従業員用マイページに年末調整タスクを通知する方法について、ご説明します。

年末調整を従業員へ通知

［年末調整］＞［毎年処理］＞［年末調整を従業員へ通知］をクリックします。

 をクリックすると、詳細が表示されます。

従業員へ通知（タスク追加）

年末調整タスクを通知（追加）する従業員の「選択」列をチェックし、［タスク追加］をクリックします。

 ポイント
「年末調整を従業員へ通知(タスク)追加」画面について
「年末調整システム設定」にて、「従業員一覧の初期表示：従業員を全件表示しない」と設定している場合、一覧に従業員が表示されません。
対応方法については、こちら の記事をご参照ください。

「選択」列にチェックをつけた従業員のみを表示する場合、「選択」列の［▼］＞［選択した従業員のみを表示］をクリックします。

「タスク追加」ウィンドウが表示されます。「収集方法」「事業所」を選択します。

項目名	説明
収集方法	以下から選択します。 オフィスステーションで収集 扶養控除等申告書情報等を、従業員用マイページを利用して収集する場合に利用します。 紙で収集 扶養控除等申告書情報等を、紙媒体で従業員から収集し、進捗管理に利用します。 紙媒体で従業員から収集した情報は、管理者にてシステムに登録することもできます。 従業員用マイページがない従業員へは、「紙で収集」のみタスク追加できます。
事業所	給与支払者となる事業所を選択します。 プルダウンの選択肢は、年末調整［給与支払者情報の登録］の登録情報です。

「タスク追加予約」を選択します。

即時にタスク追加する場合

「今すぐ追加する」を選択します。

日時を指定してタスク追加する場合

「タスク追加予約」に「予約して追加する」を選択し、［予約状況確認・予約する］をクリックします。

 注意点
・タスク追加予約は60分前までにおこなってください。
・タスク追加予約で指定できる日時はタスク追加を開始する日時です。実際にタスク追加がおこわれ
　る日時とは一致しない可能性があります。
・既にタスク追加予約を設定している場合、［予約削除］からタスク追加予約を削除してください。
・初期データ作成または、マイページ発行をしていない従業員にタスク追加予約をする場合、予約日
　時までに初期データ作成および、マイページ発行をおこなう必要があります。
　※予約日時までにおこなわなかった場合、タスクの追加はされません。

「予約状況」ウィンドウが表示されます。タスク追加を予約する日時を選択します。
※「○」1枠の予約上限件数は、10万件です。

選択した「タスク追加予約日時」が表示されます。

「メール通知」「メール設定」を選択します。

項目名	説明
メール通知	タスク追加時に、従業員へメール通知をおこなうかを選択します。 ※メールアドレスが登録されていない従業員には通知されません。
メール設定	「メール通知」に「通知する」を選択した場合に表示されます。 テンプレート テンプレートを選択すると、登録している「件名」「本文」が表示されます。 「デフォルト」は、初期設定のテンプレートです。 ［テンプレート管理］から、テンプレートの作成・編集が可能です。 詳細は、本マニュアル内「【補足】テンプレート管理の作成・編集」をご確認ください。 件名 テンプレートに登録されている内容が表示されます。 必要に応じて編集してください。 本文 テンプレートに登録されている内容が表示されます。 必要に応じて編集してください。 ※[—従業員_氏—]等の使用可能変数部分を編集すると、正しく変換されません。

各項目の設定後、［はい］をクリックします。

タスク追加が完了すると、「進捗状況」欄が表示されます。

「今すぐ追加する」を選択して追加した場合

「進捗状況」欄と、「事業所」「収集方法(タスク)」「事業所(給与支払者)」「タスク追加日時」「メール通知日時」「進捗状況」列が更新されます。
※「メール通知日時」はメールアドレスの登録がある従業員でメール通知をおこなった場合に表示されます。

 補足
「タスク履歴」について
「タスク追加日時」「タスク削除日時」列の［タスク履歴］をクリックすると、「追加日時」「削除日時」「操作者」を確認できます。

「予約して追加する」を選択して追加した場合

「進捗状況」欄と、「事業所」「事業所(給与支払者)」「タスク予約日時」が更新されます。

 補足
「予約詳細」について
「タスク予約日時」列の［予約詳細］をクリックすると、予約した内容を確認できます。

予約した日時に到達し、タスク追加が完了すると、「進捗状況」欄が更新されます。
また、「収集方法(タスク)」「タスク追加日時」「メール通知日時」「進捗状況」列が更新されます。
※「タスク予約日時」の情報は削除されます。

タスク追加完了時のメール通知

操作者のメールアドレスが「利用者管理」に登録されている場合は、年末調整のタスク追加完了時に登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「年末調整を従業員へ通知 (タスク追加) タスク追加」です。

 ポイント
メールアドレスは、［マスタ管理］＞［利用者管理］に登録されているアドレスになります。

タスク追加予約完了時のメール通知

操作者のメールアドレスが「利用者管理」に登録されている場合は、年末調整のタスク追加予約完了時に登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「年末調整を従業員へ通知 (タスク追加) タスク追加予約」です。

従業員への通知メール　サンプル

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。下図は、初期値テンプレート「デフォルト」を設定したサンプルになります。

【補足】テンプレート管理の作成・編集

従業員へ通知するメールの本文をテンプレートに登録し、管理します。

「タスク追加」ウィンドウにて、［テンプレート管理］をクリックします。

該当する操作のボタンをクリックします。

No.	項目名、ボタン名	説明
①	テンプレート一覧	登録したテンプレートが表示されます。 「デフォルト」は、初期設定のテンプレートです。
②	新規作成	クリックすると、テンプレートを新規で作成します。
③	複製	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを複製し、新規で作成します。
④	削除	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを削除します。
⑤	編集	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを編集します。

［新規作成］、［複製］、［編集］をクリックすると、編集画面が開きます。

各項目を設定し、［保存］をクリックします。

 ポイント
「使用可能変数」について
・使用可能変数とはメール本文に埋め込むことができる変数で、メール送信時、オフィスステーションに
　登録されている情報に変換されます。
　例えば、［従業員氏名］をクリックすると、「[—従業員氏—] [—従業員名—]」が本文に設定されます。
　
　
・[—従業員_氏—]等の使用可能変数部分を編集すると、正しく変換されません。

その他の操作

予約削除／タスク削除

メール通知

事業所変更

添付台紙出力

★年末調整始め方ガイド

年末調整始め方ガイドからご覧いただいている場合は、次の操作へお進みください。

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