フリーズする旧システムに頭を抱える日もあった
2023年5月に、「オフィスステーション Pro」をご契約いただきました。それまでは他社システムを利用されていたということですが、導入のキッカケや現在のご状況を教えてください。
大城さま：「オフィスステーション Pro」を導入しようと思ったキッカケは、福岡のDXフェアでオフィスステーションの製品デモを触らせていただいたのが始まりです。その際に使いやすかったし説明も丁寧だったので、非常にいい印象を持ちました。
現在は従来のシステムと併用して利用している状態で、バックアップ的に両方でデータを残しています。今後は完全移行したいなと考えおりて、今後2〜3年以内に、「オフィスステーションPro」に移行できたらと思います。
従来のシステムは長く利用されていたと思いますが、そこから切り替えを検討するにいたった理由を教えてください。
大城さま：従来のシステムはExcelベースのため、画面が固まって動かなくなることが多く、業務には度々支障が出ていました。PCの問題かなと思い買い替えましたが、それでもしばらくするとまたフリーズしてしまう状況で……。また、入力したら画面が消えてしまうといった事象や、保存が効かないことも度々あり、これは良くないと思い、クラウド型のオフィスステーションのシステムに切り替えることにしました。
決め手は見やすい画面となめらかな操作性！
「オフィスステーション Pro」であれば自動で入力情報は保存されますし、途中からの作業再開もできますから、安心ですよね。それ以外に、「オフィスステーション Pro」を導入する決め手になったことがあれば、教えてください。
大城さま：やっぱり、画面が見やすくて処理速度が速いことですね。指示もわかりやすく、順を追って必要な情報を入力していけるのも良いなと感じています。また、スタッフからも処理が速くなったといった声が上がっています。
スタッフの方からも好意的なお声が出ていることのことで、弊社も嬉しいです。ちなみに、処理が速くなったということですが、体感としてどの程度速くなったか、教えてください。
大城さま：企業規模により一概には言えませんが、だいたい今まで1時間かかっていた作業が、30分程度に短縮されたなと言う感覚はあります。従来のシステムでは、さまざまな場面で“ひと手間”かかることが多くありました。
たとえば、給与台帳と従業員台帳を別々に持つ仕様でしたので、どちらかにデータを取り込んでも、もう一方の台帳データが変更されないため、ひと手間かかるうえにミスが起こることもたまにありました。「オフィスステーション Pro」はこうした問題がないので、大変ありがたいですし、効率も上がっています。
オフラインのユーザー会など手厚いサポート体制に安心感が増す
「オフィスステーション Pro」導入後に、便利さや安心感を抱いた機能やサポートを教えてください。
大城さま：具体的な機能ではありませんが、手続きの項目が見やすくて進めやすいことは、当初から感動していましたし、やっぱり実務になると便利だなと思いますね。サポート体制については、スピード感があるので、日々便利さを実感しております。電話もメールもレスポンスが早く、個別相談においても、解決までスピード感を持って返答いただけます。
私は導入後にオフラインのユーザー会にも参加しましたが、画面を見ながら操作をしたりお話を聞けたりするのは、非常に良い時間だなと感じています。
冒頭で、2〜3年を目処に、「オフィスステーション Pro」への完全移行を検討されているとお話がありました。それを踏まえて、今後「オフィスステーション Pro」をどのように活用していきたいかなど、お考えはありますか？
大城さま：やっぱり、今後はアカウント発行を進めていき、お客様に個人情報を入力いただく流れを取りたいと思っています。また、3号業務のみの支援をおこなう顧問先が一定数おります。こうした方々には、今後「オフィスステーション Pro」を利用し、たとえば、給与計算のチェックのみを、相談業務の延長として受けられたら良いなと思っています。
「オフィスステーション Pro」の機能はまだまだ使いこなせていない部分もあるので、今後は切り替えを進めながら、さらに活用できたらと思います。
本日は貴重なお話をありがとうございました！