まずは「社会保険労務士法人サトー」について、教えください。
今田さま：社会保険労務士法人サトーは広島を拠点としており、開業は昭和60年です。現在は70名が在籍する、おそらく西日本で最も規模の大きな事務所でして、組織力や持続性、安定性にはかなり力を入れております。
顧問先は従業員100名から500名の規模の企業がメインですが、小規模事業者や従業員数が40,000名を超えるような企業もあり、幅広くサポートしております。
サービス内容は、給与や社会保険を含めて、採用、制度設計などにもわたり、企業にとっては人事・労務を包括的にアウトソーシングできることが特徴です。
では、今田さまと佐竹さまのプロフィールを教えてください。
今田さま：私は経営担当役員として、経営計画の立案や数値目標の設定などをおこなっております。
佐竹さま：弊社は「社労事業部」「コンサルティング部」「管理部」にわかれており、私は給与計算業務などの受託をおこなう「社労事業部」の取りまとめをしております。もともと手続き業務を担当しておりましたが、1年ほど前から全体をまとめる役目を担っています。
御社はマーケティング部や管理ITチームが存在する、かなり大きな組織ですが、いつ頃からこのような体制でやっておられるのでしょうか？
今田さま：10年ぐらい前からですね。
当時は10数名規模の事務所で、「お客様に一人の社労士がつき、すべての業務をおこなう」という形でした。しかし、アウトソーシングのニーズが高い、より規模の大きな企業を狙っていこうという考えから、分業制に変わりました。
社会保険や給与の手続き業務を分業化することは効率化につながるのですが、一人の社労士が一つの企業を担当することの良さがなくなります。また、担当していた社労士が退職すると業務が混乱することも問題でした。このため、分業化することにおいては「効率化」と「脱属人化」が大きなテーマでした。
では、効率化・脱属人化を進める進める上で、クラウドサービスに求めることや、重視することは何でしょうか？
佐竹さま：「情報の共有」という部分です。以前は顧問先と紙でやり取りする状態だったので、印鑑1つをもらうために郵送を繰り返すなど、かなり手間がかかっていました。当時使用していたシステムは、電子申請できる手続きの種類に限りがあったので……。
このため、社労士向けのクラウドサービスとして「オフィスステーション Pro」が登場したときに、業務の「効率化」につながるかと考え、「使ってみよう」という話になりました。
「オフィスステーション Pro」のほかに、業務効率化のために検討された電子申請クラウドサービスはありますか？
佐竹さま：いくつか検討したものはありますが、やはり多くは企業向けに作られていて、「業務はわかりやすいけれど士業向きではない」という印象です。また他ソフトとのデータ連携がCSVで煩雑なものもありました。
それでは、「オフィスステーション Pro」の決め手となった点はどこでしょうか？
佐竹さま：社会保険や雇用保険などの手続きをおこなううえで、帳票数が多いというのは、大きな魅力でしたね。士業なので、取得届だけ出せばいいわけではありません。企業の全体的な情報にクラウドサービスで対応できるかどうかは、帳票数によります。
あとは使いやすさ・操作のわかりやすさも決め手でした。「オフィスステーション Pro」は主に社労事業部で使っていますが、コンサルティング部で労災手続きを作るときにも活用してくれています。これまでのように紙だと、ケガをしている人に「ケガをした状況」を手書きしてもらって申請書を作るのですが、「オフィスステーション Pro」なら画像を貼り付けて済むというのも助かっています。
「誰でも使えるわかりやすさ」は、会社で利用する上での大きなポイントなのかな、と。
ありがとうございます！ 導入時の課題や問題などはありましたか？
佐竹さま：導入した当時は、広島県以外の顧問先が増えてきた時期でした。ちょうど紙での年度更新をおこなっていて、郵送でのやり取りだったので、とにかく手間がかかっていました。書いた書類を事業所に送って内容を確認後に印鑑をもらい、郵送で戻ってきたものをスキャンしてお客さんに納品……と工程数が多く、かなりの時間を要しました。導入当時はまず、このような状況を電子申請で効率化することが目標でした。
ただ、今よりももっと電子申請が浸透していない時期だったので、企業から「なぜ電子申請するのか？」と質問も多かったです。
電子申請について、どのように企業を説得したのでしょうか？
佐竹さま：紙の場合と電子申請の場合とで、どのくらい「かかる日数」が違うのかを伝えましたね。年度更新はお金のかかわる部分ですので、「迅速さ」というメリットへの理解が伝わりやすかったというのもあります。年度更新以外の、社会保険関係でも「早くしてほしい」という要望は多いので、そのメリットをしっかりと伝えました。
「電子申請を浸透させる」というのは私たちの目標の一つだったのですが、そうやってメリットを伝えていった結果、今期ついに電子申請と押印省略の合意率が90％を超えました。
それはすごいですね！ そのほか、導入後におこなった取り組みはありますか？
佐竹さま：「社員が全員操作できるようになること」を目標にマニュアルを作ったほか、社内での教育や、業務に支障がでないようにフローを標準化するなどしました。システム連携の部分については企業によって使うシステムやソフトがそれぞれ異なることもあり、連携を検証しつつ、業務効率向上につながる使い方を考えています。
そのほか、導入して「意外によかったところ」はありますか？
佐竹さま：「オフィスステーション Pro」はとにかく帳票がイメージしやすいので、申請手続きが初めての社員にも理解しやすく、教育の段階でも利用させてもらっています。
まずデータを入力したら、プレビューで実際の帳票が表示されるのがわかりやすいです。また、紙だと書き漏れが発生しやすい部分でも、システムだと明確にエラーが出てくるので、間違いを伝えやすいというのもあります。
社内教育にも活用くださっているのですね！ では、「オフィスステーション Pro」を導入して業務に変化はありましたか？
佐竹さま：新型コロナウイルスの流行を受けて、政府からテレワークの要請がありましたが、電子申請が進んでいたのでお客様にご迷惑をかけずに済んだというのは大きかったです。
また、新規で申請手続きだけをご依頼いただくお客様も増えていますが、「オフィスステーション Pro」があることで全国のお客様に対応できることも、ここ2～3年で変わった部分ですね。
では、既存の顧問先との関係には変化はありましたか？
佐竹さま：電子申請をおこなうことによって、他の部分でもデータ納品のOKをもらえるようになりました。弊社では通知書のチェックも重視していますが、郵送だとどうしても時間がかかります。これを迅速化するためにデータ納品をお願いするのですが、電子申請をおこなう企業は、切り替えがスムーズにいく印象です。
弊社では、FAXでやり取りしている企業は1、2社です。電子化が進むことで、やり取りの方法もメール、Googleドライブ、Chatworkといったサービス系に切り替えてくださるお客様が増えました。
今後、弊社サービスの考え方を変えていくためにも、「オフィスステーションありき」でサービスの確立や業務改善を進めていく予定です。
顧問先のデジタル化・電子化がかなり進んだ状況なのですね。次なる一手としてやっていきたいことはありますか？
佐竹さま：弊社では、これまでのアウトソーシングから拡大し、人事企画や業務フロー改善を含めたコンサルティングや、従業員さんとの直接のやりとりを含めた「フルアウトソーシング」を進めています。従業員さんとの直接のやりとりをおこなうためには、各従業員へ「オフィスステーション Pro」のアカウント発行が必要ですので、これを今期の目標としたいと考えています。
アカウント発行により、企業の従業員さんと直接つながり、担当者さんの手間をなくせます。実際に、昨年「オフィスステーション 年末調整」を利用したときには、直接従業員さんとやり取りしたことで、迅速に進めることができました。入退社といった手続きに関しても従業員さんにアカウントを発行することで、効率化が図れ、「フルアウトソーシング」という弊社のサービスを広めることにもつながると考えています。
本日は貴重なお話をありがとうございました！