コンサルティングモデルへ転換する第一歩としての業務効率化とは

まずは「主治医のような社会保険労務士法人」について教えてください。

岡本さま：私は2006年に代表を務めていた社労士法人を退職し、独立しました。その際に「どのような社労士になりたいか」を考えた結果、企業の主治医のような社労士を目指したいと思い、これを経営哲学として定めたんです。2016年に社労士法人を設立する際には、名は体を表すということで「主治医のような社労士法人」を看板として掲げました。

2016年に打ち出された経営ビジョン「100年ドアーズ」のなかで、「コンサルティングモデルへの転換」を掲げられています。1号・2号業務から、コンサルティングモデルに転換するために、おこなったことと順序を教えてください。

岡本さま： 最初の5年は、労務相談や手続きの効率化を図りました。6年目からは経営支援をおこなうコンサルティング会社を別会社として立ち上げ、このうちのHR領域を弊所で担当するようにしました。現在はコンサルティングの強化を図っており、「主治医のような」という名前に沿うよう、労務診断のツールを使って企業の課題をあぶりだすサービスを検討し始めています。

最初の5年は業務効率化がメインだったとのことですが、具体的に実施したことを教えてください。

岡本さま： まず、2016年の1月に「AIドアーズ」という、AI労務相談のツールの作成に着手しました。AIドアーズはIBMが開発した質問応答システム「ワトソン」を使っており、労務相談をしたら回答が2～3秒で返ってくるというものです。今でいうChatGPTのような感じですね。

ただ、ChatGPTが登場したことで、「もう役目は果たした！」と先月解約してしまいましたが（笑）

時代を先取りして労務相談の自動化・効率化に取り組まれていたんですね。では手続きや給与計算といった業務についてはどうでしょうか？

岡本さま： 手続きについては、システムを利用していたのですが、あまり効率化を図れていないという印象がありました。システムが帳票に対応しておらず手書きの部分も多かったですし、クラウドソフトではなかったので、これから複数の拠点を作っていくというビジョンに照らし合わせても難しい部分がありました。

そのようにシステムの移行を考えているタイミングで、2016年12月頃だったと思いますが、クラウドソフトであるオフィスステーションの話を聞き「これは便利そうだ」と。

労災や傷病手当金の申請は、何度もおこなうケースがあり、職員たちはその都度手書きで書類を作成していました。一方、オフィスステーションだと一度システムに入力した情報は、各手続きで自動入力されるので、同じ情報を何度も入力する必要がなく、チェックの手間も省けるという点で効率的だなと感じました。

ただ、実際にシステムを使うのは実務担当者なので、無料トライアルで担当者にも使い勝手を確かめてもらいました。すると「非常に使いやすい」ということだったので、まずはライトプランで導入し、その後、オフィスステーションで対応する手続きの数をどんどん増やしていったかたちです。

システム活用で社労士事務所の経営はどう変わるのか

そのようにシステムを導入して手続きを効率化することで、より多くの企業に対応できると思うのですが、顧客数については変化しましたか？

岡本さま：実は、顧客である企業数はそこまで大きく増えていません。ただ、顧客の入れ替わりはあり、規模の大きな企業が増え、提供するサービスの質も上がりました。現在の顧問先企業は150社ほどで、2016年当時に比べて売り上げは増えているのですが、職員数は大きく変わらないので、そのぶん一人当たりの年収が増えたという形です。

規模の大きな企業が増えると手続き数も増えるため、職員数が増えないと労働時間が増えてしまうと思うのですが、そのようなことは起こりませんでしたか？

岡本さま： 労働時間に関しては、2016年に2,490時間だった年間労働時間が、現在は1,700時間にまで減少しています。そのうち100時間は研修にあてているので、顧客対応は1,600時間ですね。これはシステム活用による仕組化、効率化の結果だと考えています。

お話を聞いていると順調に進んでおられるように伺えますが、何か課題やハードルとなったことはありますか？

岡本さま：事務所が大きく変化していく中で、やはり離れていった職員もいます。大企業を受注できたにもかかわらず、頼りにしていた職員が辞めてしまうということも起こり、組織体制を変えざるを得ない状況になることもありました。

そうだったのですね。組織体制を変えるために、どのようなことをおこないましたか？

岡本さま：先ほどと重複しますが、研修や勉強会がその一環です。新たに入った未経験者やパートタイムの方が活躍できるような環境を整えていきました。

基本的に弊所では、まず各職員に1つの分野で手続きを任せて、その分野のエキスパートになってもらいます。一点集中でやってもらった方が成長は早く、応用が利く人材になるためです。その後、職員に自分の担当分野についての勉強会を開催してもらっています。そうやって個人のレベルと全体のレベルの向上を図っている感じです。

「ツール」が社内教育を効率化する理由

勉強会では具体的にどのようなことを共有するのでしょうか？

岡本さま：勉強会は基本的に「ツールの使い方」を共有するかたちで、ChatworkやEvernoteなどと共にオフィスステーションも活用しています。オフィスステーションは使い方が標準化されており、各種ツールとの連携も容易であるため、教育の面でも非常に効率的で便利です。

このような方法により、未経験者でも3カ月で戦力になるような体制を作れています。

業務効率化や仕組化、社内教育などによって目標に近づいているのですね。では、一つの区切りとなる2026年まで残り3年という状況ですが、これから力を入れていきたいことを教えてください。

岡本さま：2021年に2名のパートナーと共にノーサイド・ウイングという会社を立ち上げて、「CxOサービス」の提供を開始しました。「CxO」は、CFOやCEOといった企業の「〇〇責任者」を表す言葉で、サービスの内容としてはコンサルティングを主としています。

このうち、CHRO（最高人事責任者）サービスを弊所の職員に担当してもらっています。サービスを提供するなかで企業のオペレーションや承認フローに私たちが入ることになるので、ただ手続きを担当するよりも多くの業務を担うことになり、顧客の数は変わらなくとも売り上げが圧倒的に増えると考えています。現在は、このような取り組みの効果が出てきているところですので、今後は労務監査サービスを活用するなどして、コンサルティングをさらに強化していきたいです。

また、新たな展開に向けての採用も始めています。北海道以外にもサービスを展開していくことを目標にしているので、東京、埼玉、和歌山、神戸、福岡、ミラノ在住の秘書やアウトソーシング、コンサルティング、デザイン担当のフルリモート職員を採用しました。

ミラノですか？

岡本さま：はい。あとはシンガポールで暮らしていたという経歴の方もいます。日本からアジア、世界に進出していく上で、このような人材は必要不可欠だろうと。

加えて、新しいサービスを作るうえで広報なども必要なので、デザイナーも採用し、スピード感をもって情報発信できる体制を構築しはじめました。やはり会社にとって最も大切なのは「人」ですので、新しい展開に向けて採用を続け、少しずつ前に進んでいるところです。

本日は貴重なお話をありがとうございました！