ランサムウェア被害を機に、「オフィスステーション Pro」へ全面移行

「オフィスステーション Pro」導入のきっかけを教えてください。

春田さま：システム移行のきっかけは、以前利用していたシステムで発生したランサムウェア被害です。当時は他社のクラウドシステムで勤怠管理をおこなっていましたが、接続状況が極端に悪くなり、顧問先からのお問い合わせ対応も事務所側で引き受けなければならない状況でした。

立山さま：最終的に求めていたのは、「安定稼働」と「セキュリティレベル」の2点だけでした。あのトラブルを経験したことで、お客様の大切な情報を守るためには何が必要なのかを改めて考えるようになり、「オフィスステーション Pro」への全面移行を決断しました。

導入後、勤怠管理の提案方法に変化はありましたか？

立山さま：大きく変わりました。以前のシステムでも勤怠設定を手伝うことはありましたが、積極的に提案できる状態ではありませんでした。

正直なところ、使い勝手の面で課題があり、自信を持って顧問先へ提案できなかったんです。「オフィスステーション Pro」へ切り替えてからは、勤怠設定代行そのものをサービスとして提案できるようになり、一気に加速しました。

勤怠設定は簡単ではない。それでも社労士が担うべき理由

現在は勤怠設定代行も積極的におこなわれていますが、実際どのくらいの件数を対応されているのでしょうか？

立山さま：直近では月5件程度ですね。日常業務をおこないながら対応しているので、それが今の限界です。本当はもっと提案できる余地があります。設定できる人員が限られているので、対応件数を増やしたくても増やせない状況です。

社労士の中には「勤怠設定は大変そうだから受けていない」という先生もいます。実際の難易度はいかがですか？

立山さま：正直に言うと、簡単ではありませんし、難易度も低いとは言えないです。

ただ、私はそれでも勤怠管理は社労士がやるべき仕事だと思っています。勤怠管理が整えば法令遵守の基盤ができますし、未払い賃金のリスクも減ります。企業にとって重要な部分だからこそ、自分たちが苦労を引き受ける価値があると思っています。

春田さま：設定画面を見ると分かるのですが、社労士でなければ判断できない部分が多いんです。残業の考え方や休日労働の扱い、変形労働時間制への対応など、単なるシステム設定ではなく労務知識が必要になります。

就業規則と現場運用のズレをどう埋めるのか

勤怠設定はどのような流れで進めていますか？

立山さま：まず就業規則と実際の運用を確認します。現在使っているタイムカードや勤怠管理方法を見せていただきながら、始業・終業時刻や休憩時間、シフトパターンなどを細かくヒアリングします。

ヒアリングの際に必ず確認するポイントとしては、変形労働時間制を採用しているかどうかですね。また、一番気を配るのは残業集計です。未払い賃金につながる可能性があるので、ここは特に慎重に確認しています。

さらに、往復のやり取りを減らすために、アカウント発行を先におこない、その場で一緒に設定していくこともあります。

春田さま：私も同じですね。設定後は一定期間テスト打刻をおこない、想定どおりの集計結果になるか確認してから本番運用へ移行します。

やはり設定後の修正は発生するのでしょうか？

立山さま：ありますね。かなり丁寧に確認しても出てきます。例えば半日休暇や特殊な勤務パターンなど、実際に運用して初めて見つかるケースがあります。そのため、テスト運用期間は非常に重要です。

春田さま：就業規則と実態がズレているケースもかなり多いです。新規顧問契約の際に確認すると、就業規則に社労士が長年関わっておらず、現場の運用と合っていないケースもあります。

そういう場合は、まず勤怠設定をおこない、そのうえで就業規則を実態に合わせて見直していくことが多いですね。

勤怠から始まるDX支援が、顧問先との関係性を変えていく

勤怠システム導入後、顧問先にはどのような変化がありますか？

立山さま：一番大きいのは、顧問先との関係性が強くなることです。

勤怠システムを導入すると、「この集計はどう考えるのか」「この設定で良いのか」といった相談が定期的に発生します。同じデータを見ながら話す機会が増えるので、自然と信頼関係も深まります。

春田さま：実際に、勤怠管理が可視化されたことでシフト運用を見直した企業もあります。労働時間が見えるようになると、現場の意識も変わっていきますね。

事務所経営にもプラスの影響はありますか？

立山さま：あります。設定費用をいただくこともありますし、そのあとの給与計算や労務管理にもつながります。

また、勤怠管理を整えることで給与計算業務も効率化されます。以前はタイムカード集計を受けていた企業でも、システム化によって業務負担が大きく軽減されたケースがあります。

最後に、勤怠設定代行に取り組みたい社労士事務所へメッセージをお願いします。

立山さま：まずは実践してみることだと思います。

確かに大変ですし、簡単ではありません。しかし、勤怠管理は労務管理の基礎です。そこを整えることで企業の法令遵守や業務改善につながります。

社労士だからこそできる支援ですし、顧問先との関係性も深まります。難しいからこそ、挑戦する価値は大きいと思います。

春田さま：もし体制づくりに悩んでいるのであれば、実際に取り組んでいる事務所の話を聞くのも1つの方法です。私たちもまだ発展途上ですが、勤怠管理を入り口にしたDX支援には大きな可能性があると感じています。

本日は貴重なお話をありがとうございました。


導入事例をダウンロードする