e-Govの使いにくさに悩み「オフィスステーション Pro」を契約へ
2016年から「オフィスステーション Pro」をご契約いただいていますが、導入のキッカケを教えてください。
山崎さま:名古屋でエフアンドエムさんのセミナーに参加し、そこでデモ環境を見せていただき、興味を持ったのが始まりです。当時は顧問先さまが増えたタイミングで他社クラウドソフトを契約し、申請にはe-Govを使用していました。しかし他社ソフトは使い勝手が悪く、またe-Govもデータ保存ができなかったり、途中で止まってしまったりするなど、「手書きでやるより多少まし」な状態が悩みでした。
そこから「オフィスステーション Pro」をご契約いただきましたが、契約に至るまでに決め手となった機能や、他社との比較検討はされましたか?
山崎さま:求める機能の1つは、クラウドシステムであるという点です。2016年の段階では、当時クラウドシステムが「オフィスステーション Pro」以外になかったと記憶しています。そのため、他社比較もおこないませんでした。それ以外に求める機能としては、電子申請をe-Govから替えたいと思っていました。
当時は電子申請をしていた先生自体が少なかったのですが、私自身は強引にe-Govを使用して電子申請をおこなっていました。しかし今ほど使い勝手は良くなかったですし、Excelファイルが何回も返ってくることもありました。手書きの方が楽なのでは……と思うレベルでしたが、顧問先さまの数が増えると申請作業は業務時間にダイレクトに響きますから、どうしても電子申請は叶えたいというニーズはありました。
こうした希望に「オフィスステーション Pro」の機能はマッチしていたと言えます。
申請作業は年間200時間の削減を達成!
「オフィスステーション Pro」導入後、業務はどのように変化しましたか?
山崎さま:今思えば、開業すぐからシステム導入をすれば作業時間の短縮ができ、その分の時間を営業活動に使えたなと思うくらい、業務効率化が叶っています。試算としては、申請1件あたりにかかる時間は、e-Govであれば15分~30分ほどかかります。これが「オフィスステーション Pro」ですと、1件あたり5分ほどでおこなえます。当社の年間手続き数は約1,200件ほどなので、単純計算すると年間200時間ほどの業務効率化ができた計算です。体感的にも、「オフィスステーション Pro」導入後は、スタッフの手が空くことが増えましたね。
嬉しいお言葉をありがとうございます。では余裕ができたというスタッフの皆さんの反響はいかがですか?
山崎さま:1番は、「画面や操作性がとても使いやすく、知識がないスタッフでも簡単に覚えることができ良い」という声が上がっています。また当社は7名で手続き業務にあたっていますが、お客さまや役所から問い合わせが来たとき、誰でもデータを参照できる点が便利だと聞いています。
業務効率化によって、スタッフの方の手が空く時間ができたとお話いただきました。事務所として、できた時間はどのように活用されていますか?
山崎さま:現在は空いた時間を使い、定例の前後に社員研修の時間を設けることができています。また、時間に余裕ができたことで、スタッフには「1日10分でもいいから人事・労務についての勉強を進めて欲しい」と伝えることができています。ほかにも、直接的な良い影響と言えるかは分かりませんが、スタッフ同士のコミュニケーション時間も増え、事務所の雰囲気にもプラスになっているように感じます。
導入後は、顧問先さまの傾向や関係性において、何か良い変化はありましたか?
山崎さま:顧問先さまの傾向については、嬉しい話ですが、「オフィスステーション Pro」を導入したことで、大規模な顧問先さまの獲得ができるようになりました。たとえば昨年は、約500名の医療法人との契約に至っています。
規模の大きなお客さまはどうしても手続きが膨大になり、受注できてもキャパオーバーになる可能性があります。「オフィスステーション Pro」で作業すればその点が効率的に対応できます。
関係性については、「オフィスステーション Pro」を使用することで対応速度がさらに高まり、「反応が早いね」といったお言葉はよくいただきます。当社としても、もともとクイックレスポンスは心がけていましたが、素早く申請ができるので、漏れや進捗の問い合わせといった対応は格段に減りました。
お客さまのニーズ調査を今後は強化! より良いサービス提供を目指す
「オフィスステーション Pro」が業務効率化の達成に大きく貢献しているとのことですが、今後どう活用されたいかなど、構想がありましたら教えてください。
山崎さま:私が今後力を入れたいと思っていることの1つが、お客さまのニーズをもっと把握するということです。同時に、「オフィスステーション Pro」は年々進化していますが、我々がその機能をすべて把握できていません。お客さまのニーズ把握とあわせ、そのニーズに対して「オフィスステーション Pro」の機能を使って価値提供をおこなっていくことが理想だと思っています。
たとえば、地方のお客さまの多くは、そこまでDXが進んでおらず、約7割の方が電話やFAXを使用しています。こうした状況を踏まえ、そのなかでどうやって業務をより良くしていただくかを考え、最適な提案をしていけたらと思います。
本日は貴重なお話をありがとうございました!