基礎知識
年末調整の電子化・ペーパーレス化とは？ 準備方法や解決できる課題まとめ【クラウド推奨】
電子申請やペーパーレス化が進むなかで2020年（令和2年）10月以降、年末調整手続きの電子化が可能となります。
- 年末調整の電子化の時期や対応手続き
- 年末調整の電子化に伴い企業に必要となる準備や対応
- 年末調整の電子化を進めることで解決できる企業側の課題
- 年末調整業務を100時間削減できるクラウドソフト
- 年末調整の電子化には申請書の提出が必要
- 年末調整ソフトの導入で業務効率化・コスト削減につながる
年末調整を電子化する方法はこちら
目次
年末調整の電子化・ペーパーレス化とは
年末調整の電子化・ペーパーレス化とは、控除証明書の受領や各種申告書の作成・提出といった作業を、紙ベースではなく電子的方法を用いておこなうことを言います。
年末調整の電子化に伴い、年末調整控除申告のデータ化が実施されます。
年末調整の電子化・ペーパーレス化はいつから？
年末調整の電子化は、2020年10月以降から実施されます。
従来の年末調整業務は、従業員と紙と書類のやりとりを通じて実施されており、配付・回収・修正依頼や従業員への説明が主流だったため、労務担当者の負担が大きいことや人的ミスの発生、印刷・郵送にかかるコストが課題となっています。
電子化により、人事労務担当者の業務量や負担、人件費、その他コストなどの軽減が期待されています。
電子データで提出可能な年末調整書類
電子データでの提出が可能となる年末調整書類（各種申告書および控除証明書）を解説します。
- 扶養控除等申告書
- 配偶者控除等申告書
- 保険料控除申告書
- 住宅ローン控除申告書 ※控除対象となる家屋での居住が2019年（令和元年）以後である場合に限る
- 基礎控除申告書 ※2020年に新設
- 所得金額調整控除申告書 ※2020年に新設
- 保険料控除証明書（生命保険料、個人年金保険料、介護医療保険料及び地震保険料に限る）
- 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
- 年末残高等証明書（住宅ローン残高証明書等）
年末調整の電子化・ペーパーレス化の準備・手順
年末調整を電子化・ペーパーレス化するためには、承認申請書を税務署へ提出し、従業員への周知やクラウドシステムの導入・改修等をおこなう必要があります。
年末調整電子化の承認申請書の提出
年末調整を電子化するためには、あらかじめ管轄の税務署へ申請書の提出が必要です。
源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書を使用します。
※国税庁の公式HPからのダウンロードとなります。
提出後、申請書類を提出した翌月の末日までに、税務署長からの承認通知の受領または非承認の決定通知を受領していないことのいずれかにより、電子データによる年末調整手続きの開始が可能となります。
給与システムの改修
導入している給与システムが年末調整の電子化に対応できるように改修をおこないます。
算出方法のシステムの改修に加え、2020年以降に企業側で発生する所得金額調整控除の計算対応に向けた改修も必要です。
改修により、従業員から提供を受ける年末調整申告書データや控除証明書等データを給与システムにインポートし、年税額等の計算などをおこなえます。
従業員への周知と承諾
年末調整の電子化にあたり、従業員への周知と承諾が必要です。
同意の取り付けは法令上不要ですが、従業員に保険会社から控除証明書データを取得するなどの年末調整の事前準備が必要なため、迅速に運用を開始する目的として、早めに周知します。
電子化導入後の事務手続き手順の事前説明も必須です。
年末調整に適したクラウド型システムの導入
年末調整に関する各種申告書の作成や給与システムとの連携をおこなうために、クラウド型年末調整システムの導入が必要です。
クラウド型システムの導入は、タブレットやスマートフォンなど各種端末からの利用や、クラウドストレージ上での控除証明書の保管が可能です。
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年末調整の電子化・ペーパーレス化で解決できる課題
年末調整の電子化・ペーパーレス化により、企業は紙での年末調整業務をおこなう際に発生していた課題を解決することができます。
- 紙の書類に関連するコスト
- 他システムへの入力作業
紙の書類に関連するコスト
紙での年末調整業務の場合、従業員への申告書の配付や申告書・控除証明書の回収、内容確認および修正依頼、検算などに人件費や時間といった莫大なコストがかかります。
印刷代・コピー代、郵送費、各書類への押印作業なども発生し、紙による年末調整申告書は7年間の保管が必要となるため、保管場所の確保や管理コストも必要です。
電子化により、税務署に年末調整関連書類を提出するまでに発生するコストを大幅に削減できます。
他システムへの入力作業
年末調整の電子化に伴い、社内で利用している給与システムと年末調整システムを連動させることで、給与システムへの入力作業が削減できます。
データ連携により、年末調整に必要なデータを手入力する作業がなくなり、業務時間の大幅な短縮が可能です。
※ただし、使用中の給与システムが年末調整申告書データの取り込みに対応していることが前提となります。
また、手入力が減ることで入力間違いなどヒューマンエラーもなくなります。
年末調整の電子化・ペーパーレス化とクラウドシステムの導入：まとめ
年末調整の電子化・ペーパーレス化は、年末調整業務を削減できます。
- 申告書および控除証明書のデータ化が可能となる
- 年末調整の電子化に向けて申請書の提出や従業員への周知が必須
- 年末調整に適したクラウド型システムの導入を検討する
- 電子化することにより、書面でのやりとりがなくなり、コスト削減や業務効率化につながる
「オフィスステーション 年末調整」なら、年末調整に必要な申告書類の印刷・配付・回収や給与データの入力などの対応が不要になります。
従業員もクラウドシステムから2ステップで申告を済ませることが可能です。
ご使用の給与システムもそのまま利用でき、30日間の無料トライアルも受け付けています。
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