従業員側で年末調整情報を入力する際に表示される初期値のデータを設定する方法をご説明します。
従業員台帳の情報のほか、一部連携ソフト（PCA給与クラウド）からのAPIデータ連携、昨年オフィスステーションで年末調整をされている場合は昨年データを利用することができます。
※API連携をおこなう場合、事前にシステム連携設定をおこなう必要があります。

１．年末調整初期データ作成

メインページ［年末調整］＞［毎年処理］＞［年末調整初期データ作成］をクリックします。
※Proの場合は、［顧問先選択］をクリックします。

ガイドに沿って操作を進めている場合は、ガイド内［年末調整初期データ作成］をクリックします。

初期データの作成

初期データを作成します。詳細が表示されていない場合は、［詳細設定 ∨］をクリックします。

各情報に対し、引継ぎ元のデータを設定します。

初期データの設定について

2024年度変更点

・各情報の［？］クリック時に表示される「引継ぎについて」の内容を変更しました。
・保険情報「昨年のデータを引き継ぐ (団体保険データを引き継がない)」選択時、企業型年金加入者掛金も引き継がないようになりました。

各情報の右側 ［？］をクリックすると、「従業員台帳」「昨年データ」「PCA給与クラウド」、それぞれを選択した場合に引き継がれる項目の一覧を表示します。

• 本人情報　　　　：　「データは引き継がない」「従業員台帳を引き継ぐ」「昨年のデータを引き継ぐ」
  　　　　　　　　　　「PCA給与クラウドから取り込む」から選択できます。

• 扶養情報　　　　：　「データは引き継がない」「従業員台帳を引き継ぐ」「昨年のデータを引き継ぐ」
  　　　　　　　　　　「PCA給与クラウドから取り込む」から選択できます。

• 保険情報　　　　：　「データは引き継がない」「昨年のデータを引き継ぐ (団体保険データを引き継ぐ)」
  　　　　　　　　　　「昨年のデータを引き継ぐ (団体保険データを引き継がない)」
  　　　　　　　　　　「PCA給与クラウドから取り込む」から選択できます。
  　　　　　　　　　　※昨年、電子控除証明書から取り込んだデータは引継ぎません。
  　　　　　　　　　　※「団体保険データ」とは、昨年 保険情報の初期データ作成時に、
  　　　　　　　　　　　「団体保険」に「該当する」と設定されたデータが対象です。

• 住宅ローン情報　：　「データは引き継がない」「昨年のデータを引き継ぐ」から選択できます。
  　　　　　　　　　　※昨年、電子控除証明書および電子残高証明書から取り込んだデータは引継ぎません。

• 前職源泉情報　　：　「データは引き継がない」「PCA給与クラウドから取り込む」から選択できます。

　
　
　

「システム設定」（青破線枠部分）は、「年末調整システム設定」にて設定した内容が表示されます。
確認後、［年末調整の初期データ作成］をクリックします。

　
　
　

「年末調整の初期データ作成」ウィンドウが表示されます。
［はい］をクリックします。

2024年度変更点

・「年末調整の初期データ作成」ウィンドウに、システム設定「扶養親族の続柄の表示選択内容」について追記しました。

初期データの作成完了

作成完了時のメール通知

初期データの作成完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合は、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
※差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。
※メールの件名は「年末調整の初期データの作成 初期データの作成」です。

　
　
　

作成完了後の画面

初期データ作成後、未作成件数は「0件」となり、［年末調整の初期データ作成］ボタンはグレーアウトします（青破線枠部分）。
※［年末調整の初期データ作成］ボタンの右側に、作成した操作者名と作成日時が表示されます。

［初期データ一括削除］をクリックすると、作成した初期データを全件削除します。
※年末調整タスク発行済みの従業員の初期データは削除されません。タスク未発行の従業員の初期データのみ削除
　します。

２．作成した初期データの確認・編集

作成した初期データの確認や編集、データの追加をおこないます。

2024年度変更点

・ファイルの出力やアップロード、DATファイル取り込み時に、エラーが発生した場合のエラーメッセージ内容を変更しました。

作成した初期データの出力

「出力対象選択」欄を設定します。

①初期データの選択　：　出力する初期データの種類を「本人情報」「扶養情報」「保険情報」「住宅ローン
　　　　　　　　　　　　情報」「前職源泉情報」から選択します。

②出力形式　　　　　：　出力するファイルの形式を「Excel」もしくは「CSV」のいずれかから選択します。

③出力範囲　　　　　：　出力する件数の範囲を設定します。
　　　　　　　　　　　　※出力範囲には従業員数ではなく、データ件数が表示されます。
　　　　　　　　　　　　※「保険情報」「住宅ローン情報」「前職源泉情報」は、データを引き継いでいない
　　　　　　　　　　　　　場合 、「全件： 0件」と表示されます。

設定後、［出力］(④)をクリックします。

2024年度変更点

・「年末調整システム設定」の「CSV出力時の文字コード」で指定された文字コードでCSVファイルが出力されるようになりました。

初期データの出力完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合は、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
※差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。
※メールの件名は「年末調整の初期データの作成 初期データの出力」です。

　
　
　

「出力状況」欄の出力されたファイルの［ダウンロード］をクリックし、ファイルをダウンロードします。
※過去に出力したファイルも「出力状況」欄に残ります。表示されていない場合は「∨」をクリックします。
※処理に時間がかかるため最新の「状況」を確認するには、ご利用のPCの「画面の再更新」操作をお試しください。

作成した初期データの確認・編集

本人情報

2024年度変更点

・テンプレートのバージョンを「Ver.4」から「Ver.5」に更新しました。
・「管理者で登録した本人給与収入(年収)の編集設定」項目を追加しました。
・「所得区分」項目の選択肢「1000万円超2400万円以下」を「1000万円超2400万円以下」に変更し、「1805万円超2400万円以下」を
　追加しました。
・「所得区分 記号」項目の選択肢に「D」を追加しました。
・「[障害者]内容」項目を削除しました。※初期データ作成時に自動生成されます。

本人情報の変更をおこなう場合は、本人情報ファイルを編集します。
AJ列の「年末調整の提出」からAU列の「電子控除証明書の設定」は、［年末調整システム設定］にて設定した内容が反映されています。従業員個別に設定を変更する場合は、本ファイルでの編集が必要です。
※テンプレートのバージョン「Ver.5」時点の情報です。

扶養情報

2024年度変更点

・テンプレートのバージョンを「Ver.4」から「Ver.5」に更新しました。
・「続柄詳細」項目を追加しました。
　※［年末調整システム設定］の「扶養親族の続柄の表示選択」を「続柄詳細を表示」で設定している場合に利用可能です。
　　登録されていない続柄詳細が入力されている場合は、エラーとなり取り込みができません。
・「[障害者]内容」項目を削除しました。※初期データ作成時に自動生成されます。
・「今年の扶養親族の退職所得」、「来年の扶養親族の退職所得」項目を追加しました。

出力されていない扶養家族の情報を追加または情報を変更する場合は、扶養情報ファイルを編集します。
扶養家族を追加する場合、必須項目であるD列の「従業員番号」からF列の「[従業員]名」(①)は、従業員本人の情報を、G列の「氏」からM列の「生年月日」(②)は、扶養家族の情報を入力します。
「共通項目」に加えて配偶者の場合は「配偶者項目」を、扶養親族の場合は「扶養家族項目」に情報を入力します。
※テンプレートのバージョン「Ver.5」時点の情報です。

保険情報

2024年度変更点

・テンプレートのバージョンを「Ver.3」から「Ver.4」に更新しました。
・「社会保険種類」項目の選択肢「後期高齢者」を「後期高齢者医療保険」に変更しました。
・「受取人／家屋等の居住者続柄」項目を削除しました。

会社側で把握している保険情報を追加する場合は、保険情報ファイルを編集します。また、昨年データの更新をおこないます。
保険情報に登録するデータは、「生命保険」「地震保険」「社会保険」「小規模企業共済等掛金」です。
D列の「従業員番号」からF列の「[従業員]名」に、従業員本人の情報を入力します。
また、T列からV列の「共通項目」(①)については、 オフィスステーションで管理する情報のため、新規で登録する場合は空白で登録します。
※S列の「団体保険」(②)に「該当する」を選択すると、従業員側では本保険情報は編集できません。
※テンプレートのバージョン「Ver.4」時点の情報です。

住宅ローン情報

2024年度変更点

・「土地等の取得対価の額 (ホ)」項目の最大文字数を「9桁」へ変更しました。

会社側で把握している住宅ローンの情報を追加する場合は、住宅ローン情報ファイルを編集します。また、昨年データの更新をおこないます。
D列の「従業員番号」からF列の「名」に、従業員本人の情報を入力します。
G列の「住宅控除申告書の種類」に選択する内容により、入力する項目が異なります。
「令和元年以前に発行を受けた住宅控除申告書」の場合、J列からCB列の項目に必要な情報を入力します。
「令和2年以降に発行された住宅控除申告書」の場合、CC列からEO列の項目に必要な情報を入力します。
また、EP列からER列の「共通項目」については、 オフィスステーションで管理する情報のため、新規で登録する場合は空白で登録します。
※テンプレートのバージョン「Ver.4」時点の情報です。

前職源泉情報

2024年度変更点

・同一従業員の「支払者の氏名又は名称」と「退職年月日」が完全一致する場合、重複エラーが発生するよう改修しました。

会社側で把握している前職源泉情報を追加する場合は、前職源泉情報ファイルを編集します。
D列の「従業員番号」からF列の「[従業員]名」に、従業員本人の情報を入力します。
G列の「支払者の氏名又は名称」へは、前職の会社名を入力します。
H列の「編集可否」へは、［年末調整システム設定］にて登録した内容を反映しています。
従業員個別に設定を変更する場合は、本ファイルで編集をおこないます。
S列からT列の「共通項目」については、オフィスステーションで管理しているため、新規で登録する場合は空白で登録します。
※テンプレートのバージョン「Ver.3」時点の情報です。

作成した初期データの個別削除

各情報ファイルの削除したいデータの「削除」列に、プルダウンより「削除」を選択します。
※「削除」列に「編集不可」と設定されているデータについては、タスクが発行済みのため削除できません。

編集した初期データのアップロード

「アップロードファイル選択」欄にて、［ファイルの選択］(①)をクリックし、編集したファイルを選択します。
選択後、［アップロード］(②)をクリックします。

初期データの更新完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
※差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。
※メールの件名は「年末調整の初期データの作成 初期データの更新」です。

　
　
　

「アップロード状況」欄の「状況」列に「反映済み」と表示されたら、アップロード完了です。
エラーがある場合、「状況」列の「取込エラー有」をクリックすると、取込エラー一覧を確認することができます。

LINC形式（DATファイル）の団体保険情報取り込み

取り込んだ保険情報は団体保険として登録されるため、従業員側での編集・削除はできません。
取り込んだ保険情報は保険情報の初期データテンプレートを出力すると、確認や編集ができます。

LINC形式 (DATファイル)の取り込みをする場合は、画面下部4⃣の「アップロードファイル選択」欄にて、［ファイルの選択］(①)をクリックし、 LINC形式 (DATファイル) を選択します。
［アップロード］(②)をクリックします。
※「LINC形式について」右横の［？］（青破線枠部分）をクリックすると、取り込みに対応している「取込フォー
　マットについて」とオフィスステーションにて取り込みができる「生命保険会社コード一覧」を確認できます。

LINC形式（DATファイル）の団体保険情報の取り込み完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
※差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。
※メールの件名は「年末調整の初期データの作成 団体保険情報の取込」です。

　
　
　

「アップロード状況」欄の「状況」列に「反映済み」と表示されたら、アップロード完了です。
エラーがある場合、「状況」列の「取込エラー有」をクリックすると、取込エラー一覧を確認することができます。
取り込んだ情報を削除する場合は、［DAT取込データ一括削除］をクリックします。

３．年末調整初期データ作成の完了

以上で、年末調整の初期データ作成は完了です。

画面上部の「年末調整作成の流れ」内の［マイページ発行］もしくは、画面最下部の［次のステップへ］をクリックし、次へ進みます。
※マイページの発行をすでにおこなっている場合は、「年末調整を従業員へ通知」が次のステップです。
　 「年末調整を従業員へ通知」 は、10月上旬リリース予定のため、現在はクリックすることができません。

★年末調整ガイド

年末調整ガイドからご覧いただいている場合は、次の操作へお進みください。

• 年末調整ガイド（企業版）
• 年末調整ガイド（Pro版）