システムトラブルが変革のトリガーに

「オフィスステーション Pro」を導入される以前は、別のシステムをご利用されていたと伺いました。切り替えを検討されたきっかけを教えてください。

井上さま：もともと使っていたシステムのカスタマーサポートに不満があったので、以前から「いつか別のシステムに切り替えたい」と考えていたんです。
そんな中、旧システムでランサムウェアの被害が発生しました。いつ復旧するかわからない状況は、当事務所にとって大きな恐怖で、このトラブルが切り替えを決断する直接的なきっかけになりました。

目黒さま：当時は復旧を待つことができず、旧システムから強制的にデータをダウンロードし、移行作業に取り組みました。エフアンドエムさんの緊急セミナー前に決断したため、大変だった記憶がありますね。

「オフィスステーション Pro」を選定される際に、他のシステムと比較検討されましたか？ また、決め手となったポイントは何だったのでしょうか？

井上さま：はい。複数のクラウドシステムを比較検討しました。その中で「オフィスステーション Pro」に決めたのは、当事務所のビジネスモデルとマッチしていたからです。他社システムが「供給したいシステムがすべて仕入れ値」だったのに対し、「オフィスステーション Pro」はそうではなかったので、当事務所のニーズに合致していました。

全員で挑んだ「1年がかり」のデータ移行

「オフィスステーション Pro」への切り替え時、データ移行はスムーズにおこなえましたか？

目黒さま：”とてもスムーズ”とは言えなかったと思います。先ほどもお話しましたように、旧システムのトラブル直後に移行を決断したので、ダウンロードしたデータも本当に数字の羅列のような状態だったんです。そこから手作業でデータを加工し、移行をおこなう必要がありました。
ただ、「オフィスステーション Pro」には台帳の一括取り込み機能やCSVファイルでの取り込み機能があったので、その点は比較的スムーズに移行作業を進めることができました。

井上さま：当時は全社をあげて移行作業に取り組み、人事評価や助成金担当のスタッフにも手伝ってもらいました。約2カ月間は、全スタッフがデータ移行につきっきりだったと記憶しています。
大変だったのは、通常の業務に加え、新しいシステムの操作を覚えながらの作業だったことです。通常リズムに戻るまでには1年ほどかかりました。費用面もそうですが、スタッフに大きな負担をかけてしまいました。

その際、「オフィスステーション Pro」のサポート対応はいかがでしたか？

目黒さま：マニュアルが画像付きで丁寧に作成されていたので、非常に助かりました。給与計算業務については、お客さまにマニュアルを見ていただくことで、不明点をすぐに解消できました。
電話での問い合わせにもその日のうちに回答をいただけたので、旧システムのように数日待つ必要がなくなり、サポート体制の改善を実感しましたね。

井上さま：旧システムは、給与計算などの細かい設定は非常に充実していました。その反面、機能が充実しすぎている部分もあり、誰でも簡単に使えるわけではありませんでした。
しかし、「オフィスステーション Pro」は「このやり方でやってください」という設計思想なので、パートスタッフでもすぐに操作を覚えることができます。毎年のように機能が拡充されている点もありがたいですね。

5倍の人数でも業務時間が短縮！ 圧倒的な効率化

現在、「アカウント発行」機能はどのように活用されていますか？

目黒さま：最も多いのが「オフィスステーション 給与計算」でアカウント発行をおこなうケースです。「オフィスステーション 年末調整」も従業員に直接入力してもらえるので、アカウント発行できると従業員の業務負担が大幅に軽減されています。タスク発行をして埋めてもらえばそのまま申請できるので、従業員がおこなう業務が減っていると実感しています。

「アカウント発行」機能の活用によって、従業員さまの業務時間はどれくらい短縮できましたか？

目黒さま：以前、紙ベースで給与明細を管理していた40名規模の会社の給与計算を担当していましたが、「オフィスステーション Pro」を導入したことで、5倍規模の会社の給与計算をおこなっても、以前よりも短い時間で処理できるようになりました。こうして試算してみると、かなり違いますね。

中小企業をDXで支援する未来へ

最後に、「オフィスステーション Pro」はどのような事務所におすすめできるでしょうか？

井上さま：変化のスピードが速く、機能の拡充がきちんとおこなわれているので、私たちのようなある程度の規模の事務所はもちろん、独立開業して急成長を目指す事務所にもおすすめできます。
従業員がいない事務所でも、「アカウント発行」機能を活用すれば、従業員を増やさずにサービスを提供できるので、創業したばかりの事務所が少数精鋭で売上を伸ばしたいと考える際にも、非常に適していると思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました！