業務の煩雑さに限界を覚えシステム化へ！ 見やすく価格も納得の「オフィスステーション Pro」を導入へ

2023年から「オフィスステーション Pro」をご契約いただいていますが、導入のキッカケについて教えてください。

山本さま：当商工会では、長きにわたって紙で業務をおこなっていました。そのため、常にExcelを使った人海戦術で対応していました。数字が合わなくなったり、転記ミスがおきたりするのは日常茶飯事で、そのつど目視で原因を追っていく、といった状況でした。
いずれシステム化させたいと思っていたタイミングで、雇用保険料率改定が段階的に2回に引き上がることとなりました。 さすがにアナログ対応の限界を迎えたと感じ、システムを導入するに至りました。

そこから、「オフィスステーション Pro」をご選定いただいた経緯について、教えてください。

山本さま：システムを導入する際、周りの商工会や社労士の先生方に教えてもらいながら、最終的に4社ほどを比較検討しました。近隣の商工会では、大手の他社ソフトを使用していることが多かったので、我々も最初はそれを入れようかなと話していました。
しかし「オフィスステーション Pro」のお話を伺ったら、非常に画面が見やすく、また使いやすそうな印象を受けました。金額感も含めると、総合して1番バランスが取れているなと感じ、「オフィスステーション Pro」を導入することにしました。

「総合すると『オフィスステーション Pro』はバランスが取れている」というお話でしたが、決め手となった1番の理由はどこでしょうか？

山本さま：見た目のわかりやすさです。他社ソフトはどうしても専門ソフトによくある“機能を詰め込んだ画面設計”になっており、パッと見て難しそうな印象がありました。「オフィスステーション Pro」はそうした感覚は一切なく、社内でも「扱いやすそうでいいね」と、すんなり意見がまとまりました。

小倉さま：私は業務をメインでおこなう立場ですが、「オフィスステーション Pro」を見たときに、使いにくさや違和感は覚えませんでした。1年目は登録作業などにバタバタするだろうとは思いましたが、それは「オフィスステーション Pro」に限りません。見やすい画面設計や対応の手厚さを最初から感じ、1年目を乗り切れば、あとは楽になるだろうな、という期待感がありましたね。

繋がりやすさに感動！ 手厚いサポートがスムーズな導入の後押しになる

導入後は、どういった流れで業務に取り入れていったのか、教えてください。

小倉さま：システム導入後は、その年の年度更新を乗り越えようと計画を立てて取り組みました。一旦は離職票の発行など、日々の業務は今まで通り紙で対応し、並行して、年度更新に必要な情報を「オフィスステーション Pro」に入力していきました。
作業人数としては、私と前任で、一時的に事務組合業務にあたっていた者も加わり、2名体制で初期登録はおこなっていきました。

実務については、小倉さまがメインでおこなっていたと思いますが、導入時には弊社のサポートを活用されたりはしましたか？

小倉さま：適時問い合わせさせていただきました。オフィスステーションのサポートデスク（電話サポート）はいつもすぐに繋がるので、この点はびっくりしました！　今まで色んなソフトを使用していますが、サポートデスクがすぐに対応してくれないケースの方が多いです。「オフィスステーション Pro」のサポートデスクは常に繋がりますし、折り返し対応になっても、早急にお返事をもらえることがほとんどです。過去には数日間音信がなく、困ったというケースもあります。オフィスステーションの対応の速さには、本当に驚きました。

山本さま：我々が「オフィスステーション Pro」を選定させていただいた理由の１つは、アフターフォローに力を入れていると聞いたことも大きいです。他社ソフトの話を聞いた際、電話対応やアフターフォローにすごく時間がかかるという話を、いくつも耳にしました。それは不安だなと思っていました。そんな中、オフィスステーションの営業の方から、「アフターフォローの柔軟さがウリです」と言っていただきました。実際に利用させていただくと、本当に手厚くて迅速で、今も感謝をしております。

システムの安定性や安全性については、不安感や重視された点はありましたか？

山本さま：セキュリティの面も不安感があり、導入時には細かく話を聞いて決断をいたしました。昨年は他社ソフトでランサムウェアの大規模被害があったと思います。私の周りでも、安全性に対する不安感の声は上がっていました。
こうした点を踏まえましたが、「オフィスステーション Pro」はかなり頑丈な設計になっているなとお話聞いて感じましたし、実際使用していて不安に感じる場面もありません。今も安心して使用できています。

初年度でも業務は7割削減できた！※
ネックとなる煩雑さが解消され残業ゼロを達成

今年の年度更新は、「オフィスステーション Pro」を使用して乗り切られたと思います。初年度ということで、難しく感じる部分はあったと思いますが、ご感想を教えてください。

山本さま：我々の中で、年度更新は「戦争みたいなもの」と例えるくらい、毎年バタバタします。それが今年は、バタバタ感も半分程度かな、という感覚なので、慣れないシステム作業だったとはいえ、概ね良い滑り出しだと思っています。

小倉さま：手探りで進む部分はありましたが、Excelでやっていたころに比べると、今年はずっと楽だなと感じました。また、「来年はもっと楽だろうな！　これなら誰でもできるだろうな！」という期待感を抱きながら業務を乗り越えることができました。来年はさらに効率化できるのではないでしょうか。

すでに業務効率の面で良い変化を感じるとのことですが、具体的にはどれくらい効率化が進みましたか？

山本さま：作業時間に関しては、初年度でバタバタしたものの、70％程の業務削減ができたと思います※。今までは、年度更新の時期は残業が発生していましたが、今年は一切ありませんでした。小倉は時短勤務ですが、毎日3時にきちんと終業できていました。大変さの中でも、業務効率化はすでに叶っていると思います。

小倉さま：データ入力は手打ちでやったとはいえ、そこから先の領収書や入金管理は出力するだけです、やはりExcel管理より、ずっと簡単です。当初抱えていた紙作業による煩雑さは、明らかに減少したと今の段階で言えると思います。

山本さま：来年はもっと業務効率化を目指していきたいですし、ゆくゆくはペーパーレス化など、DXを推進する流れを弊社も取っていけたらと思います。その一歩として、今後も「オフィスステーション Pro」を活用していきます。

本日は貴重なお話をありがとうございました！

※初期設定以外の作業時間。