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株式会社フォーラムジャパン 様

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突撃!オフィスステーション導入事例インタビュー!

従業員数:1000名
#人材派遣
株式会社フォーラムジャパン 様

https://www.forum-j.co.jp/

INTERVIEW

執行役員 管理本部長 大関 歓 様
管理本部管理課 主任 佐藤 和美 様
管理本部管理課 主任 戸水 聡子 様

― 株式会社フォーラムジャパンについて教えてください。

戸水様
株式会社フォーラムジャパンでは旅行業に特化し、添乗員、カウンタースタッフ、通訳ガイド、バスガイドなどの人材派遣業を中心に、旅行業界向け派遣の老舗企業として事業展開を行ってまいりました。
オリンピック、そしてそれ以降も外国人旅行者がますます増えていく予定ですので、旅行業に従事する登録者数は今後も増えていくことが予想されます。
1985年創業、1991年に株式会社化を果たし、2019年4月で34年目を迎えます。
東京・名古屋・大阪に拠点を構え、従業員数は約1,000人に上ります。

― では、実務担当者2人のお仕事を教えてください。

佐藤様
私は、労働保険、社会保険手続きをメインで行っております。
流動性が高い派遣社員の社会保険の得喪、継続給付手続き、特に労働保険料算定、労災手続きなどを一人で行っているため、事案が複数発生すると本当に大変な業務となります。

戸水様
私は、内勤社員の勤怠管理、採用(求人)、海外旅行傷害保険の手続き、年末調整、有休管理、安全衛生(健康診断、ストレスチェックなど)など諸々の業務をおこなっております。

― 株式会社フォーラムジャパンでは、電子申請システム「オフィスステーション労務」「オフィスステーション年末調整」をご導入くださっています。ありがとうございます。
まず、なぜ「オフィスステーション労務」を導入したいと思われたのですか?

佐藤様
はい。オフィスステーション労務の導入は、当時、社会保険手続き業務をお任せしていた社会保険労務士事務所との委託契約が終了したのがきっかけでした。それまでは、全ての情報のやりとりが紙でした。社会保険労務士事務所でも紙で申請書類を作成していたと思います。
現在は、新しい社会保険労務士法人と顧問契約をしているのですが、弊社の事務作業を軽減させたいと思っていましたので、顧問契約を結ぶにあたり2点の確認をおこないました。
1) 社会保険労務士法人では社会保険手続きを電子申請していますか?対応できますか?
2) 弊社から社会保険労務士法人への情報のやりとりはデータでおこなうことができますか?
社会保険労務士法人から「問題ない」旨を即答いただき、顧問契約を締結しました。
その新しい社会保険労務士法人がオフィスステーションを利用していて、社会保険労務士法人との情報連携のために勧められたのが使い始めるきっかけでした。

― 社会保険労務士法人から情報連携ツールとしてご紹介を受けたのがきっかけというのはとてもうれしいです。
では、実際にオフィスステーションを利用してみていかがでしたか?

佐藤様
元々の想定では、弊社から情報をお渡しして、電子申請手続きは社会保険労務士法人からおこなってもらうことを考えていました。少し使い始めた頃に社会保険労務士法人から「システムに抵抗がないなら直接電子申請してみては?」と提案され、オフィスステーションでの電子申請がスタートしました。

まず、「役所に行かなくなったのがとてもいい」です。
ボタン一つで指定された行政機関への手続きが完了するので、移動にかかる費用、時間はもちろん、窓口での待ち時間がなくなるのはとても分かりやすい業務効率であり、業務の生産性向上につながっています。

次に、「直感的に操作できる画面がわかりやすくてとてもいい」です。
マニュアルと格闘しながら一から操作するとなると面倒さが先立ってしまうのですが、オフィスステーションは「間違っていたら戻せばいい」と気軽に操作しています。

最後に「問い合わせ対応がいい」です。
本当に困ったときにはすぐ連絡できますし、丁寧に回答もいただけますし、問題ありません。担当者冥利につきます。

― ありがとうございます。
では、オフィスステーション年末調整をご利用になったきっかけを教えてください。

戸水様
ちょうど2018年分年末調整業務からは、
① 税制改正により従業員から回収する申告書に「配偶者控除等申告書」が1枚追加される
② 従業員1,000人分の回収する申告書が増え作業量が1.5倍になる
ことが想定されていましたので、現場でのチェック体制などを見直し、役割分担しながら休日出勤や残業を何とかなくせないものかを考えていました。
そのときに社会保険手続きでオフィスステーション労務を活用していた同僚(佐藤様)からの紹介でオフィスステーション年末調整の存在を知ったのがきっかけです。
東京ビッグサイトで開催されるHR Expo2018にまで足を運びました。オフィスステーション年末調整の説明を受けたときは、「このシステムを導入しないと皆倒れてしまう(笑)」って思いました。

― ありがとうございます。実際に2018年分の年末調整でオフィスステーション年末調整をご利用になってみていかがでしたか?

戸水様
正直、「ビックリ」しました。
従業員がスマホでシステムを使えるからだと思いますが、システムに慣れていないはずの従業員でも「紙より楽」「“もう終わり!?”っていうくらい簡単に年末調整業務が終わった」という従業員がたくさんいました。
2018年分の年末調整では紙ではなく新しくオフィスステーション年末調整を取り入れての対応でしたので、弊社内でのリリースが遅れましたが、例年よりも短い期間で年末調整業務を終わらせることができたのは本当に良かったです。

― ありがとうございます。
では、最後にオフィスステーションに期待することを教えてください。

佐藤様
オフィスステーションは使える機能がたくさんあるけど追いついていないのでご支援いただきたいです。

戸水様
オフィスステーション年末調整では、入力する側(従業員)もチェックする側(管理者)もより効率よくできるようにしてほしいです。

― ありがとうございます。
今後もご担当者の皆さまが使いやすいシステムであり続けられるよう尽力しつづけます。
今後とも末永くご利用くださいますようお願いいたします!(^^)/

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