コンサルティングを主とする社労士法人の「手続き業務」のかたち

みらいコンサルティングは、IPO労務のコンプライアンス調査や労務コンサルティング、人事制度コンサルティングなどを強みとしていますが、社会保険手続き対応についても、これらに関連した顧問先が多いのでしょうか？

福田さま：はい。おかげさまで、人事や労務のコンサルティング支援と合わせて、IPOを目指されている企業さまや、上場企業さまからも社会保険手続き支援のお声がけをいただき、数十名から数百名規模のお客さまを中心に、社会保険手続き支援をおこなっています。また、弊社のお客さまの中には、コンプライアンスへの意識や、ガバナンスへの対応をしっかりとおこなっていきたいと考えられている企業さまが多くいらっしゃいます。

では現在の従業員数を教えてください。

福田さま： 弊法人は、コンサルティング業務と手続き・給与計算業務で担当者を分けていますので、社労士法人全体でみると従業員は約50名ですが、手続き・給与計算業務に関しましては、約20名の体制となります。手続きについては、BCPの観点から東京と名古屋で拠点を分けている点も特徴で、このため「システムがクラウドであること」が必要でした。

導入の背景にある「現場」と「経営」の視点とは

そのような事情もあり、2021年に「オフィスステーション Pro」を導入いただいたかと思うのですが、導入時の状況を教えてください。

福田さま： 当時、「『オフィスステーション Pro』の導入が進んでいる」という話をいろいろなところで聞いており、「ほかのシステムと何が違うのだろう」と気になっていました。そんなときに「オフィスステーション Pro」の営業の方から話を聞き、「未来」に向かったクラウドシステムだなという印象を受けました。

世の中が大きく変わっていくなかで、お客さまのニーズやお悩みにしっかりと応えていくためには、新しい経験やモノ・コトを取り入れていくなどの柔軟性をもち、最新の情報に対しては常にアンテナを張り、新しいツールの導入・検討もしつつ、これらをお客さまへの価値提供につなげていかなければいけない。私たちはこのような考え方を大事にしていますので、「オフィスステーション Pro」についても使ってみたいと考えました。

実務面・機能面については、どのような印象を持たれましたか？

松元さま： 帳票数が多いという点は魅力的でしたね。手書き作業による手続き数が多いと、その分、作業工数がかさみますから、「『オフィスステーション Pro』の帳票数の多さが、このような課題を解決してくれるのでは」と考えました。

また、それまでは紙で手続きをおこなったり、システムを使いこなしたりするために深い知識が必要でした。新しい担当者の教育コストや、即戦力の難しさといった点にも課題を感じていたので、アンケート形式の画面で、誰でもスムーズに手続きができる「オフィスステーション Pro」をみたときに、教育コストを削減できるのでは、と。

あとは、先ほどと重複しますが、クラウドの必要性という部分で、導入の価値は高いと考えていました。当時は新型コロナウイルス感染症が流行しており、テレワークの必要性があったためです。

導入に向けての「スタッフの理解」と「セキュリティ」について

導入によって現場の課題を解決できるといっても、実際に導入するとなると、システムを変えることに懸念を示すスタッフもおられたかと思います。そのような方にはどのように対応されましたか？

向畑さま： 確かに新しいシステムを導入することへの反対がゼロだったとはいえません。ですが、「オフィスステーション Pro」の画面の使いやすさは圧倒的ですので、「こんな風に変わるので、申請作業がラクになるよ」と説明することで理解を得ました。

また、弊法人では独自にRPAを作成してシステムを使っていたのですが、この管理と運用が大変だという実情がありました。「オフィスステーション Pro」は専用のRPAツールがありますし、十分に使えるということもわかったので、そういった面からも「オフィスステーション Pro」に切り替えようという空気が現場で強くなったというのはあります。

松元さま： 慣れているシステムから変えたくないという声は一部ありましたが、だからといって自分たちの業務改善を後回しにしては、お客さまの業務改善を支援できません。そこは「やる」と決めたらトップダウンで動いていきます。

そのほかに、導入の課題となったことはありますか？

松元さま： みらいコンサルティンググループとしてセキュリティへのルール、意識を高めているため、その社内調整が必要でしたね。

セキュリティでは、どのような部分を見ていきましたか？

松元さま： 最終的には二段階認証があることがポイントとなりました。「オフィスステーション Pro」は管理者・従業員のどちらのログインについても二段階認証の設定が可能であり、セキュリティ的にも問題ないということで導入に至ることができました。

従来システムからの「業務フロー変更」をどのようにおこなったのか？

導入後、最初の1年間はライトプランを利用され、その後2022年に本格運用を開始されています。1年間のライトプラン利用では、どのような点を見ていきましたか？

松元さま： 新しいシステムに変えるとなると、業務フローが大きく変わる可能性がありました。ですので、従前の業務フローをどれくらい維持できるのか、新たに構築すべき代替フローが何か、などを検討する必要がありました。最初の1年はプロジェクトチームを立ち上げて、実際に「オフィスステーション Pro」を使って業務しながら、フローの構築をおこないました。

向畑さま： 当社は給与計算を別のシステムでおこなっていますので、API連携の機能を使いながら、具体的な項目の連携などをおこないましたね。

松元さま： その際に助かったのが、「オフィスステーション Pro」は電話でのカスタマーサポートがあるという点です。電話で「こういうことはできないか？」と問い合わせすると、時間をおかずに返答をもらうことができたので、作業をスムーズに進めることができたと思います。

その結果として、従前の業務フローをすべてカバーできたということでしょうか？

松元さま： 基本的にはカバーできました。また、従前のプロセスをそのまま再現しようとすると余計なコストがかかるという部分については、あえて代替フローを作らず、お客さまに「新しい成果物のかたち」としてご説明することもありました。今回の場合、成果物の見え方は変わりますが、内容自体は変わらないので、最終的には理解を得ることができましたね。

「オフィスステーション Pro」を利用され、どのような効果を感じられていますか？

松元さま： 電子申請の作業工数についていえば、体感で2割程度は削減されている印象です。今後、「オフィスステーション Pro」をさらに活用していけば、削減効果は高まると考えています。

福田さま： 工数削減をおこなうことによって、人員を増やさないで粗利を改善することができますから、2割の工数削減の効果はそういった意味でも大きいと考えています。

松元さま： そのほかに組織面の変化で言うと、当社では企業に対し「主担当」と「副担当」をつけていますが、業務が標準化されることで主担当が不在でも業務がスムーズに進むようになったことも大きな効果として感じています。

協定届のデジタル化で大幅な生産性向上に

社会保険手続きのほかに、協定届オプションも利用されていますが、こちらはどうでしょうか？

向畑さま： 拠点数が多いお客さまは、かなりの業務削減効果を感じています。「オフィスステーション Pro」の他事業所管理を上手く活用すれば、拠点数の多いお客様の協定届作成時の入力工数を大幅に削減できます。ほかにも郵送時のダブルチェック工数などを含めると、一企業あたり数十時間ほどは削減できていると思います。

福田さま： 拠点数が多いお客さまの場合、郵送費が大きく削減されることの影響も大きいですね。協定届でいうと郵送費削減や、工数削減、人件費への影響など、大幅な生産性向上に繋がっているのではないでしょうか。

協定届において、成果物の形が変わることに関して懸念を示される企業はありましたか？

向畑さま： いえ、協定届の場合はむしろ「デジタル化してほしい」という反応でしたね。アナログの場合は従業員代表の情報や同意の取得をExcelファイルでまとめなければなりませんので、お客さま側に手間が発生します。「オフィスステーション Pro」の協定届オプションを使うと、このあたりの手間がなくなるので、企業側としてもメリットが大きく、スムーズに同意いただけました。

では最後の質問となります。2022年のプラン変更により「オフィスステーション Pro」の活用の幅が広がったかと思うのですが、今後どのように活用されていく予定か、教えてください。

松元さま： 人材不足を感じている社労士の方も多いと思いますが、社会的には社労士だけでなく企業のバックオフィスも深刻な人材不足を感じています。このような状況を、デジタルツールを使っていかに解決していけるかが今後の社労士にとっては重要になると考えています。

この方法としては、社労士側でデジタルツールを使って作業を効率化することのほか、「オフィスステーション Pro」の「アカウント発行機能」などを使って企業にデジタルツールを導入してもらうことが考えられます。当社はもともとコンサルティングが強みということがありますから、そこに付加価値を加え、後者の「バックオフィスをデジタルへシフトさせるコンサルティング」という部分でお客さまに貢献したいですね。

向畑さま： 「オフィスステーション Pro」のアカウント発行機能を使うと、企業、社労士のいずれにおいても工数削減ができますから、今後も積極的に提案していきたいと考えています。

福田さま： 現在、アウトソーシングのニーズは非常に多いので、社労士法人として、それらに効率的に対応する方法を考え続ける必要があります。それとともに、松元からあったように企業の業務改善も支援していきたいです。これらはテクノロジーによって大きく影響を受けますから、ChatGPTを始めとする生成系AIやセキュリティまわりの事柄にもアンテナを広げています。そのうえで、外部の方々と連携してこれらの情報共有を図るなどして、業界全体を盛り上げていきたいとも考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！