顧問契約ではなく、スポット業務で企業に貢献するために

まずは、御社のビジネスについて教えてください。

亀田さま：2015年より、顧問料の発生しない人事・労務の各種業務をスポットでおこなうサービスを展開しております。現在、東京本社と豊四季手続きセンターにおいて、合計37名のスタッフで運営しております。立ち上げ当時は5名ほどでしたから、この10年近くでスタッフ人数は7倍以上になりました。

スポット社労士くんの立ち上げは、関根さまが「ここにはニーズがある」と感じたことがキッカケと伺っています。サービス立ち上げの経緯を教えてください。

関根さま： もともと私は、保険の営業マンをしていました。その関係で、税理士の先生とは交流があり、やり取りする中で税理士事務所には人事・労務業務のニーズが多く集まることを知っていました。当時は社労士資格を持ちながらも開業はしていませんでしたが、「これほどニーズがあるなら」と思い、最初は顧問契約で受託をはじめました。そこから、「本当に企業のためにおこなうなら、スポット受注の方が、双方無駄もなくて良い」という結論になり、スポット社労士くんの立ち上げを決めました。

なぜ社労士システムを「オフィスステーション」へと切り替えたのか

御社はもともと、複数のシステムを利用されたのちに、2015年にオフィスステーションへ切り替えられたと聞いています。どういった経緯で、オフィスステーションの導入に至ったのか、教えてください。

関根さま： 社労士ソフトはオフィスステーションで3社目ですが、1社目から2社目へシステムを切り替えた理由は、「スポット業務で事業拡大するにあたりクラウドシステムである必要があったこと」と「電子申請をおこないたかったこと」にあります。
でも、いざ切り替えてみたら「画面がわかりにくい」「導線が複雑」など、想定以上にシステムが使いにくくて。1社目のシステムの使い勝手が良かったがゆえに、2社目のシステムにはフラストレーションが溜まってしまったんです。
そんなときにオフィスステーションの説明を聞いたところ、システムのインターフェースが「誰でも使いこなせるわかりやすい画面構成」で非常に使いやすそうだという印象を持ちました。電子申請もできるということだったので、「それならオフィスステーションに」と導入を即決断しました。
ですので、切り替えの理由は、「より使い勝手がよいシステムを求めて」というところですね。

ありがとうございます。システムを移行する際に、紙から電子へ業務フローを大きく切り替えられたと思います。電子への切り替え理由は、業務効率化を目指してということでしょうか？

関根さま： そうです。当社のビジネスモデルでは、業務の標準化が売上に直結するので欠かせません。なぜなら、パートタイマーさんが手続き業務の主軸を担っているので、専門知識のある方が使うことを想定した機能や、難解な画面設計では使用できません。こうした要素を踏まえながら、まずは電子申請ができる2社目のシステムを導入しました。
しかし、画面設計が難しくて使いにくかったんです。難しいシステムでは、熟練のスタッフしか使いこなすことができないため、当社で使用していくのは無理だと判断しました。オフィスステーションは使いやすい画面設計ですし、新しいスタッフでも覚えやすいなと感じました。当時はスポット社労士くんのビジネス拡大を考えていた時期でもありましたので、誰でも電子申請ができるという点は、当社のニーズにとてもマッチしていると感じたのを覚えています。

電子化への抵抗感は便利さで上書きできる

「オフィスステーション」を導入されたときは、スタッフが5名ほどだった頃ですね。導入に際してスタッフ間でも協議されたと思いますが、反応や電子申請への抵抗感などはいかがだったでしょうか？

亀田さま： 実は1名だけ、紙から電子申請への切り替えを嫌がっていたスタッフがいました。「慣れているから既存システムを使い続けたい」と話していましたね。でも、関根を始め、会社の方針として電子申請の導入はマストであることを丁寧に説明したうえで、納得してもらいました。

関根さま： 面白いのが、そのスタッフは導入からしばらくして「紙で申請したいなんて言ってましたっけ？」って言うんですよ。もう自分が電子申請を反対していたことすら忘れるほど、便利な状況を受け入れています。
社労士の中には、今なお紙の申請をしている方が一定数いると聞きます。士業の特性なのか、「今さら慣れているものを変える必要はない」という考えの方もいますから、なかなか電子申請が一般的になるのは、難しさもあるのでしょうね。
なにより、効率化や電子化など、「今以上に良くなるために」と意識している当社ですら、スタッフの一部は抵抗感を抱いていたわけです。一般的な社労士事務所であれば、まだまだ切り替える面倒臭さや、未知の領域への抵抗感を抱く人は多いかもしれませんね。

導入後の感想は「使いやすくてサポートも心地よい」

導入後の所感について伺いたいと思います。使ってみて、正直なところいかがでしょうか？

亀田さま： 先ほどもお伝えしましたが、オフィスステーションは非常に使いやすいなと感じています。当社はパートタイマーが多いのですが、採用後の教育や研修では座学の時間を取っておらず、100％OJTで業務を覚えてもらいます。つまり、スタッフにはすぐに忘れ去られてしまう労働法などについて理解してもらうのではなく、オフィスステーションの操作ができるようになってもらうことに注力しているんです。だから、最初はご自身の入社手続きを、オフィスステーションでおこなうところから始めます。そうした状況でも、理解し使っていけるソフトである点は助かっています。

関根さま： 私は、オフィスステーションのサポート体制にも心地よさを感じています。困って問い合わせをしたら、すぐに連絡がつきますし、早期に対応してくれます。このサポート体制は過去に利用してきた他のシステム会社との大きな違いです。スタッフが困ったときに連絡がつながらないとか、何日も回答がもらえないとなると仕事が完全にストップしてしまいます。ビジネスとして当たり前といえば当たり前ですが、それが難しい局面も他のシステム会社では経験してきました。こうした使用中のストレスの少なさは、御社の企業努力と、営業さんの人柄の良さだと思い感謝しています。

ありがとうございます。最後に、御社の今後の展望などがあれば、教えてください。

関根さま： スポット社労士くんを立ち上げた当初は、売上目標など、明確なゴールを決めずにスタートしました。企業のニーズに対して、適切なサポートを提供するという点を意識したらここまで来られたんです。今後もその姿勢は変えずにいきたいと思っていますが、サービスとしては、2030年を１つの区切りにしようと思っています。その中で、もう一段も二段も事業をスケールアップできたらと考えています。具体的には、顧客1万社で11億円ほどの売上を目指したり、はたまた3万社、30億円を目指したりすることも思案しています。
詳しくはこれから決めていくところですが、オフィスステーションを始め、システムの力で業務効率化が叶っている当社なら、ある程度、達成可能な仕組みはすでにあると思っています。
この規模感の売上達成は、多くの方の協力も欠かせません。どういったゴール設定をするにしても、オフィスステーションには今後も多くの力を貸してもらおうと思っています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！