2年で顧問先120社に「年末調整システム」を導入できた秘訣

会計や経理、人事・労務業務の改善のため、システムの見直しから導入、利用促進など、ワンストップの支援をおこなうのが御社の「システム導入サービス」だと伺っています。そのなかで、オフィスステーションをご利用いただき、年末調整に関しては、リリース直後から現在まで、多くの顧問先企業にご利用いただいているかと思います。どのような経緯で、多くの顧問先企業への導入に至ったのか、教えてください。

桑原さま：2019年のはじめに、弊社の事業部で一斉に「オフィスステーション 年末調整」の導入をいたしました。初年度は50社ほどの顧問先企業へ導入いただきました。次年度はコロナ禍により在宅勤務が増加したことをきっかけとし、初年度の導入を見送った顧問先企業に対して、導入促進をしました。結果として60～70社追加で導入することができ、現在は合計で約120社の顧問先企業でオフィスステーションを活用しています。

当時スムーズに導入できたポイントとしては、オフィスステーションは顧問先企業のご担当者の業務負担を軽減できる仕組みのため、その点をご理解いただけるように工夫しながらお伝えできたことが大きかったように思います。

電子化することで、顧問先企業の社内負担も減ったと感じますか？

小澤さま： 大幅に減ったと感じます。やはり紙ではなく、クラウド上で従業員が直接申請できる部分が大きいです。1点ネックとして上げるのであれば、他社の給与計算ソフトとのシステム間の連携やオフィスステーションのバージョンアップに合わせた整合性のチェックをおこなう必要があります。
また、最近は顧問先企業からオフィスステーションを指名されるケースも増えています。システムを変えたタイミングで、アウトソーシングをしたいというお声も多いです。弊社としても、お客さまが選定したシステムが「オフィスステーション」である場合は、運用のノウハウがあり、実務上も運用がしやすいので、非常にありがたいと感じています。

年末調整システム導入後の顧問先の反応

「オフィスステーション 年末調整」を「システム導入サービス」で企業に導入した場合、その後どのようなサポートをされることが多いのでしょうか？

桑原さま： 弊社の場合、「オフィスステーション 年末調整」に限っては、私どもからアカウント発行およびタスク発行をしております。顧問先企業のご担当者におこなっていただくことは、年末調整の社内アナウンスの際に、アカウント発行やタスク発行の時期を伝えていただくということです。また、使い方や直接の問い合わせについては私どもが対応することもありますが、顧問先企業のご担当者は、オフィスステーションのカスタマーサポートが利用できるので、ご案内することが多いです。

小澤さま： 正直なところ、操作に関してはオフィスステーションのカスタマーサポートに直接連絡してほしいなと思うときもあります。ただ、実際は年末調整制度の質問と隣り合わせのことが多いので、弊社の給与担当者に連絡がきます。最近ですと、「扶養控除申告書のダウンロードはどこからすれば良いか？」などが多いです。おそらく、日常的に給与計算や社会保険業務に関する疑問点は弊社に問い合わせいただくようになっているためだと思います。対応することで信頼関係の構築にもなりますが、簡単な質問などに対してはQA集があるといいなと思います。

「オフィスステーション 年末調整」の導入後の反響は、どのようなものがありますか？

桑原さま：詳しい個別のヒアリングはおこなっておりませんが、大きなクレームなどは今まで一件もありませんし、継続率はほぼ100%です。こうした結果から、全体的にご満足いただけていると考えています。

緒方さま： 少なくとも、「紙にはもう戻れない」という声が多いです。やはり年末調整の電子化は、業務効率化や業務削減に直結するため、その実感を得やすいようです。

社労士向けシステムをオフィスステーションに変更した決め手とは

「オフィスステーション Pro」の導入は、製品のリリース初期におこなわれていますが、その選定理由や背景を教えてください。

古田さま：導入を決めたきっかけは、当時使用していたシステムの更新時期がきたことにあります。実はオフィスステーションの導入を決める2年ほど前にも、システム変更の検討はしていました。その際は既存システムを引き続き使うことにしましたが、2019年に再度検討した結果、「オフィスステーション Pro」を導入することに決めました。

小澤さま：選定の決め手は、機能の豊富さです。特に社労士として業務をする際に必須となる帳票数が他社と比較してもダントツで多かったです。メンバーに聞いても、一番欲しい機能を満たしているのが「オフィスステーション Pro」でした。また、旧システムは自社サーバーを使用していましたが、クラウドというのも魅力に感じた点です。

システム変更の際、データ移行など苦労されませんでしたか？

緒方さま：弊社のシステム部が変換ツールを作成して対応したので、比較的スムーズにデータ移行を進めることができました。
移行後、使い始めたときからずっと感じていることですが、「オフィスステーション Pro」では入力した内容をシステム画面上で確認する際に、紙の書式をベースとした形式で展開されるため、これまでの紙の書式に慣れたわれわれとしては、非常に分かりやすく、チェックもしやすいと感じています。

そのようなお声を聞けてうれしいです！　本日は貴重なお話をありがとうございました！