賃金台帳とは？ 基礎知識や保管期間、書き方は？ ダウンロード用Excelテンプレート付き

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こんにちは。人事労務クラウドソフト「オフィスステーション 労務」のお役立ち情報 編集部です。

企業や個人事業主が必ず作成・保管しなければならない「賃金台帳」。コンプライアンスを高め社会からの信頼を得るには、適切に賃金台帳を作成・保管する必要があります。そんな賃金台帳の書き方・記載事項・保管期間・保管しなかったときのリスクのほか、今日から使える賃金台帳のテンプレートをまとめました。

賃金台帳とは何か？

賃金台帳とは事業場が備えておくべき「法定4帳簿」の1つです。労働基準法のもと、従業員を雇用する企業は個人事業主であっても法定帳簿を備える義務があります。法定帳簿として代表的なものは「賃金台帳」「労働者名簿」「出勤簿等」ですが、2019年の労基法改正で「年次有給休暇管理簿」も加わりました。

以下が賃金台帳の見本です。

賃金は社員にとって唯一の生活手段となるものです。確実に労働の対価を労働者が受け取れるようにするため、法律は企業に対し従業員への給与支払い状況の記録を義務づけています。ただし、書式やフォーマットに決まりはなたいため、必要な事項の記載があれば「システムに保存する」「紙に手書きする」のいずれの方法でも大丈夫です。

賃金台帳の作成は特に資格を必要とせず「誰が書く」ということに決まりはありませんが、一般的には企業のバックオフィスである総務や人事・労務が担当します。

【参考】労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう
：労働基準法第108条

賃金台帳の書き方と記載事項一覧

賃金台帳に記載する内容は労働基準法施行規則第54条 により、以下のように定められています。

• 労働者氏名
• 性別
• 賃金の計算、期間
• 労働日数
• 労働時間数
• 時間外労働時間数
• 深夜労働時間数
• 休日労働時間数

賃金台帳の保管期間は2022年時点で「最後に記入があった日から3年」となっています。
もともと労働者の賃金請求権は消滅時効期間が2年でしたが、法改正により2020年4月1日以降は5年に延長されました。このため、労働基準法109条 には保管期間が原則5年と定められていますが、当面の間は3年とする経過措置が取られています。

賃金台帳が必要になるときとは？

賃金台帳が必要になるケースは、以下のものが考えられます。

• 労働保険・社会保険の手続き
• 労働基準監督署による臨検監督や是正勧告に対応するとき
• 離職票を作成するとき
• 助成金を申請するとき

1.労働保険・社会保険の手続き

年1回、日本年金機構への提出が求められる「算定基礎届」を作成する際には、基本的に賃金台帳に記載のある報酬額を利用します。また、従来の標準報酬月額との等級差が大きく変更する場合は賃金台帳の提出を求められることがあります。

【参考】算定基礎届の記入・提出ガイドブック

2.労働基準監督署による臨検監督や是正勧告に対応するとき

労働基準監督署がおこなう行政指導「臨検監督」は、企業が従業員に適切な給与を支払っているか、過度の残業がないかなどをチェックします。臨検監督時や、調査の結果、労働基準法違反が確認されたときに是正勧告の一環で賃金台帳の提出が求められることもあります。なお、臨検監督は定期的におこなわれるもののほか、抜き打ちでも実施されます。

【参考】臨検監督の一般的な流れ

3.離職票を作成するとき

従業員が離職した際に会社が離職票の作成を求められることがあります。会社は離職票の発行をハローワークに依頼することになりますが、このとき離職前2年間の賃金台帳を提出しなければなりません。

4.助成金を申請するとき

厚生労働省が実施する雇用関係の助成金のほとんどは、申請をする際に賃金台帳の提出を求めます。

賃金台帳は給与明細と何が違うのか？

前述のとおり、賃金台帳は労働基準法で会社での作成・保管が義務づけられており、記載事項も指定があります。

給与明細は、従業員の給与や社会保険料・税金などの控除額が記載された従業員宛の通知書です。所得税法第231条 では給与明細の発行が義務づけられていますが、一方で労働基準法では給与明細の配付は義務づけられていません。また、給与明細は法的に記載事項が決まっておらず、労働日数や労働時間の記載がないことが一般的です。

賃金台帳は臨検監督や是正勧告の際にすみやかに提出せねばならないため、給与明細とは別に作成し、決められた期間内はしっかりと保管する必要があります。

賃金台帳が保管されていないことのリスク

賃金台帳が適切に作成・保管されていない場合は労働基準法120条 により30万円の罰金が発生します。また、賃金台帳の内容に誤りや記入漏れがあると、臨検監督で是正勧告の対象となります。

賃金台帳のダウンロード用Excel ＆ PDFテンプレート

賃金台帳に決まった書式はありませんが、東京労働局が「様式集」で賃金台帳のExcel ＆ PDFテンプレートを公開しており、以下からダウンロード可能です。

様式集 （必要な様式をダウンロードしてご使用下さい。） | 東京労働局
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/hourei_youshikishu/youshikishu_zenkoku.html

まとめ

近年は企業の法令違反が相次ぎ、社会的信頼性を損なう事件が増えていることから、コンプライアンスに対する意識が一層高まっています。賃金台帳を含めた法定帳簿の保管についても事業主が徹底すべきルールの1つです。

一方で、紙での作業が増えると転記やチェックなど作業工数が増加するという問題が発生します。効率的に作業をおこなうためには人事・労務をはじめとするバックオフィスをペーパーレス化し、クラウドソフトで情報を一元管理することも助けになります。

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