既存システムを活かしたまま、なぜ「オフィスステーション Pro」を加えたのか

現在の事務所のシステム体制について教えてください。

満田さま：今は他社システムと「オフィスステーション Pro」の二つを利用しています。事務所の中心となるシステムは他社システムで、顧客管理や日常の社労士業務は基本的にそちらで運用しています。「オフィスステーション Pro」は、主に電子申請をはじめとした機能を補う目的で使っています。

もともと他社システムを使われていた中で、なぜ新たに「オフィスステーション Pro」を導入されたのでしょうか。

満田さま：一番大きかったのは、電子申請の部分を補いたかったからです。社労士の仕事は、PCと通信環境、それからセキュリティがしっかりしていれば、どこでもできる仕事です。そう考えると、クラウド型のシステムはやはり欠かせません。

他社システムはクラウド型なので、2024年の能登半島地震で被災したときにも、業務自体は止まりませんでした。ただ、電子申請については他社システムでは対応しておらず、別の仕組みが必要でした。以前からe-Govで申請していたのですが、件数が増えるとかなり負担が大きいと感じていました。

具体的には、どのような負担を感じていらっしゃったのでしょうか？

満田さま：人の出入りが多い時期に手続きが重なると、本当に朝から晩までずっとe-Govで申請手続きばかりしていた時期がありました。当初は件数も少なく、e-Govでも十分回せていましたが、件数が増えて、手続きが重なってくると「このままだと自分が疲弊する」と感じました。

そこで、既存のシステムを全部切り替えるのではなく、必要な機能だけを補ってくれるものはないかと考えるようになりました。その中で、「オフィスステーション Pro」なら自分のやりたいことに合いそうだと思ったのが導入のきっかけです。

他社システムとの連携はスムーズ？ 実際に使ってわかった導入ハードルの低さ

「オフィスステーション Pro」を知ったきっかけは何だったのでしょうか？

満田さま：同業の知り合いからの評判が大きかったです。「オフィスステーションはいいよ」と教えてくれた方が、自分にとって信頼できる方でしたので、「その方が使っているなら試してみようかな」と思えました。あとは、業界誌などで広告を見かけていたこともあり、名前自体は以前から知っていました。

比較検討された中で、「オフィスステーション Pro」に決めた理由を教えてください。

満田さま：一番は操作性ですね。画面がわかりやすくて、自分でも使いやすいと感じました。これなら、将来的に誰かが入っても迷いにくいだろうなとも思いました。あとはセキュリティ面も重視しましたし、対応帳票数が多いところも魅力でした。

私はお客様の情報を扱う以上、セキュリティにはかなり気をつけています。ですので、新しいシステムを入れるときも、その点は慎重に見ています。「オフィスステーション Pro」はその意味でも安心感がありました。

既存システムとの連携には不安はありませんでしたか？

満田さま：導入前は多少ありました。でも、実際にやってみると連携はスムーズで問題ありませんでした。最初は、件数が多くなければ手入力のほうが早いと聞いていたので手入力でやっていたんです。でも途中で「これ、連携できる方法があるはずだ」と思ってCSVで落として取り込んでみたら、そのまますっと入ったんです。

それで「これは使える」と思いました。この方法に気づいたのは導入してしばらくしてからでしたが、連携のしやすさをかなり実感しています。

他のシステムとの連携も問題なかったのでしょうか？

満田さま：はい。例えば、お客様側で別の給与システムを使っているケースでも、コードを入れて連携させたらすぐにつながりました。私自身がその給与システムを利用していなくても、連携がスムーズだったので助かりました。

「オフィスステーション Pro」は、今使っているシステムを全部置き換えなくても、必要な部分だけ補完する形で使えるのがいいところだと思います。

手続き業務の負担を減らし、事務所運営を前に進める選択肢に

導入後、実際の業務にはどのような変化がありましたか？

満田さま：やはり電子申請に関する負担はかなり減りました。e-Govのみで申請していた頃は、内容によっては1時間近くかかっていたものが、今は20分程度で終わる感覚です。もちろんダブルチェックを行うので、その分の時間は必要ですが、それでも大きく短縮できています。

特に、会社情報や従業員情報を参照できるのは大きいですね。以前は紙や別データを見ながら1件ずつ入力していたので、その差はかなりあります。

便利だと感じている機能はありますか？

満田さま：作った申請データを引用して、再作成できるのは便利ですね。返戻になったときに、最初から全部作り直さなくていいのは本当に助かります。必要なところだけを直して再申請できるのは、実務ではかなりありがたいです。

それから、画面が見やすいのも良い点だと思います。例えば離職票や離職証明書なども、入力画面や確認画面の文字が見やすくて確認しやすいので、助かっています。

最近では、1年変形のカレンダー機能もとても便利だと感じました。以前はExcelで作成して、変更があれば直してといった作業を繰り返していたのですが、今は修正もずいぶんラクになりました。

「オフィスステーション Pro」を導入したことで、事務所運営にどんな意味があったと感じますか？

満田さま：一人で業務を回していく中で、効率化はやはり必要だと感じています。特に、震災のような出来事を経験すると、顧問先が減ることもあれば、逆に急に負荷が高まることもある。そうした変化の中でも、自分がやるべき支援を続けていくには、仕組みで助けてもらう部分が必要です。

「オフィスステーション Pro」は、今のシステム運用を大きく壊さずに、その仕組みを足していける存在だったと思います。

「乗り換えなくても使える」からこそ勧めやすいシステムだった

どのような社労士事務所に「オフィスステーション Pro」をおすすめしたいですか？

満田さま：まず、e-Gov申請のみで頑張っている一人事務所の先生ですね。おそらく、まだe-Gov申請や紙申請で手続きを行っている先生は、結構いらっしゃると思います。でも、一度この「データを引っ張ってこられるラクさ」を知ると、手続きのスピードがかなり違うことが実感できます。

あとは、今使っているシステムを全部変えたくない先生にも向いていると思います。私自身がそうでしたが、既存システムを残したまま、足りない機能だけを補う形で使えるのは大きな魅力です。いきなり全面移行するのは不安でも、サブ的に導入して業務改善を図るという使い方なら取り組みやすいと思います。

既存システムとの連携に不安がある先生ほど、一度試してみる価値はあると思いますよ。

本日は貴重なお話をありがとうございました。