まずは「社会保険労務士法人 桑原事務所」について、教えてください。

桑原さま：創業は1972年で、私の祖父が事務所を設立しました。祖父は企業の人事・労務担当だったのですが、ちょうど定年退職する前に社会保険労務士制度ができたそうです。その後、1976年に父が事務所を継承し、2009年に私が3代目として事務所を引きつぎ、法人化しました。現在、事務所の従業員はアルバイトや役員を含めて27名です。

経営理念としては、「組織と人とのかかわり合いの中で自ら成長すること」、そして、「他を育てる中で『人と組織のあるべき姿』を追求すること」を掲げています。

これまでの経営戦略や、これからの社労士事務所に求められるものについて、教えてください。

桑原さま：これまでは、それぞれの従業員がお客様のニーズに一つ一つ対応していくことで紹介が増え、顧問先も増えていきました。各従業員の努力が実を結んだかたちですが、言い方を変えると「個人プレーの集まり」でもありました。ただ、これからはそのようなやり方が難しくなると考えています。

先進的な事務所を見ていると、システムを活用して組織化をおこなっています。今後はうちの事務所もクラウドサービスを活用することで、そのような形に変えていきたい、と考えています。

では、売り上げアップや事業拡大のために必要なデジタル化、DXについての考えを聞かせてください。

桑原さま：私たちにとって「県で一番の総合事務所」を目指すことは重要ですが、一方で県外に顧客を作る必要性も感じています。県内だと企業の数が限られているため、価格競争をせず、収益性が高い特定の規模や業種の企業を狙うためには、より広い範囲に目を向けなければなりません。デジタル化やDXはこのために進めていきたいです。

現在は昔ながらの訪問型の事務所ですが、県外の顧客に対応するためには、訪問なしでサービス提供することを目指しています。このような背景からクラウドサービスを「顧客とつながるためのツール」として活用したいという考えです。

クラウド活用・システム活用の話が出ましたが、これまではどのようなシステムを使ってきましたか？

桑原さま：先代、先々代で、使っているシステムを変えていて、オフィスステーションで3代目です。約20年前、先代の時代に現在使っている社労士事務所向けのソフトが登場し、時代の先をいく画期的なシステムだということで切り替えをおこないました。このソフトが登場したときに、利便性はもちろんですが、すごく将来性を感じたのを覚えています。

では20年ぶりに新たなシステムに移行しようと考えたきっかけは何だったのでしょうか？

桑原さま：まず、既存システムの不具合が多くなってきたことが大きなきっかけの一つです。顧客に提供するシステムに不具合がおこったときに、顧客からベンダーにクレームがいくのではなく、私たちにクレームがくるのですが、我々ではどうしようもないことなので従業員が疲弊してしまって……。

また、既存システムを導入した20年前に感じた「時代の先をいっている！」という将来性を、近年はあまり感じなくなった、という経緯もあります。

これまでの社労士業務は「企業側でやること」と「社労士事務所側でやること」が明確に分かれていましたが、今後はDXによって社労士事務所が「企業側でやること」により深く関わっていくと思います。このやり方は社労士と企業の双方にとって経費削減・業務効率化の面でメリットが多いものですが、実現のためには相応のシステムが必要になります。このように社会が変化するなかで、システムへ求めるものの考え方も変化したことが、システム移行を決断した理由です。

切り替えを検討したときに「オフィスステーション Pro」を選んだ決め手は何でしょうか？

桑原さま：「将来性」と「信頼性」です。

先ほどと重複しますが、「今後は社労士事務所が企業側により深くかかわるかたちになるのではないか」と考えていて、オフィスステーションであればこれが実現できるという点で将来性を感じました。また、オフィスステーション Pro」は労働保険事務組合の帳票に対応している点も、ほかにあまり類を見ず「今後に期待できる」と感じた点です。

そして、「社労士事務所が企業側により深くかかわるやり方」は、クラウドサービスを始めとするシステムやツールの信頼性が非常に重要になります。不具合が続くシステムでは安心してサービス提供ができませんから。

これら2つの理由が決め手でしたね。

佐藤さま：僕は事務所のシステム関係を担当しているのですが、既存システムを使っていたときに、「ベンダーに声が届きにくくなっているな」と感じました。システムに問題があると、私の方でサポートなどに連絡して問題解消に努めますが、そこがつながりにくいというか……。「オフィスステーション Pro」はそういう意味でも安心して使えます。

三浦さま：私は社会保険労務士の業務と、勤怠システムを担当しています。私の場合は、既存システムだと他社ソフトとの連携が「CSVでデータ出力して紐づける」という方法なので、「顧問先に手間だと思われるのでは？」と感じていたんです。でも「オフィスステーション Pro」はAPI連携で顧問先に対する負担も少ないので、「これならラクだ。進んでいるんだな」と感じましたね。

「他者ソフトとの連携のしやすさ」はオフィスステーションが力を入れている部分ですので、うれしいです。現在は「オフィスステーション Pro」と他社ソフトを併用しているかたちでしょうか。

桑原さま：そうですね。一部の顧問先に対して「オフィスステーション Pro」を使ってもらっています。入退社が多い企業や、離職票の作成などが手作業で「大変だ」と声があった企業、また従業員数が数千人規模のスーパーで年末調整をおこなう際などにも「オフィスステーション Pro」の案内をしました。山口県にはまだExcelファイルで業務管理されている企業も多いので、私たちがシステムを案内することで人事・労務業務の改善ができれば、と考えています。

先ほど「さまざまな提案ができる総合事務所」を目指している、とありましたが、まさにその道具の一つとして「オフィスステーション Pro」を活用されているんですね。それでは、今後、オフィスステーションに望むことを教えてください。

桑原さま：私は将来性です。新しいことに取り組んでもらえると、うれしいです。

佐藤さま：僕はこれまでプログラムを作ってきた側の人間なので、新しい機能が次々にリリースされることも大事なんですが、やはりシステム障害があったときの対応を重視します。

三浦さま：私もサポートが大事だと思います。起こってしまったものは仕方がないと思うのですが、その後のサポートや、「一緒に解決策を考える」という部分には期待しています。あとは、これまでのシステムは複数人で触ったときに止まってしまうことがあったので、そのようなことがないように、でしょうか。

サポート体制の強化は、オフィスステーションが力を入れている部分ですので、ご期待いただいて大丈夫です！ 本日は貴重なお話をありがとうございました！