まずは「社会保険労務士法人 九州人事マネジメント」について、教えてください。
平野さま： 九州人事マネジメントは2009年に創業し、今年で13年目を迎えます。現在は総従業員数が23名で、テレワークを導入しつつ、主に北九州のお客様にサービスを提供しています。地域に密接した社労士事務所となっており、当面の目標として「北九州の地域で一番の社労士事務所」を目指しております。そのために、手続き業務の受託だけではなく、コンサルティングに力を入れ、人事・労務全般をサポートするサービスを提供していきたいと考えています。
そのなかでの平野さまの役割はどのようなものでしょうか？
平野さま： 私は情報システムを担当しています。以前は給与や勤怠にかかわるシステムを作る会社に勤めており、もともとエンジニアとして働いていました。現在はエンジニアとしての経験を活かしてシステムまわりの改善やRPAを業務としています。社労士の資格は持っておらず、バックオフィス部門の一員として動いています。
システムまわりを担当されているとのことですが、デジタル化や自動化によってDXしていく範囲は、どのように決められていますか？
平野さま： 社員へのヒアリングでストレスになっているところを明確にし、そのなかで作業負荷を軽減できそうなところを検討していきます。優先順位については経営会議で決めています。
では、DXをおこなうなかで、クラウドサービスに求めることは何でしょうか？
平野さま： 主に3つの視点があります。まずは現場が使いやすい、管理しやすいこと。そのためには処理できる手続きの多さがポイントになります。
また、システムの目線で言うと、他のシステムと連携しやすいことや、細かなところまでデータ出力ができることにも重きを置いています。
経営目線からいうと、顧客との連携がスムーズかどうか、新しい商品やサービスに生み出せる機能があるかどうか、も重要です。
2018年に「オフィスステーション Pro」を導入しようとなったときも、上記3つの観点を検討して導入を決めました。
ありがとうございます！ 導入にいたる具体的なきっかけはありましたか？
平野さま：先ほどのお話と重複しますが、ヒアリングをおこなったときに電子申請や手続きにおいて、当時使っていたサービスではストレスが発生していることがわかりました。また、わからないことが発生したときに開発元に問い合わせしてもレスポンスが遅かったり、「システムが止まってしまって何もできない……」という事態が発生したりと、従業員から不満の声が多かったんです。
また、「大幅なバージョンアップのお知らせ」が届いたので内容を確認したのですが、デザインもそこまで変わらず、将来性を感じるものではありませんでした。加えて、新しいソフトの導入にはデータの移行作業が伴いますが、既存ソフトのアップデートでいずれにしろシステム移行が必要になったことも、きっかけの一つでしたね。
これらを考慮した結果、どちらかというと経営陣の意向という形で「オフィスステーション Pro」の導入を決めました。
では、現在は電子申請や手続きについて、「オフィスステーション Pro」を含めて2つのソフトを使っておられる形でしょうか？
平野さま： いえ、もうほぼ「オフィスステーション Pro」1本になりました。
そうなんですね！ 新しいソフトを導入するにあたって、他社検討はされましたか？
平野さま：いえ、していないです。周りの社労士に話を聞いても「オフィスステーション Pro」か、当時使っていたソフトの2択だったので、次に使うのであれば「オフィスステーション Pro」かな、と。
では、実際に導入はスムーズに進みましたか？
平野さま：当時、手続き系だけでなく他の部分のシステムも刷新しようと話を進めていて、「オフィスステーション Pro」は検討中の他社システムともすべて連携ができる点も選定の決め手の一つでした。ただ、手続き系以外のシステムについて、一度導入が頓挫してしまったので、「オフィスステーション Pro」導入の話も流れたんです。
その後、以前使っていた手続き系ソフトへの不満が溜まっていく中で、「オフィスステーションは使えるよ！」「どんどんアップデートもしているよ！」という話を聞いて、最終的には導入を進めました。
アップデートの頻度も重視されているんですね。
平野さま：新しいシステムに移行すると、やはり最初は現場の従業員から「以前はこれができたのに、いまはできない」といった不満の声が聞こえてきます。そういうときに「あれができるようになったよ！」「これもできるようになったよ！」と伝えることができると、従業員からの納得も得やすくなるとは思います。
導入にあたって問題は発生しませんでしたか？
平野さま：先ほどもありましたが、長らく使っているシステムが変わるときには、どうしても不満の声が出てきます。
それもあって、2019年までは一部の企業についてだけ「オフィスステーション Pro」に移行して、「他社ソフトと並行利用」をするという運用でした。その際に、新しく会社に入ってきた若い社員に「オフィスステーション Pro」を使ってもらったんですが、新しい社員はいわば「オフィスステーション育ち」ですので抵抗感がなく、すぐに慣れてもらえたんです。
これにより、社内に「すぐに質問をぶつけられる人」ができたことで、既存システムを使っていた従業員の不満が徐々に解消されていきました。そこで、2021年にはすべての企業について「オフィスステーション Pro」にデータを移行することができました。
「すべての顧問先のデータをオフィスステーションに移行する」作業は、平野さまが担当されたのでしょうか？
平野さま：はい。2021年に入り目標を決めるときに、「今年は手続き系システムを移行するぞ」と決めました。
そのうえで、年度更新が終わるタイミングで、私が選任で担当するかたちで2カ月かけて移行しました。移行を始めるタイミングは、結構大事だと思います。データ移行をしている期間にシステムを触られてしまうと、ズレが生じてしまうので。
「今日はこの企業についてデータを移行するため、触らないでください」というのを毎日アナウンスしながら、ほぼ1カ月で8割方の作業を進めました。大きい企業については作業時間がかかるので、作業が完了するまでは全部で2カ月ほどでした。
作業を進める上で工夫されたことはありますか？
平野さま：作業内容は、既存システムから顧客企業のデータをCSVで出力して、それを「オフィスステーション Pro」のフォーマットに変換してアップロードするというものでしたので、フォーマットを変換するプログラムを利用し、自分で組んだマクロを補助的に使いました。数百社分のデータですのでボリュームはありましたが、作業的に難しいということはありませんでしたね。
では、「オフィスステーション Pro」を導入して業務に変化はありましたか？
平野さま：新しいサービスを作るという意味での「オフィスステーション Pro」の活用はこれからですが、私としては、RPAを非常に進めやすくなりました。
以前使っていたソフトはWebでの操作ではなかったので「クリック動作を読み取らせる」といった方法でしかRPAを進められず、相性が悪かったのですが、「オフィスステーション Pro」は完全にWebなのでやりやすいですね。
それでは、今後、「オフィスステーション Pro」をどのように活用していきたいかなどありますか？
平野さま：「オフィスステーション Pro」は、顧問先の企業の従業員にアカウント発行することで、従業員と社労士事務所が直接つながることができます。今後は、この機能を活用して新しいサービスを提供することで、新規顧客を開拓したいと考えています。実際に、現在、新しく顧問先となる企業にこのやり方を提案中です。
新サービスの展開や新規開拓にオフィスステーションをご利用いただいているんですね！オフィスステーションは、「テクノロジーとアイデアで士業事務所の新しい価値と未来を創造する」ということを核としてサービスを展開していますので、そのお話を聞けて非常にうれしいです。本日は貴重なお話をありがとうございました！