バックオフィス業務で残業が発生しやすい要因５つと解決策

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こんにちは。人事労務クラウドソフト「オフィスステーション 労務」のお役立ち情報 編集部です。

企業に欠かせないバックオフィス業務ですが、どうしても売上を直接的に生み出す部署でないということもあり、業務改善が後回しになりがちです。企業によっては、バックオフィス業務に慢性的な残業が発生し、従業員の意欲減退にも繋がっているケースがあります。

他部署の業務を縁の下で支える存在のバックオフィス業務について、今回は残業が発生しやすい要因を５つ、解決策と合わせてご紹介していきます。

要因１：１人当たりの担当業務量が合っていない

割り振られている業務量が1人当たりの適切量を超えてしまい、その結果、恒常的に残業が発生しているケースがあります。

よくあるケースとして次のような例が挙げられます。

• 欠員採用がおこなえないまま、現在いる社員で手分けして業務対応に当たっていたが、その業務量が当たり前になってしまった。
• 法改正などの対応が必要ではあるものの、業務量が多いため会社としての根本的な対策が取れないまま現在に至っている。

要因１の解決策

担当業務量が適切なのかを見極め、人員採用をすべきか、業務フローやシステム面での見直しで解消できるのか、まずは業務内容とフロー、工数についてそれぞれ可視化し、考え直す必要があります。

要因２：ヒューマンエラーが起きやすい仕組みが放置されている

歴史のある企業がよく陥る問題として、「昔からこのやり方でやっている」といった理由で、業務フローが煩雑かつ属人的になっている場合があります。その結果ヒューマンエラーや個別対応といった余計な業務が増え、残業時間が減らないといった状況を生み出します。

要因２の解決策

まずは業務マニュアルを整備し、ITツールなどを用いることで、属人的にならない仕組みづくりが可能か考えていきましょう。より効率的かつ時代に即したやり方に変えていくことも、今後さらに大きな問題を避けるという意味では取り組みとして有効です。

要因３：毎月の締日やスケジュール設定が正しくない

• 設定しているスケジュールや締日がタイトすぎる
• 上長とのスケジュールが合わず、期日までに必要な決裁が受けられない

上記のように、業務を進めるうえでのスケジュール設定に問題はないでしょうか。
例えば小売店業など本社機能が別になっている場合、当初の締め切りがギリギリに設定されているために、毎月バックオフィス側にしわ寄せが生じるといった事例はよくある話です。

要因３の解決策

スケジュールが実務に即した設定になっているか。また決められたスケジュールどおり業務が遂行できるような運用になっているか、改めて見直してみましょう。

要因４：担当者のスキルと人員が足りていない

退職や異動といったタイミングでの引き継ぎや、教育体制がしっかり確立されておらず、慢性的にスキルと人員不足の問題が起き、結果として残業時間の増加につながっているケースはないでしょうか。バックオフィス業務が属人的になっている企業によくある話ですが、こうした問題が起きた場合、新たな人材を雇用するといった対応では根本原因の解決には繋がりません。

要因４の解決策

従業員が高めるべきスキルは何かを考えると同時に、属人的にならない業務フローの確立を目指していくことが大切です。マニュアルの整備や見直し、新たなメンバーでも適切なステップでスキルを高めていけるような仕組みを構築することも重要です。あわせて、バックオフィス系ITツールでの運用をおこなうことで、均一的な業務スキルの向上に取り組むことが可能です。

要因５：現在の業務に対して社内フローが追いついていない

もともとの社内フローに必要な作業を継ぎ足し続けていくと、複雑かつ無駄の多いものとなり、結果として残業時間が増えてしまうことにつながります。

社内フローが追い付いていない原因として、以下のようなケースが挙げられます。

• 他部署との連携が発生すると、もともとの業務フローに無理やり作業を追加せざるを得ない状況が続いている。
• 法改正があると、業務フローの構築までに人的作業が追加になる。

要因５の解決策

まずは業務フローを書き出し、最も効率的なやり方になっているか、改善の余地はないのかを見直しましょう。そうすることで目の前の業務の無駄や残業時間の軽減にもつながると同時に、効率化が実現された際には、働く側の満足度向上にも繋がっていきます。

まとめ

バックオフィス業務での残業時間が軽減されない問題について、５つの視点からそれぞれ原因と解決策をご紹介しました。現在の業務の洗い出しをすると同時に、根本的な原因解決のための施策を打っていくことが大切です。

また、多くの悩みはバックオフィス系ITツールを用いることで改善するケースがあります。
例えば人事・労務ソフトを活用することで、従業員へのアナウンスや行政への電子申請が安易におこなえ、目に見えて業務時間の効率化に寄与します。

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