導入事例

株式会社にんべん 様

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社会保険労務士も推薦!製造販売業での導入事例。

従業員数:206名
#食品加工
株式会社にんべん 様

https://www.ninben.co.jp/

INTERVIEW

早速ですが、「株式会社にんべん」についてご紹介くださいますか?

津田様1699年(元禄12年)に創業し、おかげさまで2019年3月17日で320周年を迎えました。
鰹節、および加工食品の製造販売を生業とし、スーパー等での販売の他、
現在では直営店舗、ECサイト、業務用、海外事業など幅広く展開しています。

社員数は約200名で平均年齢は44歳ですが、新卒採用も積極的に行っており、
毎年10名ほどが入社します。ですので、今後は平均年齢も下がってくるかもしれません。(笑)

ありがとうございます。
実は、私事で恐縮ですが、「にんべんさんの鰹節を食べて、我が子もすくすく育っています。」
貴社の製品には本当にお世話になっております!

では、今度は津田様のお仕事について教えてくださいますか?

津田様私は総務部に所属しています。
主な仕事は、社員の社会保険手続き、社員教育ですが、
総務部は多岐にわたる業務を実施しているため、社内報(誌面・WEB)運営、衛生委員会運営、
社内グループウェア運営管理、安否確認システム運用管理、HP一部運営管理、福利厚生など、
その他業務に携わる女性6名と管理者含めた男性2名の計8名で業務分担しています。

本当に、多くの業務を一手に引き受けていらっしゃいますし、
一人一人が複雑で多岐にわたるお仕事をされているのですね。
だからこそ社会保険などの労務手続きを電子申請しようと思ったのでしょうか?

津田様が電子申請で“業務効率化“しようと考えられた理由を教えてくださいますか?

津田様前任者から引き継ぎを受けて社会保険手続きの業務(実務)を実際にやってみて、
最も強く感じたことは

“(行政に提出しなければならない)帳票の種類が多い”

ということでした。

帳票ごとに何を記入しなければならないのか?調べるのに時間がかかるし、
帳票を作成するのにも膨大な時間を要していました。

しかも、この多種多様な帳票すべてが、手書きで行われていました。
行政に提出する書類ですので、記入事項に間違いがあれば訂正印や
不足の添付書類を申請者(社員)に依頼し、改めて記入をお願いする他、
再訪や郵送での対応も必要になります。
時間も労力も無駄にかかっていると感じていました。

実際、本社ではなく他の事業所にいる社員とは毎日顔を合わせるわけではないので、
やりとりに気を遣いますし、電話等での説明も大変で漠然とですが効率化したいなぁと思っていました。

また、一部の社員からは「総務部へ提出する依頼書(紙)をもっと減らせないものか?」
といった声も上がってきていた時期で、いろいろな要因が重なり始めた時だったのかもしれません。

そんなときに、とある展示会(イベント)で労務手続きを電子申請することで
業務効率化ができるシステムの存在を知り、興味を持つようになりました。
あとからオフィスステーションも展示会に出展していたことを知ったのですが、
はじめはオフィスステーションではない他のシステムに興味津々でしたね。

そうだったのですね!?
では、どのような経緯でオフィスステーションまでたどり着いたのでしょうか?

津田様実は私、キャリアコンサルタントの資格を持っておりまして、
その研修会で知り合った社会保険労務士の先生に労務手続きについて相談に乗ってもらっていた際に、
ご紹介いただいたのがきっかけです。

そうでしたか。
実は、オフィスステーションは、多くの社会保険労務士事務所でもご利用いただいています。
では、最終的にオフィスステーションを「選んだ理由」を教えてくださいますか?

津田様オフィスステーションに決めた理由は5つです。
(1)国家資格者である社会保険労務士の先生からのご推薦(ご紹介)があったこと
(2)ご紹介のお話がでたあとすぐにエフアンドエムの担当者が対応してくださったこと
(3)30日間無料トライアルで実際にシステムを利用してみて使い勝手がよかった
(4)対応している帳票が豊富だったこと(約100帳票)
(5)導入コストがどこよりも安価(費用対効果が高い)

このほか、先ほど申し上げたとおり多岐にわたる業務を複数名で担当しているのですが、
私どもは専門性を追求することも大切ですが、一人ひとりが「多能工化」もすすめることで
何かあったときにも全員がすべての業務を対応できたら良いと考えていました。
その「多能工化」の実現ができそうと思えたのがオフィスステーションでした。

うれしいお言葉をいただきありがとうございます。
導入にあたり、費用対効果についてどのように考えたのか教えていただけますか。

津田様はい。
そもそもの金額が安いのは大きなメリットでした、ただ経費は増えるので、
すべての業務とその時間を洗い出しコストに換算して計算しました。

ありがとうございます。
上記の表にある所要時間と労務担当者の方々の時給を勘案しながら費用対効果を考えられたのですね。

津田様が細かく業務の洗い出しをしてくださったおかげで導入が実現したことに心から感謝申し上げます。
現在、導入して使用状況はいかがでしょうか?

津田様4月に提出するための、雇用保険の資格喪失届、離職証明書、資格取得届を電子申請しました。
健康保険は、組合に加入していますが、協会けんぽ形式による提出が問題ないと確認できたので、
そちらもオフィスステーションで作成しています。

今まで書類作成に、30分かかっていた時間が5分くらいまで削減できている感覚です。

また、従業員情報のデータベースとしての使用も進んでいまして、
今まで作ってきた従業員住所録(エクセル)管理がなくなりました。

提出を受けた労働者名簿の更新は全く行えていなかったのですが、
今後はオフィスステーションがあるので情報更新作業も特に意識せずに行えるようになると
総務部一同喜んでいます!

こちらこそありがとうございます!
オフィスステーションを導入して「ココがいい(良かった)!」ということがあれば教えてくださいますか?

津田様はい。
システム導入した後のサポートデスク(コールセンター)はつながらないものと思い込んでいたのですが、

すぐつながるし、必ずつながるのが助かっています。
早く処理したい業務をすぐに解決したいと思い連絡させてもらうのですが、
それを即座に解決してくれるのがとてもうれしいです。

仕事がたまるのは気分的にあまり良い気持ちではないので…。(笑)

また、社会保険手続きの専門家というわけではないので、
お問い合わせしても正しく伝えられないこともあるのですが、
サポートデスクの窓口担当の方がくみ取ってくれて、
親切丁寧にご対応くださるので安心して問い合わせさせてもらっています。

本当に電話口の対応がやさしいです。

ありがとうございます。
サポートデスクの対応は力を入れているので私どもとしてもとてもうれしいです。
最後に、今後期待することを教えてくださいますか?

津田様(1)行政に提出する帳票ごとに添付すべき資料が何か?がわかるようになるとよりよい。
(2)帳票ごとの添付資料マニュアル(一覧)が欲しい

ありがとうございました。
今後も機能を充実させて参りますのでご期待ください。

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