ペーパーレス化とは？ 目的やメリット・デメリット、方法・進め方、具体的な事例

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こんにちは。人事労務クラウドソフト「オフィスステーション 労務」のお役立ち情報 編集部です。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、企業内で使用する紙媒体を電子化する取り組みのことです。
近年は業務効率化を目的にするだけでなく、新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの普及促進など、企業のDX化の一環として、またSDGsなど環境面への配慮を理由に対応を検討する企業が増えています。
2019年には働き方改革の重要施策として、労働時間の問題に触れられています。その中でも、非効率な業務プロセスの見直しが必要であるとされ、ペーパーレス化は重要な位置づけがなされています。

【参照元】働き方改革　～ 一億総活躍社会の実現に向けて ～(P3)

ペーパーレス化の目的は？

ペーパーレス化と聞くと、請求書や給与明細といった業務に関連した書類をとりあえず電子化すれば良いと考える方もいます。しかし、本来文書の電子化は目的ではなく手段です。
業務改善やコスト削減、業務のDX化など、企業としてどんな目的を達成したいのかをまず明確にし、そこから何の文書をペーパーレス化していくのか考える、というのが正しい順番です。ここでは、多くの企業で挙がるペーパーレス化の目的について、３点ご紹介します。

ペーパーレス化の目的：１【テレワークへの対応】

近年、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、企業では業務全般のテレワークの促進が重要課題となっています。
もともと、バックオフィス業務は、テレワークをおこなうことが難しいと思われていましたが、資料や社内文書を電子化することで、場所を問わず業務をおこなうことが可能です。

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ペーパーレス化の目的：２【デジタル化での業務効率化】

紙での作業の場合、データの入力や確認、保管など、データでおこなう作業と比較すると多くの労力を要します。こうした１つ１つの業務に対し、具体的な効率化を図るため、ペーパーレス化を推進していくことは、企業にとっても取り組みやすく成果が出やすいといえます。

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ペーパーレス化の目的：３【SDGsへの取り組み】

世界的に地球温暖化や大気・水質汚染の問題は深刻さを増しています。
こうした問題を解決するため、2015年に開かれた国連サミットの中で、SDGs「持続可能な開発目標」は国際社会共通の目標として、長期的な開発指針の中に盛り込まれました。
企業のペーパーレス化はSDGsを達成するための取り組みとして有効な１つの手段です。社会におけるあり方を示す意味でも、取り組む企業が増えています。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には、取り組む内容次第では大きなメリットがあります。目的とあわせ、自社が取り組んだとき、どのようなメリットがあるか事前に把握しておくことで、効果測定を有効におこなうことができます。あらかじめ目標値を試算しておけるとなお良いでしょう。

ペーパーレス化のメリット（効果）１【印刷や保管のコスト削減】

ペーパーレス会議の実施や、新たなシステムの導入により業務のペーパーレス化をおこなうとで、印刷や保管にかかっていた費用の削減が望めます。
効率的な導入を叶えるためにも、システムの新たな導入前には、印刷や保管にどのくらいの費用や人件費がかかっているか事前に試算しておきましょう。導入後に比較をすることで、より満足度の高いペーパーレス化の実現が可能です。

ペーパーレス化のメリット（効果）２【業務効率・生産性の向上】

ペーパーレス化をおこなうと、慣れないシステム画面の確認や操作で、従来の紙での作業よりも手間がかかるのでは、と思われる方も多いようです。しかし、導入するシステム選定をきちんとおこない、ペーパーレス化が達成できれば、入力や確認、書類の整理といった作業時間が大幅に削減でき、業務効率化や生産性の向上に大きく貢献します。

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ペーパーレス化のメリット（効果）３【多様な働き方への対応と企業イメージのアップも】

新型コロナウイルスの影響で、企業においては多様な働き方へのニーズが高まっています。テレワークの導入など、柔軟に対応していくことは企業のイメージアップにもつながり、長期的な企業価値を高めることが可能です。

ペーパーレス化のデメリットは？

良いことづくしに聞こえるペーパーレス化ですが、デメリットを感じて導入を決断できない企業も一定数存在します。どういった点にデメリットや不安を感じているか、課題として挙がる３つの点を解説します。

ペーパーレス化のデメリット（課題）１【セキュリティ対応と情報漏えいリスク】

書類を電子化することで、情報漏えいのリスクを懸念し導入に踏み出せない企業も多いようです。またPマークやISOといった一定水準のセキュリティを取得している企業においては、書類の電子化をすることで、自社が大きなリスクを抱えるのではないかという懸念もあるようです。

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ペーパーレス化のデメリット（課題）２【導入コストの問題】

企業にとっては、ペーパーレス化はしたいが、導入コストがかけられず手をつけられないといったケースもあるようです。
しかし、ペーパーレス化は一度にすべての業務を電子化しなくてはいけないわけではありません。優先順位の高い業務や文書から、導入コストの負担を最小限にとどめ、順次おこなっていくことも可能です。

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ペーパーレス化のデメリット（課題）３【移行による作業効率の低下】

ペーパーレス化に伴い、新たなシステムを導入する場合において、移行期には慣れない作業が発生し、作業効率の一時的な低下が懸念されます。
便利になるために、またイチから作業を覚えるための時間をかけるなら、いっそ今まで通りのやり方でいいのではないか。そんなふうに考える方もいるかもしれません。しかし中長期で見たとき、こうした移行期を経て業務効率を高めていくことは、企業価値の向上だけでなく、担当者自身の負担を軽減し、モチベーションアップや新たなイノベーション業務への集中を生み出す効果もあります。不安になる点は事前に明確し、スムーズな移行期を迎えられるようにすることが望ましいです。

ペーパーレス化の方法や進め方

スムーズな導入を叶えるために考えたい、３つのステップについて順番に説明していきます。

ペーパーレス化の方法や進め方：１【自社の課題を確認】

始めに、自社の課題や目的を確認します。
冒頭でもお伝えしましたが、ペーパーレス化はあくまでも手段です。企業において、電子化をすることで何を達成したいのか、どこに目的があるのか、そのための問題点はどこにあるのか、極力具体的に挙げておきましょう。

ペーパーレス化の方法や進め方：２【適切なデバイスやツールの準備】

達成したい目的や問題となる課題が見えてきたら、自社にマッチするデバイスやツールを適切に比較検討していきます。
例えば、労務管理ソフトであれば、コストをどれくらいかけられるか、どの機能を使いたいかだけでなく、各社ソフトによって対応のできる従業員数も異なります。導入後にミスマッチが起きないためにも、適切な情報収集を経てツール導入の準備をおこないましょう。

ペーパーレス化の方法や進め方：３【従業員への周知活動】

具体的にツールの導入が決まったら、担当者の知識の習得とあわせて、従業員への周知活動も計画的におこないましょう。
電子化をする場合、ITツールに慣れている世代であれば理解もスムーズですが、そうでない方には苦労が伴います。
事前の周知活動は計画的におこない、トラブルのないよう取り組みましょう。

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ペーパーレス化の具体事例

最後に、「オフィスステーション」を導入した企業で、ペーパーレス化を順次実現させていった事例を簡単にご紹介します。

ペーパーレス化の具体事例　１【建設関係】

【委託していた業務を内製化し、コスト削減に成功】
もともと労務関連業務は社外の社会保険労務士に委託しており、コスト面が負担になっていたそうです。
そこで「オフィスステーション 労務」を導入し、内製化を実現。現在100％内製化はまだ実現していないものの、入退社手続きが非常に楽になったり、保険証の発行に時間を要することがなくなったりと、コスト面だけでなく業務量の削減といった点でもメリットを実感しているそうです。

ペーパーレス化の具体事例　２【飲食関係】

【給与明細から段階的に電子化を実現】
もともとは年末調整の電子化を望んでいましたが、年末調整作業は工程も多いため、まずは「オフィスステーション 給与明細」を導入。給与明細を電子化し、担当者も従業員もシステムに慣れるところからスタートしました。
給与明細であれば月1回はマイページを見ることになるという予想通り、段階的に従業員がシステムに慣れることで、その後は「オフィスステーション 年末調整」を導入し、年末調整の電子化もスムーズに実現。郵送手続きや書類の整理、データ入力といった従来発生していた担当者がおこなう作業が大幅に削減できたそうです。

ペーパーレス化の具体事例　３【美容関係】

【社員の2割近くが産休育休　対面対応の難しさを電子化することで解消】
社員はほぼ女性であり、常時2割近くの従業員が産休育休を取得している状況が続き、紙での運用は双方に負担がかかっていました。そこで、「オフィスステーション 労務」を導入し電子化を推進。結果として、各種手続きがデータ上でおこなえるようになり、当初あったやり取りの煩雑さが大きく軽減されたそうです。

「ペーパーレス化」の成功事例【オフィスステーション 労務】

まとめ

ここまでペーパーレス化について、メリットやデメリットを説明しました。あくまでもペーパーレス化は目的を達成するための手段であり、その目的と達成における課題を明確にしていくことが大事です。
テレワークの普及やSDGs、コスト削減など、企業として対応をおこなうことでのメリットは多岐にわたります。ぜひ課題感に照らし合わせ、できるところから取り組んでみてください。

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