独立直後から使い続けた理由は「1人でも回せる」安心感

「オフィスステーション Pro」を導入されたきっかけを教えてください。

奥田さま：私が仕事を始めたのは2016年で、当時は開業したばかりで、顧問先契約の予定もほとんどない状態でした。
ただ、開業後数か月後に顧問先が1社でき、手続きを実際に進める必要が出てきました。そのときにe-Govを使えばいいかと思ったのですが、実際に操作してみると、これをそのまま使い続けるのは大変だなと感じました。そこでいろいろ調べて、「オフィスステーション Pro」を知りました。

当時、ほかのシステムではなく「オフィスステーション Pro」を選ばれた理由は何だったのでしょうか？

奥田さま：一番大きかったのは、開業直後の規模でも導入しやすかったことです。初期費用や月額費用が高額すぎず、顧問先がまだ1社2社という段階でも始めやすかったですね。
それと、クラウド型だったのも大きいです。当時は書斎の3畳ほどのスペースで仕事をしていましたから、サーバーを自前で置くようなシステムは現実的ではありませんでした。紙やオンプレミス前提ではなく、1人でも回しやすい形だったのが合っていました。

実際の操作性についてはどう感じていましたか？

奥田さま：私には非常に合っていました。特に、Webブラウザ上で使えて、縦スクロールで自然に入力していける点が良いですね。登録情報を別タブで見比べたり、別の会社の情報を並行して確認したりもしやすいです。
当時は、1つの画面の中でタブを切り替えていくタイプのシステムも多かったのですが、私はどうしてもあれが苦手でした。「オフィスステーション Pro」は、入力からプレビューまでの流れが自然で、感覚的に使いやすかったです。

導入後、ほかのシステムへの乗り換えを検討されたことはありましたか？

奥田さま：ありません。本当に一度もないです。ライトプランからスタンダードプランに変えたときも、顧問先数の増加に合わせて自然にプランアップした形です。
使っていて不便を感じることもなかったですし、私自身は当初、給与計算よりも電子申請機能を重視していました。その意味でも、「オフィスステーション Pro」はシンプルで、自分の業務に一番合っていたと思います。

合併で見えた、システム統合とデータ移行のリアル

約1年前に事務所を合併され、それを機にプレミアムプランへ切り替えられています。その背景を教えてください。

奥田さま：はい。今回のプラン変更は、まさに合併に伴うものでした。合併に伴い、顧問先数は約120社規模になりました。そうなると、スタンダードプランの範囲では収まりません。
加えて、鈴木社労士事務所には事務組合もあり、さらに給与計算にも対応する必要がありました。事務組合オプションも含めて考えると、自然とプレミアムプランが最適だという判断になりました。

合併前の鈴木社労士事務所では、ほかのシステムを利用されていたと伺っています。比較検討はされましたか？

奥田さま：もともと鈴木社労士事務所は、地元企業が開発したシステムを使っていました。先代の先生も関わりながら育ててきたシステムで、地域では一定の実績があるシステムです。
ただ、電子申請への対応という面では限界がありました。今後のe-Govの仕様変更などに合わせて継続的に対応していくのは難しく、そこを考えると、移行しないという選択肢は実質なかったです。
今回は「より便利なものに変える」というより、「今後の業務継続のために必要な切り替え」でもありました。

合併後のデータ移行や、スタッフの習熟には不安はありませんでしたか？

奥田さま：不安がゼロだったわけではありません。私はずっと「オフィスステーション Pro」を使ってきましたが、スタッフはほかのシステムに慣れていましたから、最初は不安な部分もありました。
ただ、実際に進めてみると、画面構成が縦スクロールで分かりやすく、思ったより馴染みやすいという声がありました。データ移行についても、元のシステム会社がインフラ面を含めて引き続き協力してくれており、CSVなどの汎用データでの移行を進められています。必要な部分はサポートセンターにも確認できるので、そこは助かりました。

社内へのインプットはどのように進めたのでしょうか？

奥田さま：最初に、画面を見せながら「こういう流れで使う」という説明会をしました。もともとシステムを使って手続きをしていたスタッフですので、知識ゼロからのスタートではありませんでしたので理解はしやすかったと思います。
実際に使い始めてからも、チャットボットやマニュアルが充実しているので、「ここはどうなっているのだろう」と思ったときに、自分たちで調べやすいようです。
そこは以前のシステムとの違いとして大きかったですね。さらに電話サポートも使えるので、移行後の定着という点でも安心感がありました。

電子申請で変わった、確認業務と外出負担

実際に移行を進める中で、業務面ではどのような変化がありましたか？

奥田さま：今はまだ移行途中で、全体としては2/3ほど進んだ状態です。給与データの移行も半分程度という段階ですが、それでも変化は出ています。
たとえば、以前は紙で書類を作って、週2回ほど役所へ持参していたものが、今は毎週行かなくてもよい程度に減っています。1回の外出で2～3時間かかることを考えると、月単位では明確に時間削減につながっています。特に立て込んでいる時期に、提出のために外出しなければならない負担が減ったのは、気持ちの面でもかなり違います。

所長としての確認業務にも変化はありましたか？

奥田さま：はい、そこはかなり助かっています。以前は、スタッフが作成した書類を見て確認印を押すという流れでしたが、今は「一括申請のところに上げておいて」と伝えておけば、内容を確認しながらそのまま申請できます。
外出先からでも対応できますし、不在時でも承認がしやすい。場所に縛られずに確認できるのは大きいですね。

スタッフの方から見て、便利だと感じている機能はありますか？

奥田さま：スタッフからは、手続きのアラート機能や履歴機能が便利だという声が出ています。たとえば、以前のシステムでは手続き履歴や過去の情報を紙で管理していた部分もありましたが、「オフィスステーション Pro」では前回の情報をすぐに確認しやすいと言っています。
私からすると当たり前のように思っていたのですが、スタッフにとっては、こうした機能が業務のしやすさにつながっているようです。

ペーパーレスの面でも変化はありましたか？

奥田さま：あります。紙での届け出を減らしてPDF保存へ切り替えることで、事務所内の運用も変わりました。顧問先にも「PDFでのやり取りでもよいですか？」と確認すると、意外と受け入れてくださる会社が多かったです。
クラウド上の安全なフォルダを使ってデータをやり取りする形も増えてきました。ペーパーレスは時間換算だけでは語りにくい部分がありますが、確実に業務のしやすさにつながっています。

最後に、システムの乗り換えに不安を感じている社労士事務所へメッセージをお願いします。

奥田さま：新しいシステムへの移行や、使い方に慣れるまで不安を感じるのは自然なことだと思います。私自身も、今回の移行にあたっては不安な部分もありました。
ただ、実際に進めてみると、「オフィスステーション Pro」は画面構成が縦スクロールで見やすく、スタッフからも馴染みやすいという声が出ています。マニュアルやチャットボット、電話サポートもあるので、分からない点を確認しながら進めやすいのではないかと思います。
また、クラウドに対して不安を持たれる方もいらっしゃると思いますが、「ネットがつながらないと困る」「データがなくなったら困る」といった点は、サーバー型でも同じように考える必要があると思っています。今回の合併では、これまでのシステムしか使ったことのないスタッフもいますが、移行を進める中で少しずつ慣れてきています。システムの切り替えに不安がある場合でも、自事務所の状況に合うかどうかを見ながら、検討してみるのは一つの方法ではないでしょうか。

本日は貴重なお話をありがとうございました。