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導入事例

【安全なシステムで、生産性を最大化】長年使い続けたシステムの移行を決断した理由とは?


社会保険労務士法人コーチジャパン
代表 社会保険労務士 山崎隆延先生
社会保険労務士 中島聡志先生

導入前の課題
  • 時代の変化を踏まえてクラウドシステムを導入したかった
  • 自社の生産性をより上げたかった
  • モットーとする「人財」思考に共感する企業と仕事がしたい
導入の決め手
  • 安心安全のクラウドシステムを運用していたこと
  • 機能面をコツコツと拡充・改善していたこと
  • 営業担当の姿勢に共感を覚えた
導入効果
  • 現在システムの完全移行へ向け進行中
  • 入退社や労災、傷病手当手続きについて効率化をすでに実感
  • コツコツとシステム改善する姿に信頼感を抱いている
活用方法

クラウドシステムを導入し、現在顧問先へシステム移行の提案中。これを機に顧問先との対話機会も増やし、さらなる支援につなげていきたい。

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INTERVIEW

30年契約したシステムから「オフィスステーション Pro」への移行を決断

現在、システムを「オフィスステーション Pro」に完全移行中とのことですが、導入や移行のキッカケについて教えてください。

山崎さま現在使用しているシステムは、クラウド対応をおこなわないのが理由の1つです。やると言いながら実行されず、時代の変化を見据えると、今はクラウドに大きく変わる中なので、「オフィスステーション Pro」をメインシステムにしたいと思いました。
中島さま以前から、「オフィスステーション Pro」」をミニマム契約で導入しておりました。ただ、メインはあくまでも別システムでしたので、併用となると、機能を活用しきれない部分はありました。
山崎さま旧システムは創業期から使用しており、30年ほどの付き合いになります。システムを共同開発した経緯もあり使いやすさも感じています。しかし時代が変わる中で、最適なシステムを選択していく必要があると感じ、現在は完全移行を目指しています。

クラウドシステムの導入が1番の理由とのことですが、数あるクラウドシステムのうち、「オフィスステーション Pro」を決められた理由を教えてください。

山崎さま実は、「オフィスステーション Pro」とは別に、もう1社クラウドシステムを導入しています。両者を使用している中で、オフィスステーションの営業担当者にお声がけした際、機能面はさらに充実させるようコツコツ頑張っていると聞き、実際肌で感じることもあったので、1本化することにしました。

具体的にはどういった機能に「コツコツ頑張る」といった印象を受けたのでしょうか?

山崎さますごく細かいところですが、例えば「髙(はしごだか)」が対応したことですね。年金をもらう際、戸籍と異なる漢字を使用していると、スムーズに受け取ることができない場合があります。戸籍が「髙橋」でありながら、書類に「高橋」と記載されている方にとっては、このような対応は大変嬉しい対応かと思います。

手続き業務は、使用後すぐに効率化を実感

現在システム移行の最中かと思いますが、業務の棲み分けや移行はどのようにされているのでしょうか?

山崎さま旧システムで給与計算をおこない、紙の明細を出すところをWeb明細に変え、その流れで給与計算システムも、「オフィスステーション Pro」へと切り替えているところです。弊社は顧問先数が多いため、全社一括でシステム移行は無理ですが、現在1社ずつに提案し、切り替えをおこなっています。クラウドシステムに苦手意識を持たれていない会社であれば、すぐに話が進みます。
こうした対応をしていると感じるのですが、今後は社労士を選ぶ際、「この人だから頼みたい」といった理由だけでなく、「自社のシステムを使っている社労士に頼みたい」といったニーズがさらに高まるように感じます。時代が変わってきていますから、その点を踏まえて活動していきたいですね。

まだ「オフィスステーション Pro」は導入中かとは思いますが、使用してみて便利だなと感じる機能があれば、教えてください。

中島さま入退社関係や、労災、傷病手当の申請手続きの手間は、だいぶ減るように感じています。旧システムの際は、紙を会社の事務の方にもらい、システムへ取り込みをしています。「オフィスステーション Pro」であれば、会社側から従業員の方にメールで入力を促してもらい、その結果を確認し、こちらで申請をおこなえます。作業人数が少ない中でおこなうには、とても良いと感じています。

来年以降は新事務所の設立へ! 拡大を続けながら企業の困りごとに寄り添う

御社は22人で約700社を受けており、かなり生産性の高い業務をされている印象です。弊社システム以外に、生産性向上のためにされていることはあるのでしょうか?

山崎さま正直なところギリギリですよ。ただ手続き業務は、極力手数を少なくする意識はしています。最近であれば、RPAを導入し、一部作業を自動化しています。ほかには、中小企業はいろんなシステムを使用していますから、連携はしっかりおこなうようにし、作業の手間が発生しないようにしています。

今後の御社の展望について、可能な範囲で教えてください。

山崎さま弊社は現在22名の社員がおりますが、事務所のスペースがそろそろ限界に来ております。そのため、来年以降は新しい事務所の建設を進めていきます。ただ新事務所は、一般的な造りの事務所にするつもりはありません。イメージとしては駅前のコンビニのような感じで、経営者が困りごとを、フラッと相談に来られるような、オープンスペースを持った事務所にするつもりです。

弊社は常に「ヒト」を「人財」と考え、社労士業務にとどまらず、人事労務領域で支援してきています。例えば「人的資産報告書」の提供や人財に対するいままでにない退職金制度の導入提案です。今後もこうした本質に根ざしつつも多角的な支援をおこない、企業や経営者の方と共に自社も拡大していけたらと思っています。

本日は貴重なお話をありがとうございました!