顧問先のバックオフィス効率化を実現したい！そのためにシステム導入へ
「オフィスステーション Pro」を知ったきっかけや、選定に至った理由を教えてください。
坂本さま：システムの選定は、先に開業した仲間から情報収集を行い進めていました。その中でも「オフィスステーション Pro」は市場でのシェアを拡大しており、多くの企業で導入実績があることから、高く評価されているシステムと認識しました。
当時、システム選定前は「e-Gov」を使用していましたが、顧問先企業へバックオフィスの効率化を推進することを考えると、システム導入と事業所全体の巻き込みが必要だと判断し、早い段階で「オフィスステーション Pro」の導入を決定しました。
また、お客様が既に導入しているシステムとの連携も考慮する必要がありました。
効率化の観点では、弊所が推奨するシステムへの切り替えが最適ですが、既存システムからの全面移行にはお客様側の抵抗もあります。
その点、「オフィスステーション Pro」は幅広いシステムとAPI連携が可能であるため、システム選定の大きなポイントとなったのを覚えています。
「オフィスステーション Pro」を選定する決め手は何でしたか？
坂本さま：決め手は大きく2つあります。
1つは、システムの信頼性です。お客様の大切な情報を管理する以上、システムの安定性と信頼性は重要な要素です。銀行の本部在籍時にシステム導入時の細かなチェックを経験していたため、安全に利用できるかどうか精査しましたね。その中で、「オフィスステーション Pro」は国内大手企業の導入実績が豊富であり、信頼できるシステムであると判断しました。
2つ目は、画面のわかりやすさです。お客様と一緒にDXを進めるうえで、操作性の高さは重要な要素です。「オフィスステーション Pro」は、他社システムと比較しても画面の見やすさや操作性が優れており、使いやすいと感じてもらえると判断しました。
御社はDX支援を強みのひとつにされていますが、最初から積極的に取り組む方針だったのでしょうか？
坂本さま：そうですね。開業時に事業計画を作成した際、事務所のSWOT分析を行いました。私は茨城県で未経験開業する社労士でしたが、近隣には多くの経験豊富な社労士がいます。他の先生方と差別化することを考える中で、DXを強みとすることがマーケティング戦略の一環として活用できるなと考えました。
DXを推進する中で、現在はアカウント発行機能を活用し、お客様と一緒にシステムを使用されていると思います。この使い方は、最初から想定されていたのでしょうか？
坂本さま：最初から明確に想定していたわけではありません。「オフィスステーション Pro」の案内を受ける中で、その必要性を感じました。
事務所の生産性向上には、新しいやり方を取り入れることが不可欠です。それは品質向上にもつながることですが、前提として”仕組みを作ること”も重要だと考えています。その仕組の中には、お客様も参加いただくことで、事務所の業務効率化だけでなく、お客様にもプラスになる形が取れるなと考え今に至ります。
未経験者でも業務対応は問題なし！サポートの素早さも実感
導入後の使い心地や業務効率はいかがですか？
坂本さま：非常に満足しています。紙での申請などの従来型の業務プロセスを経験することなく、DXを実現できていると感じています。
寺島は社労士業務が未経験からのスタートですが、彼女でも受付から申請書作成、公文書交付までスムーズに対応できており、「オフィスステーション Pro」だからこそスムーズに業務に対応できていると考えています。
寺島さま：私は、労務知識がない状態から「オフィスステーション Pro」を使用していますが、非常に使いやすいなと日々感じています。
「オフィスステーション Pro」には、システム上に細かいサポート説明が入っていたり、申請業務を進めていると、その項目選択がどういう意味か「？」マークで補足説明があります。これら機能を私はよく参照しています。初心者には嬉しいポイントですね！
他に便利だと感じる機能があれば教えてください。
坂本さま：アカウント発行機能が非常に便利です。活用することで、入社時の登録はほぼ100%お客様に行っていただけています。
パソコン操作が苦手な方には、チャットツールなどを活用して情報を送ってもらうケースもありますが、弊所では入社手続き専用のオリジナルマニュアルを作成し、乱数表とともにファイリングして提供しています。これにより、オフィスステーション操作時には、いつでもマニュアルを参照しながら作業ができる状態を作りました。
また、公文書の公開機能も便利です。ボタンひとつで事業所に公開できるだけでなく、離職票を従業員へ直接公開できる機能も活用しています。
寺島さま：私はまだまだ業務中は戸惑うことも多いですが、御社のチャットボットやマニュアル画面を使うなど、多彩なサポート体制が便利だと感じています。各種サポート機能がすぐに利用できることにより、つまずき具合が少なくなっているなと実感しています。
将来的には「オフィスステーション Pro」給与計算を全顧問先に提案したい
現在給与計算オプションはどのように活用されていますか？
坂本さま：弊社はもともと、別の給与計算システムを導入していたこともあり、現在はお客様の要望に応じて、提案する給与計算システムを使い分けています。
具体的には、ある程度の内製化を希望する際は他社給与計算システムを提案し、従業員数が多い企業では「オフィスステーション Pro」を提案する形を取っております。
「オフィスステーション 給与計算」は細かい設定が可能で、やりたいことを柔軟に実現できる点が強みです。また従業員数の多い事業所では、「オフィスステーション Pro」と情報を一元管理できる給与計算オプションが、特に役に立つ印象もあります。
こうした利点を今感じている段階なので、将来的には、私の事務所に給与計算をいただいているすべての方に、「オフィスステーション Pro」の給与計算を提案していきたいと思いますね。
1人または少人数の事務所では、給与計算業務が負担になりやすいと聞きますが、御社ではどのように対応されていますか？
坂本さま：私も開業当初は同じ課題を抱えており、給与計算業務には消極的でした。しかし、多くのお客様が給与計算のアウトソーシングを希望されることが分かり、事務所として全力で対応する方針に決めました。今は給与データを一元管理することで手続きに必要な情報も揃いますし、こちら側ですべての業務ができます。こうした利点から、事務所の業務効率化にもつながるなと感じています。
今後については、給与計算はニーズの高さが事務所の基盤にもなっておりますが、毎月決まった納期のある業務には、慎重に取り組みたい気持ちもあります。
ここで重要になってくるのが、仕組み化だと思っております。お客様との情報に齟齬がないように仕組み化と標準化を行い、極力手作業を排除するのが次の段階かなと思っています。
開業時から「オフィスステーション Pro」を入れることで効率的な業務基盤が整う
「オフィスステーション Pro」を開業間もない事務所におすすめするなら、どの点を挙げますか？
坂本さま：「オフィスステーション Pro」は負担感の少ないシステムであり、社労士業務が未経験の方でも使いやすい点が大きな魅力だと思います。複数のシステムを試してきましたが、サポート体制の手厚さも特に優れています。操作に迷った際のサポートデスクの対応だけでなく、定期的に活用状況をヒアリングしてもらえる点も、安心感につながっているのではないでしょうか。
導入コストについても、他のシステムに比べて手頃なため、導入のハードルは低く感じました。顧問料の中でコストを回収できる仕組みを作れば、費用への抵抗感も軽減されると思います。
私自身、心から「オフィスステーション Pro」を導入して良かったと感じているため、積極的に回りの社労士にも勧めています。
「オフィスステーション Pro」を早い段階で導入したことで、業務の効率化がスタート時から実現できました。
開業時にシステムを導入することで、業務の発展やシステム構築の方向性が明確になります。これからシステムを導入しようと考えている方には、業務フローの構築や効率化の視点で、積極的に活用されると良いのではないでしょうか。
本日は貴重なお話をありがとうございました！
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