e-Govとは？できることや基礎知識、e-Gov電子申請のメリット・デメリットなどまとめ

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こんにちは。人事労務クラウドソフト「オフィスステーション 労務」のお役立ち情報 編集部です。

電子申請に関して「e-Gov」という言葉を聞いたことがある方も多いはず。実は電子申請をおこなうだけではないe-Govの基礎知識や、e-Gov電子申請の準備プロセス、メリット・デメリットのほか、電子申請をより効率的におこなう方法などまとめました。

e-Govとは何か？何ができる？e-Govの基礎知識まとめ

e-Govとは何か？

e-Gov（イーガブ）は「E-government」の略であり、「電子政府」の意味です。電子申請をおこなう際によく話題にあがるe-Govですが、その役割は電子申請にとどまりません。e-Govはデータベース技術を利用した情報ポータルであり、行政機関が発信する政策・施策に関する情報を発信するとともに、行政サービスや各種オンラインサービスを提供しています。

e-Govでできること

e-Govの役割は大きく分けて以下の2つとなっています。

1. 行政手続きのオンライン化と一元化

e-Govはさまざまな省庁の手続きをオンラインで一元的におこなえるようにします。2022年時点でe-Govで電子申請可能な手続きがある行政機関は以下のとおりです。

手続検索｜e-Gov電子申請

e-Gov電子申請は、以下の3原則にのっとったものとなっています。この3原則は「規制改革実施計画」で行政手続きコストを20%削減するための施策として生まれました。

【参考】デジタル手続法案の概要について

2. 行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供

e-Govでは、現行施行されている法令を調べる「法令検索」のほか、行政文書ファイル管理簿の検索、個人情報ファイル簿の検索など、行政に関する情報の検索が可能です。また、政策に関する意見の提出が「パブリック・コメント」機能でおこなえるほか、政策に関する企画・提案も可能です。

e-Gov電子申請のメリットとデメリット

e-Gov電子申請のメリットとデメリットは以下のとおりです。

e-Gov電子申請サービスのメリット詳細は以下のとおりです。

1. 24時間いつでも申請可能

役所があいている時間にとらわれず、夜間や休日を含め、365日24時間いつでも手続きをおこなうことが可能となります。

2. どこからでも申請可能

自宅や職場、遠隔地からでも、PCとインターネットがあれば申請できます。

3. マイページで状況をすぐに確認できる

申請した手続きはマイページ一覧で管理されます。また処理状況についてはスマホで確認可能です。

4. PC上で手続きが完結する

手元のPCから申請・届出から電子納付、公文書の取得までおこなえます。行政機関の窓口に出向かずに済むため、移動時間や待ち時間が必要ありません。

一方で、e-Gov電子申請サービスにはデメリットもあります。

1. 操作画面が複雑

e-Gov電子申請は、現実の申請用紙がPC画面上に再現され、そこに対しユーザーが入力をおこなっていく仕組みですが、「入力箇所が多い」「どこに何を入力すればいいかがわからない」という声があります。

2. 電子申請できる手続きとできない手続きが混在する

e-Govでは電子申請できる手続きの数を増やしていますが、すべてが電子申請可能なわけではありません。健康保険組合はe-Gov電子申請に対応しておらず、マイナポータルで別途電子申請するか、紙書類で申請を行わなければならないケースもあります。

3. アクセスが集中すると電子申請ができなくなる

電子申請をおこなう方が増加し、入力が終わって申請ボタンを押した後にシステムエラーが発生するケースが報告されています。これを受けて「9時から12時過ぎまで、13時から15時過ぎまでを避けて電子申請をおこなうこと」がアナウンスされました。

4. 操作性に限界がある

紙で申請をおこなうと、修正が必要な箇所について窓口から指摘されることがありますが、e-Govの場合は差し戻しされるだけであるため、誤りの箇所を自分で調べて修正する必要があります。また手続き中に何度もログインをおこなう必要があることや、理由不明のエラーが出ることなども、「使いづらい」と言われる理由となっています。

5. 「問い合わせ」に電話してもなかなかつながらない

e-Govには「問合せフォーム」と「電話での問合せ」の2つの問い合わせ方法がありますが、特に電子申請の数が多くなる時期は電話の問い合わせが「なかなかつながらない」というケースも報告されています。

電子申請が義務化されている企業と手続き内容

2020年4月から特定の法人に対して電子申請が義務化されました。

特定の法人とは、以下のものを指します。

電子申請の義務化は主に大企業に向けたものであり、2022年時点で中小企業への導入は未定となっています。しかし、「『行政手続コスト』削減のための基本計画」の「手続のオンライン化の推進」には、「上記の義務化の要件に該当しない事業所についても、あわせて電子申請への移行を促すこととする」とあり、将来的に中小企業が義務化の対象になることも考えられます。

【参考】「行政手続コスト」削減のための基本計画

e-Gov電子申請を始めるための4つの準備プロセス

e-Govで電子申請をおこなうには、以下のプロセスを踏みます。

1. 電子証明書を取得する

電子証明書とは、紙の申請における印鑑のようなもので、電子申請において申請者が本人であると第三者機関が証明するものをいいます。e-Govにおいては電子認証登記所や日本電子認証株式会社といった複数の認証局が存在します。まずは、これらの認証局で電子証明書の発行を受けます。

2. アカウントを取得する

ここからe-Govアカウントを登録するか、あるいはgBizIDアカウント、Microsoftアカウントからログインをおこないます。

3. ブラウザの環境設定

ブラウザのポップアップブロックが有効だと正しく画面が表示されないケースがあるため、ポップアップブロックの解除等をおこないます。

4. アプリをインストールする

過去にe-GovはWindowsでしか利用できないという問題がありましたが、現在はMacにも対応しています。利用者はここから自分のPCに対応したアプリケーションをインストールします。

電子申請で効率化するために必要なものとは？

e-Govは「使いづらい」と言われることが多く、2015年の報告では社会保険・労働保険におけるe-Govの利用率はわずか8.9％でした。しかし、その後、電子申請のAPI連携が可能になったことで、民間企業が「使いやすさ」に特化した電子申請サービスを開発することが可能になりました。

APIを利用した申請の特徴

その他の特長は以下のとおりです。

【参照】ソフトウェアを利用した電子申請 | e-Gov電子申請

e-Govまとめ

人事・労務が限られた時間の中で生産性をあげるためには、システムを活用した効率化が不可欠です。e-Govはそんな業務効率化の方法の一つとして、電子申請をおこなうために利用されています。一方で、使いやすさについて不満の声も多く、業務効率化を進めるためにe-GovのAPI連携を利用した民間ソフトを使用する企業も増えています。

ただ、民間ソフトの電子申請においても、手続きできる帳票の数が少ないと、「ソフトを利用しているのに、結局、紙で申請しないといけない」という自体になり、効率化が図れません。この問題を解決する、帳票数業界最多の「オフィスステーション 労務」については、以下から確認可能となっています。

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