従業員から収集した申告データ情報を取り込んだテンプレートを利用または給与ソフト側で確定した情報をオフィスステーションへ取り込み、源泉徴収票を作成し、従業員マイページへ公開する方法について説明します。

１．顧問先の選択　※Proのみ

メインページ［年末調整］＞［顧問先選択］をクリックし、操作をおこなう顧問先を選択します。
※選択した顧問先は、再度［顧問先選択］をおこなう、もしくは「ログアウト」するまで固定されます。

２．源泉徴収票の作成開始

メインページ［年末調整］＞［毎年処理］＞［従業員への源泉徴収票の公開］をクリックします。
ガイドに沿って操作を進めている場合は、ガイド内［従業員への源泉徴収票の公開］をクリックします。

年末調整タスクの進捗状況が「確認済」の従業員の一覧が表示されます。
画面に表示される従業員については、「絞り込み検索」機能を利用して絞り込むことができます。

３．源泉徴収票の作成

2023年度変更点

・源泉徴収票の2023年版フォーマットに合わせて以下の追加・変更をおこないました。
　・「摘要　退職所得を有する配偶者・扶養親族」「扶養親族　扶養親族区分」「PDF出力メモ」の項目を追加
　・「(〇回目) 住宅借入金等 特別控除区分」の選択肢に「住(特家)/認(特家)/震(特家)」を追加
　・「(〇回目) 住宅借入金等 特定取引」の選択肢「特別特定取得/特例取得/特別特例取得」を「特別特定取得」に集約
・源泉徴収票の「摘要」欄に項目名の見出し（扶養、前職、住宅借入金3回目、その他、市区町村）を印字しないように変更をおこないました。
・源泉徴収票の欄外（右下）に任意の文字（50文字まで）を設定できるようにするため、「PDF出力メモ」の項目が追加になりました。
　
［2024/01/10追記］
・源泉徴収票2024年版フォーマットの作成ができるようになりました。

対象年の選択

対象年を選択します。

一括で源泉徴収票を作成

一括で源泉徴収票データを取り込み、源泉徴収票を作成します。

源泉徴収票を作成する従業員の「選択」列にチェックを付けます。
※「対象者選択」のプルダウンから一括での選択が可能です。

［源泉データ取り込み］をクリックします。

「源泉徴収票の取り込み方法」のプルダウンから取り込み方法を下記４つのうちから選択します。

• オフィスステーション(Excel・CSV)で取り込み　：　
  テンプレートファイルに源泉徴収情報を入力し、アップロードすることで源泉徴収票データを取り込みます。
  年末調整申告データの情報を反映することも可能です。

• 他社システムで取り込み　：
  「PCAクラウド 給与 dx」または「PCAクラウド 給与 hyper」と、源泉徴収票データのAPI連携をおこないます。
  ※API連携をおこなうには事前に、［マスタ管理］＞［システム設定］にて連携設定が必要です。
  　連携設定がされていない場合、選択肢に表示されません。

• 法定調書CSV(給与所得の源泉徴収票)で取り込み　：
  給与ソフトから出力した「法定調書CSV(e-Tax形式)」または「給与支払報告書-源泉徴収票CSV(eLTAX形式)」ファイルを取り込みます。

• 給与支払報告書XMLで取り込み　：
  給与ソフトから出力した「給与支払報告書XML」ファイルを取り込みます。

2023年度変更点

・操作の選択肢「オフィスステーション(Excel)で取り込み」が「オフィスステーション(Excel・CSV)で取り込み」に変更になりました。

オフィスステーション(Excel・CSV)で取り込み

2023年度変更点

・CSVファイルでの10,000件の出力・取り込み機能が追加になりました。
・源泉徴収票を一括作成、ファイルの取り込み処理完了時に、操作者に完了通知メールを送付する機能が追加になりました。
・ファイルのバージョンが「Ver.5」に変更になりました。
　【Ver.5の変更内容】
　　・「(〇回目) 住宅借入金等 特別控除区分」の選択肢に「住(特家)/認(特家)/震(特家)」を追加
　　・「(〇回目) 住宅借入金等 特定取引」の選択肢「特別特定取得/特例取得/特別特例取得」を「特別特定取得」に集約
　　・「摘要　退職所得を有する配偶者・扶養親族」「扶養親族　扶養親族区分」「PDF出力メモ」を追加
・アップロード時に社会保険の金額マイナス値が取り込めるようになりました。
　
［2024/01/10追記］
・2024年版のファイルのバージョンが「Ver.6」に変更になりました。
　【Ver.6の変更内容】
　　・「郵便番号」の削除

年末調整の情報を源泉徴収票へ一部反映

「源泉徴収票の取り込み方法」に「オフィスステーション(Excel・CSV)で取り込み」を選択します。
年末調整申告データの情報を源泉徴収票へ反映する場合は、［源泉徴収票を一括作成］をクリックします。
反映が不要の場合は、「ExcelファイルまたはCSVファイルを使用して源泉データを取り込み」へ進みます。
※［？源泉徴収情報一括作成について］をクリックすると、年末調整申告データの情報から反映される項目について
　確認できます。

「源泉徴収票を一括作成」ウィンドウが表示されます。内容を確認し、［はい］をクリックします。

年末調整の情報を源泉徴収票へ一部反映が完了すると、「作成進捗」に「一括作成処理を完了しました。(作成した日時と担当者名)」と表示されます。

ExcelファイルまたはCSVファイルを使用して源泉データを取り込み

「出力ファイル形式」を「Excelファイル」または「CSVファイル」から選択、［ファイルを出力］をクリックし、ファイルをダウンロードします。

• Excelファイル　：　5,000件を超えるごとにファイルを分割して出力します。
• CSVファイル　 ：　10,000件を超えるごとにファイルを分割して出力します。

出力したファイルに必要な源泉徴収票の情報を入力し、保存します。
※ファイルのバージョンは、「Ver.5」となります。

［ファイルの選択］をクリックし、保存したファイルを選択、［アップロード］をクリックします。

「アップロード状況」欄の「状況」に「反映済み」と表示されたら、取り込みは完了です。
「４．源泉徴収票の公開」にお進みください。
「取込エラー有」と表示された場合は、文字をクリックし、「取込エラー一覧」をご確認ください。

他社システムで取り込み

「PCAクラウド 給与 dx」または「PCAクラウド 給与 hyper」と、源泉徴収票データのAPI連携をおこないます。

2023年度変更点

・源泉徴収票の2023年版フォーマットに合わせてデータの取り込み内容を調整しました。

「源泉徴収票の取り込み方法」に「他社システムで取り込み」を選択し、［PCAクラウド 給与 dx連携］または［PCAクラウド 給与 hyper連携］をクリックします。

「対象データ領域」を選択し、［はい］をクリックします。

連携結果は、連携ボタンの下に表示します。取り込みが正常に終了したら、「４．源泉徴収票の公開」にお進みください。
取り込みがエラーの場合、［エラー］をクリックすると、エラー内容詳細を確認できます。

法定調書CSV(給与所得の源泉徴収票)で取り込み

2023年度変更点

・源泉徴収票の2023年版フォーマットに合わせてデータの取り込み内容を調整しました。
・複数の従業員番号をもつ同一従業員に対して紐付け先を選択できるようになりました。

「源泉徴収票の取り込み方法」に「法定調書CSV(給与所得の源泉徴収票)で取り込み」を選択します。
［ファイルの選択］をクリックし、取り込みをおこなう「法定調書CSV(e-Tax形式)」または「給与支払報告書-源泉徴収票CSV(eLTAX形式)」ファイルを選択します。

［アップロード］をクリックします。取り込みが正常に終了したら、「４．源泉徴収票の公開」にお進みください。
※従業員データが5000件を超える場合、１ファイル5000件ごとの取り込みをお願いします。

法定調書CSVファイル内に「姓」「名」「生年月日」が重複する従業員情報が存在している場合、「紐付けダイアログ」が表示されますので、紐付け先の従業員台帳情報を選択してください。

給与支払報告書XMLで取り込み

2023年度変更点

・源泉徴収票の2023年版フォーマットに合わせてデータの取り込み内容を調整しました。
・複数の従業員番号をもつ同一従業員に対して紐付け先を選択できるようになりました。

「源泉徴収票の取り込み方法」に「給与支払報告書XMLで取り込み」を選択します。
［ファイルの選択］をクリックし、取り込みをおこなう給与支払報告書XMLファイルを選択します。

［アップロード］をクリックします。取り込みが正常に終了したら、「４．源泉徴収票の公開」にお進みください。
※従業員データが5000件を超える場合、１ファイル5000件ごとの取り込みをお願いします。

給与支払報告書XMLファイル内に「姓」「名」「生年月日」が重複する従業員情報が存在している場合、「紐付けダイアログ」が表示されますので、紐付け先の従業員台帳情報を選択してください。

個別で源泉徴収票を作成・作成した源泉徴収票の編集

源泉徴収票を作成する従業員の「源泉徴収情報」列の［源泉徴収票を作成］をクリックします。作成済みの源泉徴収票を編集する場合は、［源泉徴収票を見る］をクリックします。

作成済みの源泉徴収票を編集する場合は、［編集］をクリックします。
削除する場合は、［削除］をクリックします。

源泉徴収票の情報を入力します。
「公開状況」に「公開」を選択すると、保存した源泉徴収票情報が従業員マイページに即時公開されます。

入力が完了後、画面最下部の［内容を確認する］をクリックします。

内容を確認し、画面最下部の［保存］をクリックします。

作成した源泉徴収票は、［PDFダウンロード］をクリックするとPDFファイルを出力できます。また、［PDFプレビュー］をクリックすると、プレビュー画面で確認できます。

源泉徴収票の一括削除

作成した源泉徴収票を一括で削除します。

2023年度変更点

・源泉徴収票の一括削除機能が追加になりました。

源泉徴収票を削除する従業員の「選択」列にチェックを付け、［源泉データ取り込み］をクリックします。
※「対象者選択」のプルダウンから一括での選択が可能です。

「源泉徴収票の取り込み方法」に「オフィスステーション(Excel・CSV)で取り込み」を選択し、［源泉徴収票の一括削除］をクリックします。

［はい］をクリックします。源泉徴収票が削除されます。

４．源泉徴収票の公開

作成した源泉徴収票を一括で各従業員の従業員マイページへ公開します。
即時に公開する方法と日時を指定して公開予約する方法があります。また、従業員ごとに個別に公開する場合は、前述の「個別で源泉徴収票を作成・作成した源泉徴収票の編集」をご参照ください。

従業員マイページの源泉徴収票画面に「ふるさと納税控除上限額簡易シミュレーション」を表示する場合は、下記関連記事をご参照ください。
※下記関連記事の設定に関わらず、2024年版の源泉徴収票には「ふるさと納税控除上限額簡易シミュレーション」
　は表示されません。

即時公開

作成した源泉徴収票を各従業員の従業員マイページへ即時公開します。
日時を指定して自動公開をする場合は、「自動公開設定」をご参照ください。

従業員マイページに源泉徴収票を公開する従業員の「選択」列にチェックを付け、［公開設定・通知］をクリックします。
※「対象者選択」のプルダウンから一括での選択が可能です。

［公開ステータス一括編集］をクリックします。

「公開ステータス」に「公開」を選択します。
従業員に源泉徴収票を従業員マイページに公開したことを通知する場合は、「メール送信」に「する」を選択します。
［はい］をクリックします。
※通知メールは各従業員に登録されているメールアドレスへ送信されます。

源泉徴収票を公開した各従業員の「公開ステータス」列に「公開」と表示されると、公開完了です。
また、通知メールを送信した場合は「メール通知日時」列にメールを送信した日時が表示されます。

自動公開設定

作成した源泉徴収票を日時を指定して各従業員の従業員マイページへ自動公開します。

2023年度変更点

・従業員へ源泉徴収票を日時指定して自動公開する機能が追加になりました。

［公開設定・通知］をクリックし、［自動公開設定の追加］をクリックします。

「自動公開日時」に源泉徴収票を従業員マイページに公開する日時を入力し、［はい］をクリックします。
※通知メールは自動公開時に、自動公開対象かつメールアドレスが登録されている従業員すべてに送信されます。

各従業員の「公開ステータス」列に「公開予定(日時)」が表示されます。
また、「メール通知日時」列は自動公開時に通知メールを送信後に送信日時が表示されます。

自動公開日時を変更する場合は、［編集］をクリックし日時を変更します。
また、自動公開設定を取り消す場合は、［（削除）］をクリックします。

５．源泉徴収票の出力

作成した源泉徴収票を一括でPDF出力します。
個別で出力する場合は、前述の「個別で源泉徴収票を作成・作成した源泉徴収票の編集」をご参照ください。

源泉徴収票を出力する従業員にチェックを付け、［一括出力］＞［PDF出力］をクリックします。

［はい］をクリックします。

「出力状況」欄が表示されます。ファイルの作成が完了すると、［ダウンロード］と表示されます。
［ダウンロード］をクリックし、源泉徴収票のPDFデータをダウンロードします。

令和5年分　給与所得の源泉徴収票　サンプル

【補足】通知メールについて

従業員への公開通知メール

「メール送信：する」と設定し即時公開したタイミングと自動公開設定日時に自動公開したタイミングに、メールアドレスの登録がある従業員に下図のようなメールを送信します。

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。メールの件名は「源泉徴収票が公開されました」です。

操作者への完了通知メール

下記処理完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合は、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。

• 源泉徴収票を一括作成完了時
• 源泉徴収票の取り込み完了時
• 源泉徴収票の（PDF）一括出力時
• 自動公開完了時（自動公開設定日時に到達）

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「従業員への源泉徴収票の公開2023（または2024）　選択操作名」です。

★年末調整始め方ガイド

年末調整始め方ガイドからご覧いただいている場合は、次の操作へお進みください。

• 年末調整始め方ガイド（企業版）
• 年末調整始め方ガイド（Pro版）