算定基礎届の申請をおこなう前に必要な、データメンテナンスの方法についてご説明します。

１．企業情報のメンテナンス

［マスタ管理］＞［企業設定］もしくは［士業用顧問先管理］をクリックします。

「オフィスステーション Pro」をご利用の場合、対象の顧問先をクリックします。

給与日マスタ設定

［その他設定］＞［給与日マスタ］をクリックし、給与日の情報を設定します。

「給与日マスタ」情報が登録されていない場合は、［給与日マスタを追加］をクリックします。
「給与日マスタ」情報が登録済みの場合は、設定内容が正しいかご確認ください。

設定方法については、下記関連記事をご参照ください。

士業用顧問先管理 / 企業設定

［詳細情報を編集する］をクリックします。

＋をクリックすると詳細が表示されます

事業所ごとに申請をおこなう場合は、［他事業所管理］をご活用ください。

基本情報カテゴリの設定

基本情報の項目を設定します。

「給与データの対応月」は、算定基礎届の申請時、設定が必須です。
※「給与データの対応月」は下記の例をご参照ください。
　例）支給日の前月　：　5/10に支払った給与を「4月分給与」として給与データに取り込む場合
　　　支給日の月　　：　5/10に支払った給与を「5月分給与」として給与データに取り込む場合
　　　支給日の翌月　：　5/10に支払った給与を「6月分給与」として 給与データに取り込む場合

基本情報カテゴリの設定方法は、下記関連記事をご参照ください。

社会保険カテゴリの設定

社会保険の項目を設定します。

健康保険組合にも申請をおこなう場合、健康保険組合の情報を設定しておくと、帳票作成時に反映することができます。

項目名	説明
社会保険事業所整理記号	「適用通知書」や「社会保険料の納入告知書（納付書）」に記載されている「半角数字２桁－ｶﾀｶﾅ４桁以内」などの文字列を設定します。 ※健康保険組合の場合は「保険証」に記載。
社会保険事業所整理記号(電子申請CSV添付方式用)	［数字2桁］［半角1-4桁］の情報を入力します。 ※［数字2桁］［半角1-4桁］以外の形式では登録できませんので変換が必要です。変換方法については、管轄支部の協会けんぽホームページよりご確認ください。大阪支部のホームページはこちらをご参照ください。
社会保険事業所番号	年金事務所から事業所ごとに付与される5桁の数値を入力します。
管轄年金事務所名	管轄の年金事務所名を入力します。

社会保険カテゴリの設定方法は、下記関連記事をご参照ください。

入力内容の保存

［内容を確認する］＞［保存する］をクリックします。

以上で、企業情報のメンテナンスは完了です。

２．従業員台帳のメンテナンス

［台帳管理］＞ 顧問先の選択　※Pro版のみ ＞［従業員］をクリックします。

個別で編集する場合

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従業員台帳の情報を個別に編集する場合は、対象従業員をクリックし、画面右上［詳細情報を編集する］をクリックします。

本人情報カテゴリ

【本人情報で最低限登録必要な項目 】

※従業員台帳の必須項目は省略

項目名	説明
社員区分	一般従業員、パートタイマーを判定時に利用します。
育児休業期間（開始） 産前産後休業期間（終了）	休業期間の反映に利用します。
産前産後休業期間（開始） 産前産後休業期間（終了）	休業期間の反映に利用します。
介護休業期間（開始） 介護休業期間（終了）	休業期間の反映に利用します。
その他休業期間（開始） その他休業期間（終了）	休業期間の反映に利用します。
通勤費の支給間隔	通勤費の按分に利用します。
按分した通勤費の開始月	通勤費の按分に利用します。
給与日	支払基礎日数の暦日などの反映に利用します。

社員区分を設定します。
※「役員」「兼務役員」「正社員」「契約社員」「派遣社員」「家族従業員」「出向者」のいずれかを選択
　　⇒　「一般従業員」と判定
　「アルバイト」「パートタイマー」のいずれかを選択　⇒　「パートタイマー」と判定

各休業期間の情報を必要に応じて入力します。
※「その他休業期間 (開始)」では、「その他休業名称」を入力できます。

「給与日マスタ」にて登録した「給与日」を設定します。
通勤費を按分したい場合は、「通勤費の支給間隔」「按分した通勤費の開始月」を設定します。
　例）3月給与で6ヶ月分の通勤費を支給し、4月給与から按分したい場合
　　 「通勤費の支給間隔：６ヶ月」「按分した通勤費の開始月：翌月」と設定してください。

算定基礎届申請時に１名ごとに［給与データ取込］をおこない、かつ、月給者で「報酬支払基礎日数」に所定労働日数から欠勤日数を差し引いた日数を反映希望の場合には、「1ヶ月の所定労働日数」を設定します。
※「報酬支払基礎日数」の反映については、下記関連記事をご参照ください。

社会保険カテゴリ

【社会保険で最低限登録必要な項目 】

項目名	説明
健康保険　加入区分	従前の標準報酬月額や算定対象者を追加時に利用します。
健康保険　被保険者証　番号	健保組合用のCSVファイルを作成時に利用します。
厚生年金　加入区分	従前の標準報酬月額や算定対象者を追加時に利用します。
厚生年金整理番号	被保険者整理番号に利用します。
特定適用事業所の短時間労働者	短時間労働者を判定時に利用します。
標準報酬月額	従前の標準報酬月額の反映に利用します。
標準報酬月額　改定年月	従前改定月の反映に利用します。

「健康保険　加入区分」「健康保険　資格取得年月日」「健康保険　資格喪失年月日」「厚生年金　加入区分」「厚生年金　資格取得年月日」「厚生年金　資格喪失年月日 」「厚生年金整理番号」を設定します。

健康保険組合へ電子申請時のCSVファイルをオフィスステーションにて作成する場合には、「健康保険　被保険者証　番号」を設定します。
※申請時「被保険者整理番号」へ情報が反映されるのは、「厚生年金整理番号」の情報です。

「特定適用事業所の短時間労働者」「二以上事業所勤務者」に該当する場合は、「該当する」にチェックします。
※特定適用事業所については、下記関連記事をご参照ください。

「標準報酬月額」は、「報酬月額」を入力し、［上記の内容を標準報酬月額に反映］をクリック、もしくは［標準報酬月額表］より「標準報酬月額」と「改定年月」を設定します。
※改定年月は、直近（現在）の改定年月を設定します。

入力内容の保存

［内容を確認する］＞［保存する］をクリックします。

従業員台帳情報の個別編集方法は、下記関連記事をご参照ください。

以上で、従業員台帳のメンテナンス（個別編集）は完了です。

一括で編集する場合

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テンプレートのダウンロード

一部の従業員のみ編集をおこなう場合は、該当従業員の「選択」列にチェックをつけます。
※画面左「対象者選択」から、一括での選択ができます。
※「選択」列にチェックなしの場合は、全従業員のデータを出力します。

［データ出力］をクリックします(①)。
「出力形式の選択」に「従業員情報 (Excel形式)」を選択し(②)、［出力］をクリックする(③)と、出力状況欄が表示されます。
［ダウンロード］をクリックし(④)、ファイルをダウンロードします。

テンプレートを編集

テンプレートを編集し、ファイルを保存します。
※sheet「入力規則」のF列「算定基礎届に反映あり」に〇がある項目が、算定基礎届に影響する項目です。

【テンプレートで最低限登録必要な項目 】

※テンプレートの必須項目は省略。
※テンプレートは「Ver.7」時点の情報です。

テンプレート 対象列	項目名	詳細
BP	社員区分	一般従業員、パートタイマーを判定時に利用します。
CD CE	育児休業期間 (開始) 育児休業期間 (終了)	休業期間の反映に利用します。
CH CI	産前産後休業期間 (開始) 産前産後休業期間 (終了)	休業期間の反映に利用します。
CJ CK	介護休業期間 (開始) 介護休業期間 (終了)	休業期間の反映に利用します。
CM CN	その他休業期間 (開始) その他休業期間 (終了)	休業期間の反映に利用します。
DB	通勤費の支給間隔	通勤費の按分に利用します。
DC	按分した通勤費の開始月	通勤費の按分に利用します。
DD	給与日コード	支払基礎日数の暦日などの反映に利用します。
ED	健康保険 加入区分	従前の標準報酬月額や算定対象者を追加時に利用します。
EG	健康保険被保険者証番号	健保組合用のCSVファイルを作成時に利用します。
EI	厚生年金 加入区分	従前の標準報酬月額や算定対象者を追加時に利用します。
EL	厚生年金整理番号	被保険者整理番号に利用します。
EU	特定適用事業所の短時間労働者	短時間労働者を判定時に利用します。
FD	改定年月	従前改定月の反映に利用します。
FE	標準報酬月額	従前の標準報酬月額の反映に利用します。

テンプレートをアップロード

［一括追加／削除／更新］＞［従業員台帳一括編集］をクリックします。

取込するテンプレートファイルの設定方法を選択します。

項目名	説明
更新基準項目	更新時にキー項目とする項目を選択します。
必須項目の編集	必須項目である「従業員番号」「生年月日」「姓」「名」を編集した場合は、「編集する」を選択します。
空欄セル取込方法	ファイルの空欄セルの取込方法を選択します。

［ファイルの選択］をクリックし(①)、先ほど保存したファイルを選択、［アップロード］をクリックします(②)。

［台帳反映する］をクリックします。

アップロードが完了したら、従業員台帳のメンテナンス（一括編集）は完了です。

３．給与データのメンテナンス

［給与データ］をクリックします。
※Pro版では、この後に顧問先を選択します。

算定基礎届の申請に必要となる3か月分の給与データが取り込まれているか確認します。
※給与データを取り込まずに、申請時に情報を手入力することもできます。

3か月分の給与データについて
［企業設定］もしくは［士業用顧問先管理］の「給与データの対応月」により、対象が異なります。
正しく設定されていない場合、1か月ずれて反映される可能性がございますので、ご注意ください。

・支給日の前月　：　３・４・５月の給与データが対象
・支給日の月　　：　４・５・６月の給与データが対象
・支給日の翌月　：　５・６・７月の給与データが対象

給与データの取込方法は、下記関連記事をご参照ください。

給与データ確認時のチェックポイント

• 基本給が登録されている項目の確認
  
  基本給を登録している項目により「報酬支払基礎日数」への反映方法が異なります。
  「基本給(月給)」に登録されている場合は、暦日もしくは所定労働日数から欠勤日数を差し引いた日数を反映します。
  「基本給(日給)」「基本給(時給)」に登録されている場合は、給与データの「出勤日数」「休日出勤日数」「有休日数」「特別休暇日数」を集計した日数を反映します。

• 「前月修正」「前々月修正」項目の確認
  
  申請時、「前月修正１~３」「前々月修正１~３」に登録されている金額は、登録がある月ではなく、前月や前々月に集計します。
  例）５月支給給与の「前月修正１」に10,000円を登録している場合、申請時４月支給給与に10,000円を加算

• 「課税通勤費」「非課税通勤費」項目の確認
  
  申請時、「課税通勤費」「非課税通勤費」に登録があり、従業員台帳にて「通勤費の支給間隔」を登録している場合、按分した通勤費の情報を反映します。

• 「支給項目ヘルプ」の確認
  
  ［データ閲覧(月単位)］もしくは、［データ閲覧(人単位)］画面右上、支給項目ヘルプ右横［？］をクリックし、「報酬（社会保険）」の列を確認してください。
  「報酬（社会保険）」列にチェックがある項目の金額が、申請時集計される項目です。

給与データの編集は、［データ閲覧(人単位)］から、従業員単位、月単位で可能です。操作方法は、下記関連記事をご参照ください。
※一度でも給与データを取り込んだことがある従業員が対象です。

以上で、給与データのメンテナンスは完了です。