完全移行のキッカケは、他社ソフトのセキュリティトラブルだった
2023年に他社ソフトからの完全移行をいただきました。改めて「オフィスステーション Pro」をご選定いただいたキッカケについて、教えてください。
原さま：前提として、去年まで使っていたソフトを選定する際も、「オフィスステーション Pro」とどちらにするかといった議論は起きていました。ただ当時は、オンプレ的な動きをする方が良いといった意見が多く、他社ソフトを契約するに至りました。
でも個人的には、「オフィスステーション Pro」の方が今後は伸びると感じていたので、並行して「オフィスステーション Pro」も１番小さいプランを契約し、業務で使用していました。
そこから昨年、他社ソフトにランサムウェアの問題が発生し、社労士業界でも大きな話題となりました。ちょうどその前年に、エフアンドエムさんから新プランの提案も受けていたので、もともとあった不満と、企業としての姿勢や安心感といったものを考え直し、「オフィスステーション Pro」に完全移行しようといった決断をしました。
急に完全移行を決めたわけではなく、もともと「オフィスステーション Pro」には注目していましたし、下準備が整っていたからできたという点が大きいです。
「オフィスステーション Pro」への完全移行をご実行いただきましたが、決断後の物理的な移行作業は、どのようなスケジュール感で何をおこないましたか？
原さま：物理的な移行作業としては、専任のシステムエンジニアが私以外にもう１名いるので、2人で他社ソフトから抜き出したデータを、「オフィスステーション Pro」に取り込めるようひたすら変換作業をおこないました。
大きな問題としては、外国人の取り込みが難しいことと、1社だけ社員数が8000名の企業があり、退職者の扱いをどうするかといった問題も出て、エフアンドエムさんに相談してデータは作ってもらいました。
約270社は自社で取り出したデータを変換して取り込みましたが、4カ月くらい時間を要しました。抜き出したデータで何をどう変換するか、あるいはここは諦める、といったルール決めをすれば、あとは流れ作業です。そこまで難易度の高い問題ではないかと感じます。
コールセンターは繋がりやすく迅速対応！ サポートの手厚さに安心感を覚える
オフィスステーション Pro のサポート体制について、「これが助かった」などご感想があればお教えください。
原さま：データをコンバートする際は、非常に親身になってくださったので助かりました。あと、エフアンドエムさんのコールセンターはとても優秀だと思っています。電話も繋がりやすいし、対応もとても早いですよね。以前使っていたシステムの中には、着信拒否されているのかと感じるくらい繋がらない企業もありました。以前のシステムは安価で使いやすかったのですが、対応面で安心感が持てませんでした。「オフィスステーション Pro」は使いやすいというのはもちろん、本当にコールセンターの対応がいいし、ユーザーサイトのマニュアルも見やすいなと感じています。あと、営業担当の方が親身に相談に乗ってくれるのも、助かっています。
ありがとうございます。実際移行作業中に起きた問題があれば教えてください。
原さま：移行作業ではよくある話だと思いますが、取り込み外データがあることです。対応する枠自体がありませんので、データの扱いをどうするかは悩みました。結論としては、抜き出したデータを塩漬けし、必要ならCSVデータから掘り出そうということになっています。最初はないとダメなのではという話になりましたが、実際は「オフィスステーション Pro」だけで業務が回っている会社があるわけですし、何かあればいつでも復旧できるので、なくても良いのではないかという結論に至っています。
社内評価は上々！ 現在は活用度合いを高めるフェーズへ
現在他社ソフトはご解約され、「オフィスステーション Pro」に完全移行されていますが、移行は問題なくおこなわれたということでしょうか？ また社内での反響はいかがでしたか？
原さま：移行自体は問題なく完了しております。出せない帳票があるという課題はありつつも、切り替えたことによる工夫でどう運用していくかといった段階です。
社内での反響は、仕方のない部分でもありますが、システムに対する思想の違いは不満の声として一定数出ています。例えば、今までは１画面のオンプレ感のあるソフトでしたが、「オフィスステーション Pro」は縦に長い画面です。画面上であっちこっちと飛ばないといけないといった声はありますね。
ただ、「オフィスステーション Pro」は使いこなしてお客様にアカウント発行をおこない、データを集めると使いやすいという側面もあると思っています。またSaaSの良さとして、数年単位で見たらできることも増えますし、他社システムに比べたら修正対応もできます。現状で満足しきれない点はあるものの、将来性を思うと今後さらに良くなるだろうと前向きに捉えています。
移行後に、顧問先との関係において良い変化はありましたか？
原さま：クラウドパッケージの新プランを提案することが増えました。伝え方としては、これまでのメニューに加えて「社内DXに取り組みましょう！」と、最初から提案しています。
提案時は、「オフィスステーション Pro」の資料をそのまま持っていき、HPを見せながら説明をしています。エフアンドエム社のHPはとても良くできているので、「あとはサイトで確認してください」とそちら頼みにできたりもします。
あと、ワークフロー機能等はお客様自身でアカウントを作らないと作業できないので、弊社では対応しきれません。そういったときは、「エフアンドエムに問い合わせてください」で任せられるので、助かっています。
ありがとうございます。最後に、今後「オフィスステーション Pro」をどのように活用されたいと思っているか、お考えがあれば教えてください。
原さま：現状は機能の30％ほどしか使えていない感覚なので、徹底活用をしていきたいです。活用度合いを高めて自社でできることを増やすと同時に、「オフィスステーション Pro」にどう仕事をあわせていくか、といった視点も持てたらと思っています。
本日は貴重なお話をありがとうございました！