一度は挫折した電子化。それでも再導入に踏み切った理由

まず、現在の事務所の業務内容や顧問先の特徴について教えてください。

岩田さま：当事務所は、1号業務が3割、2号業務が2割、3号業務が5割ほどで、3号業務が大半を占めています。理念として「企業の総合診療科」を掲げており、企業経営で困ったときに、最初に相談していただける存在を目指しています。

中島さま：顧問先企業のエリアは大阪が中心で、一部兵庫県や奈良県のお客様もいらっしゃいます。業種は建設業が最も多く、次いで運送業です。

「オフィスステーション Pro」は、過去にも一度導入されていたと伺いました。当時はどのような状況だったのでしょうか？

中島さま：6～7年ほど前に一度導入していました。ただ、そのころは実質的に私一人で社労士業務を回していたような状況で、とにかく忙しかったんです。システム導入の初期は、どうしても覚える時間や設定する時間が必要になりますよね。当時はそれが負担に感じてしまって、結局ほとんど使わないままやめてしまいました。システムの性能の問題ではなく、完全にこちら側の事情です。

そこから、なぜ2025年7月に再契約しようと思われたのでしょうか？

中島さま：一番大きかったのは、紙のままでは続けにくい状況になってきたことです。加えて、今回は岩田がいたので、前回とは状況が違いました。前回は私一人で抱え込んでしまいましたが、今回は役割分担ができる見通しがあった。そこはかなり大きかったと思います。

岩田さま：私自身が東京と大阪を行き来しながら勤務していて、月の半分ほどは東京でリモートワークをしています。そうした働き方を続けるうえでも、紙中心の業務フローには限界がありました。社労士事務所として働き方改革を支援する立場でもありますので、自分たち自身もリモートで働ける体制をつくろうという流れがありました。

役所から顧問先への連絡が、紙運用を見直すきっかけに

再導入の背景として、役所からの働きかけもあったとうかがっています。具体的にはどのようなことがあったのでしょうか？

中島さま：年金事務所から、うちの顧問先企業に対して「電子申請を導入してほしい」といった連絡が入ることがあったんです。すべての年金事務所ではありませんが、特定の年金事務所から、こちらではなく顧問先企業にです。
最初は私のところに電話を回してもらうようにして対応していましたが、それでも顧問先企業への連絡が続き、お客様からも「そろそろ何とかしてほしい」と言われるようになりました。

顧問先に直接連絡が入るのは、かなりインパクトがありますね。

中島さま：そうですね。社労士を通して提出していることは分かっているはずなのに、顧問先企業へ連絡が入る。最初のうちは顧問先企業もあまり気にしていなかったのですが、何度も連絡が入るとさすがに放置できないなと感じました。そうした状況も、再度システム導入を進める後押しになりました。

再導入にあたっては、ほかのサービスとも比較されたのでしょうか？

中島さま：いくつか比較はしました。価格面や評判、セキュリティ面も含めて見た上で、「オフィスステーション Pro」が一番現実的だと感じました。以前に一度自分たちの都合でやめてしまった経緯があるので、また途中で使わなくなる可能性もゼロではない。そう考えたときに、価格面でも納得感がありましたし、事前に気になっていたセキュリティ面も電話で確認できたので、再度選びました。

紙と電子をどう使い分ける？ 現場に合わせた現実的な移行方法

現在は、すべてを電子に切り替えたわけではなく、紙と並行して運用されているそうですね。

岩田さま：はい。現時点では、完全に電子へ一本化したわけではありません。顧問先企業とのやり取りが紙中心の会社については紙で対応し、メールやデータでのやり取りが可能な会社については電子で進める、といった形で使い分けています。今は移行の途中段階という認識です。

特に電子化を進めやすい業務は何でしょうか？

岩田さま：やはり入退社手続きです。資格取得・喪失の際には個人番号が必要になるため、紙で送る場合は記録付き郵便が前提となり、コストがかかります。その点、電子で進められれば郵送コストを削減できます。

中島さま：一方で、すべてを電子にすればいいというわけでもありません。たとえば離職票は、顧問先や退職された方から「今すぐほしい」と言われることがあります。電子申請だと反映までに数日かかることがあるので、急ぎの場合は窓口に持っていった方が早いんです。特にうちはハローワーク梅田が近いので、すぐに持っていけるケースもあります。ですから、コスト削減のために電子を使う場面と、スピードを優先して紙を使う場面を分けて考えています。

紙と電子の並行運用に難しさはありませんか？

中島さま：ありますね。本音を言えば一本化した方が管理は楽です。紙で処理したものを後からデータ入力したり、スキャンして保存したりと、どうしても二度手間が発生します。ただ、顧問先の事情やスピード感も大事なので、現状ではそうした使い分けが一番現実的だと思っています。

導入を支えたのは、役割分担とサポート体制

今回の導入が前回と違って定着している理由は、どこにあると感じていますか？

中島さま：一番は役割分担です。私は顧問先対応や外部との折衝を担い、実際の登録作業や運用面は岩田に任せています。前回はその役割分担がなく、私が一人で抱え込んでしまったので続きませんでした。今回は「彼に任せられる」というのが大きかったですね。

岩田さま：データ移行自体は、やはり紙で保管していたものを引っ張り出して台帳登録する必要があるので、最初は手間がかかります。ただ、一度ベースができてしまえば、その後は顧問先から来た情報を順次追加していく形にできるので、少しずつ積み上がっていきます。個人番号の登録については、必要な範囲でかなり進められています。

サポート体制についてはいかがでしたか？

岩田さま：本当に助かっています。使い始めて半年ほどですが、電話で何度も問い合わせをしました。それでも、一度も「分かりません、確認して折り返します」という対応がなかったんです。電話だとその場で言い換えながら確認できるので、特に導入初期には非常にありがたかったです。

中島さま：チャットも使いましたが、こちらの聞きたいことを文章で正確に伝えるのは意外と難しいんですよね。忙しい中で進めるなら、電話サポートを活用できるのは大きいと思います。

実際に使ってみて、良いと感じている機能があれば教えてください。

岩田さま：情報を五月雨式に保存しながら蓄積していける点ですね。最初にすべてを完璧に入れ切らなくても、少しずつ情報を積み上げていける感覚があるので助かっています。

今後は効率化で生まれた余力を、営業や事務所成長へつなげたい

導入後、効果として実感していることはありますか？

岩田さま：現在は導入から半年ほどで、1年を通じた費用対効果を検証している途中です。ただ、郵送費の削減は確実に見込めていますし、リモートワーク環境下でも処理を進められるようになった点は大きな変化です。

中島さま：以前は、個人番号を含む書類を送る際にレターパックなどの記録付き郵便を使うことが多く、郵送費だけで月2万円程度かかっていたと思います。電子化によって、こうしたコストは見直しやすくなります。また、社会保険の手続きでも、紙より電子の方が早く進むケースがあり、その点もメリットとして感じています。

今後、事務所としてはどのような展望を描いていますか？

中島さま：「オフィスステーション Pro」を導入したことで、少しずつ手離れは良くなってきたと感じています。今後は、その分生まれた余力を営業活動にも向けていきたいですね。開業当初のようにFAXや電話で一件ずつ追いかけるのではなく、ホームページやSNS、Web広告などを使って、より効率的に集客をしていけたらと考えています。売上も、できれば今の倍くらいは目指したいです。

最後に、システムの乗り換えに不安を感じている社労士事務所へメッセージをお願いします。

岩田さま：最初から完璧にやろうとすると負担が大きいので、できるところから始めるのがよいと思います。紙から電子に変えるのは勇気がいりますが、実際にやってみると、少しずつ慣れていける部分もあります。

中島さま：うちも一度は挫折しています。だからこそ言えるのは、システムそのものよりも、誰が進めるか、どう役割分担するかが大事だということです。全部を一気に変えなくてもいいので、紙と電子を使い分けながら、自分たちに合う形を見つけていけばいいと思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました。

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