に「オフィスステーション Pro」と、また別のソフトを実際に見せていただいて、「オフィスステーション Pro」はすぐに「これは使いやすい！」と感じました。
もう一つのソフトの方は、「慣れれば使いこなせるかもしれないけれど、新人に使ってもらったりする際は少し厳しいかな……」という感じでしたので、即決でしたね。

塩野さま：たしかにパッと見て直観的に操作しやすいですよね。
メニューも「入社」「退職」「出産」など、ふだん使われるワードで整理されているので、「この場合はこのメニューからだよな」と、スムーズに進められました。

原口さま：労務管理クラウドソフトは、私たち社労士だけでなくお客さまも操作していただくこともあるので、UI・UXといった使いやすさはすごく大事だと思います。
「オフィスステーション Pro」の場合は実際にお客さまからも「使いやすい」とご評価をいただいています。

導入後にまず感じたのは「サポートの手厚さ」

原口さま：それから、サポートが手厚い点も、「オフィスステーション Pro」導入のメリットと感じています。
以前別のサービスを利用していたときに、接続障害でシステムが利用できなくなる事態が発生しました。その際にサポート窓口がなかなか繋がらず、とても困った経験があります。
一方の「オフィスステーション Pro」では、いつでも相談したいときに相談できる。回答の品質も高いですし、本当に助かっています。

塩野さま：「このことについて相談したい・すぐに確認したい」というときに、電話ですぐに確認できるサービスって意外に少ないですよね。結構な時間待たされたり、そもそも相談用の電話番号自体がなかったり、見つけづらかったりすることも多いです。
その点オフィスステーションは相談窓口専用の電話番号をわかりやすく示してくれていますし、電話しても比較的すぐに繋がります。
サービスの価値はサポート体制の良し悪しにも大きく影響されると思いますが、「オフィスステーションPro」は素晴らしいと思います。

コストと作業時間の大幅削減を実現

ありがとうございます！利用してみての実際の効果として、そのほか感じられたことはありましたか？

深坂さま：まず、消耗品のコストが全然変わりますね。印刷代や紙代、郵送代は一気に少なくなりました。
それから、とくに「Web給与明細」や「年末調整」では、作業時間が2分の1どころか10分の1くらいまで削減できましたね。
これまで書類をひとつずつホチキスで止めたり封に入れたりというところに膨大な時間がかかっていましたが、まずそれがなくなって、それからチェック工数も非常に楽になりました。

塩野さま：「Web給与明細」と「年末調整」は、お客さまからも「作業が楽になった」と感謝されることが多いですよね。その後、「ほかのサービスも使ってみようか」という話に展開したことも何度かありました。

萬屋さま：お客さまも、人事の方もいれば従業員の方もいますからね。関わる人たちがみんな使いやすさと利便性を感じられるのがいいですよね。
これが「人事部だけ楽になって、従業員が大変」でしたら本末転倒になってしまいますが、みんなが「使いやすい」と感じてくれる。

深坂さま：そうですね。顧問契約と同時に「オフィスステーション Pro」導入の相談を受けたことがありますが、既存システムからの移行やデータの引き継ぎもスムーズでした。ご担当者さまもあまり不安を感じずに進められたとのことでした。

「オフィスステーション Pro」を活用した、「更なる価値貢献」に向けて

塩野さま：お客さまからのご評価が、別のサービスを提案する「きっかけ」に繋がるんですよね。
試しに使っていただいた際に、「あれ？ 結構使いやすい」となって、「この業務にも使えないか」という形で新たな課題意識に繋がることが多いです。

原口さま：「オフィスステーション Pro」をお薦めすることは、「私たちがどのようにお客さまへ価値貢献できるのか」をアピールする絶好の機会にもなっていますね。

そのように活用いただけてとてもうれしいです！ ちなみに、「オフィスステーション Pro」にはお客さまにアカウントを発行し、お客さま自身にデータ入力をお願いする機能があります。このあたりは皆さんどの程度ご利用されておりますか？

原口さま：一旦アカウントを発行すれば、オフィスステーションのサポートセンターから直接お客さまに対し、詳細な設定や操作方法にいたるまでをしっかりとフォローをしていただけますので、とても助かっております。あとは、たとえば特殊な事例でお客さまが申請した手続きが返戻になってしまった場合などに、あらためて私の方で手直し等をしたうえで再申請して解決する、といった対応をしています。
「データ入力やオーソドックスな手続きはお客さまの方でご対応いただいて、難しい事例が出てきたときに、そのお手伝いを社労士事務所事務所がおこなう」という体制を築けば、業務効率の向上にも繋がりますね。

塩野さま：お客さまへのアカウント発行はメリットしかないイメージですね。
アカウントを発行していないとお客さまと社労士事務所で完全な分担作業になってしまうのですが、お客さまにアカウントを提供すると、同じ目線で情報を見ることができるようになります。すると、コミュニケーションも密になるんですよね。

深坂さま：本当にメリットしかないですよね。アカウントを発行せずにいる社労士事務所の方がいたら「もったいないですよ」と教えてあげたいです（笑）。

萬屋さま：お客さまも社労士事務所も、関わる人たち全員が利便性を感じてハッピーになれるのはいいですね。それが信頼関係の強化につながり、ひいては新しいビジネスに繋がっていっていると思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました！