入退社や残業申請を紙からWebへ、段階的なシステム導入で業務効率化を無理なく推進

役所まで届出に出向く時間と手間が負担に

システム導入以前に抱えていた課題を教えてください。

石渕さま ： 当社およびグループ企業の労務や給与関係の業務は、経理・総務部の私たち2名で担当しています。人的リソースが少ない中、入退社手続きだけでも多いときは月に5〜6件あり、役所まで届出に出向く時間と手間が負担になっていました。また、遠方の拠点とのやりとりにも手間がかかっており、いかに業務を効率化するかが課題でした。

「オフィスステーション」導入のきっかけと選んだ決め手を教えてください。

石渕さま ： まずは社会保険の申請手続きを効率化したいと考え、５社以上のシステムを検討しました。オフィスステーションを選んだ決め手は、対応している手続きや申請の種類が最も多かったからです。また無料トライアルで当社が求める機能を備えていることを確認し、実際に使ってみて「便利だな」と感じたことも決め手になりました。

従業員が迷わないようシステムを「オフィスステーション」に１本化

「オフィスステーション 労務」を導入後、当社の別製品も導入されています。その経緯をお聞かせください。

石渕さま ： 「オフィスステーション 労務」の導入後、「オフィスステーション 有休管理」と「オフィスステーション 給与明細」をほぼ同時期に導入し、最後に「オフィスステーション 年末調整」を導入しました。その都度、他社のシステムも検討しましたが、異なるシステムを導入すると使用する従業員が戸惑うと思い、最終的に「オフィスステーション」で１本化することにしました。

導入にあたって苦労されたことはありますか？

原田さま ： 個人的には、「オフィスステーション 年末調整」の導入のときが１番苦労しましたね。特に最初の設定に戸惑いましたが、電話でのサポートを受けることができたので、何とか設定できました。また、初めてシステムを使う従業員からの問い合わせに1件ずつ対応する必要があったので、担当が2名しかいないこともあり、そこも苦労した点です。

石渕さま ： 従業員も使ったことがないので、最初は手探りだったと思いますが、最近は使い慣れたようで、問い合わせもなくなりました。

「オフィスステーション 年末調整」を導入し、年末調整にかかる作業時間を約半分に

「オフィスステーション」を導入して感じられた成果を教えてください。

石渕さま ： 「オフィスステーション 労務」を導入し、紙の書類で手続きをおこなうことがなくなりましたので、紙代、郵送用の切手代、封筒代などの経費削減になっています。手続き書類の届出のために役所に出向く必要もなくなり、その時間をほかの業務に充てられるようになりました。

また、申請手続き全般にワークフロー機能を使用しています。残業や休日出勤の申請での活用が多いです。こちらも紙で管理する必要はありません。結果として、業務全体で見ると、かなり効率化できており、突発的な業務にも丁寧に対応できるようになりました。従業員もスマホやPCから申請することができ、便利になったと思いますよ。

原田さま ： 「オフィスステーション 有休管理」について言えば、毎月送ってもらっていた申請書が必要なくなり、こちらもWeb上で確認できるので、チェックする手間も省けています。また、以前は有給休暇をExcelファイルで管理しており、従業員の認識と相違することもありましたが、電子化によって従業員自身で管理できるようになりましたので、そうしたトラブルもなくなりました。

「オフィスステーション 年末調整」の導入による成果はいかがですか？

石渕さま ： 手作業で起こりやすい計算ミスもなくなり、圧倒的に時間短縮できています。扶養控除申告書や保険に関して手で記入してもらっていたものについて、「ブラウザ上で『はい』『いいえ』を選ぶだけ」「所得については自動計算」となりましたので、ミスが少なく、チェックもしやすくなりました。また、画像貼り付けも可能なため、原本を待たずにチェックを終わらせることができ、３週間ほどかかっていた作業を半分ほどの時間で終えられるようになりました。

原田さま ： 導入前は、本社で年末調整の書類をすべて印刷して各拠点に送っていました。それがなくなっただけでも、かなり効率化できていると思います。また、年末調整で最も時間がかかっていたのは、保険料控除の原本との照合作業でしたが、オフィスステーションではほとんどの項目が、「はい」か「いいえ」で答えるだけでいいので、従業員も正確に答えられるようになったように思います。以前は、年末調整の作業で残業していたと思いますが、今は残業することもありません。

効率アップにつながるシステムは積極的に取り入れ、従業員の満足度を高めたい

今後、取り組んでいきたいことをお聞かせください。

石渕さま ： 現在、本社のほうで人事評価にも取り組んでいますが、これもいずれは電子化できればと思っています。また、効率アップにつながるシステムがあれば、積極的に導入し、従業員の満足度を高めていきたいと思っています。

原田さま ： 給与や年末調整など、お金を扱うこともありますので、従業員にご迷惑をおかけしないように、正確性をもって業務を遂行していきたいと思います。