止まるシステムに感じた限界

樋口さま：旧労務システムは、たびたび稼働が停止するトラブルが起きていました。稼働率の低さに悩んでいたところで「オフィスステーション Pro」と出会い、実際に触ってみて「これは良いかもしれない」と感じ、切り替えることにいたしました。

三谷さま：当時は、勤怠管理がログインできないというクレームを顧問先企業から受け、弊社としてもこのシステムは限界だな……と思っていたタイミングで大規模なセキュリティトラブルが発生しました。

弊社は、タイミングよくこのトラブルの数カ月前に「オフィスステーション Pro」を導入していたため、大きな被害は免れました。当時は年度更新の時期だったのですが、知り合いの事務所では手書きで対応せざるを得なかったという話も耳にしました。弊社では「オフィスステーション Pro」を導入していたことで、手書き対応せずに済みました。今振り返っても、本当に奇跡的なタイミングでしたね。

「オフィスステーション Pro」を選ばれた決め手を教えてください。

三谷さま：担当してくださった営業さんの存在が大きかったです。わざわざ福岡まで足を運んでくれたり、丁寧に説明してくれたりと、非常に信頼できる印象でした。あとシステム面でも、「オフィスステーション Pro」はAWSを使用しているため、稼働が安定しています。ランサムウェアでのリスクも低いため、この点も信頼でき、決め手になりました。

樋口さま：あとこれは導入前後の話ですが、「オフィスステーション Pro」はサポートの電話がすぐつながるのも良かったです。旧システムではなかなか繋がらず、メール返信も遅いので、ここも大きな違いでした。

トラブルにより想定外のスピードで進むシステム移行

導入後は、業務へスムーズに取り入れることはできましたか？

三谷さま：正直に言えば、スムーズとは言えませんでした。主に旧システムからのデータ移行が大変で……本当にあのときは苦労の連続でしたね。

樋口さま：社内のメンバーが前向きに取り組んでくれたので、なんとか形になったという感じです。

三谷さま：本来の理想は、入退社手続きや年末調整など、段階的にシステム導入を進めたかったんです。しかし、旧システムが想定以上に使えなくなった影響で、予定よりも急な対応を迫られる状況になりました。計画通りにはいきませんでしたが、その中でも「オフィスステーション Pro」を活用して乗り切れたので、非常に助かっています。

導入時はスムーズではなかったとのことですが、当時の弊社からのサポート体制についてどのように感じられましたか？

三谷さま：こちらが出したCSVデータをコンバートしてもらえたのは非常に助かりました。もしそれがなかったら、移行は厳しかったと思います。

樋口さま：最初は使い方がわからず、同じ質問を何度かサポート担当の方にしてしまったかもしれませんが、それでも丁寧に対応してもらえた点がありがたかったですね。

いずれ改修してくれるだろう！ 期待感が活用意欲にも繋がる

「オフィスステーション Pro」を利用される中で、便利さを感じる機能はありますか？

三谷さま：新機能のセミナー動画がアーカイブで見られるのが助かっています。マニュアルだけでは分かりにくい部分もあるので、映像で確認できるのは大きいです。また、給与計算機能はとても使いやすくなっていて、最近は項目の結合などの機能改修もあり、さらに便利になっていると感じます。

「オフィスステーション Pro」は、今機能が備わっていなくても、要望を出せば「いずれ改修してくれるだろう」という期待感が持てるので、その点も嬉しく思っています。

樋口さま：ほかの給与計算システムも試していますが、カスタマイズ性が低いものが多いのが難点です。その点、「オフィスステーション Pro」は細かな調整が可能なので、社労士業務に合っているように思います。

あとはアカウント発行機能も、便利さや可能性を非常に感じています。3号業務の提案にもつながっていくので、今後さらに活用していきたいと思い、少し前にスタンダードプランからプレミアムプランに契約を変更しています。

三谷さま：数値的な試算は出していませんが、紙ベースでやり取りしていたころと比べると、社内の労務管理業務は、7割ほど削減できている実感があります。

樋口さま：職員の入退社手続きなども、メールでやり取りしていたものが電子化され、効率化が確実に進んでいるのを実感しています。

アカウント発行を活用し、さらなる飛躍へ

三谷さま：3号業務の強化を見据えて、全顧問先へのアカウント発行（顧問先へのシステム提供）を目指しています。勤怠管理を電子化して、こちらで給与計算をおこなう流れを提案していく予定です。

樋口さま：アカウント発行は提案のハードルがあるので、分かりやすいフローを用意して敷居を下げています。

三谷さま：まずは自分達が1番システムに詳しくなって、説得力を持って話せるようにしています。知識量が提案の成否を分けると感じていますので、まずは自分達の知識強化を早急に進めていきます。すでに勤怠や給与計算の導入支援はメニュー化していますが、マイナンバープラスの活用など、今後の具体的なプランはこれから練っていく段階です。