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不要となったマイナンバーの保管期間

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マイナンバー制度がはじまると、企業は数多くのマイナンバーを取り扱うことになります。取得したマイナンバーを厳重に管理することは企業にとって重大な義務ですから、情報の取り扱いについて今から準備を進めているという企業も多いことでしょう。

ただし、ここで忘れてはいけないのが、情報の保管期間についてです。企業というものは、規模の大小にかかわらず必ず従業員の入れ替わりがあるものですから、取得したマイナンバーが永久に必要だということはありません。

いざ不要になったときにマイナンバーの情報をどうしたらいいのか。ここでは、マイナンバーの保管期間はいつまでなのかについて詳しく解説いたします。

1. マイナンバーの保管

マイナンバーは税金関係の処理や社会保障の手続きに利用されます。ですから、企業はすべての従業員およびその扶養家族のマイナンバーを取得して管理する必要があります。

しかしマイナンバーは、きわめて機密性の高い個人情報です。そのため、マイナンバーの保管には厳密な制限が設けられています。

必要なくなったら削除しなければならない

原則的に、マイナンバーの利用は法律で定められた用途に限定されます。また、従業員にマイナンバーの提供を求める際には、あらかじめ利用目的を明確に説明しておかなければなりません。たとえ本人の同意があったとしても、当初に伝えた目的以外に流用することは認められていません。

そのため、当初の利用目的が果たされた場合には、企業は速やかにマイナンバーの情報を削除する必要があります。つまりマイナンバーの保管期間は利用目的がある間ということになります。

継続的な雇用関係にある場合は保管可能

では、情報を保管することが認められるのはどういったケースなのでしょうか。この答えはシンプルで、その従業員と継続的な雇用契約を結んでいる場合にOKとなります。

源泉徴収や社会保険料などの事務処理をするにあたって、毎年わざわざマイナンバーを提供してもらっていたのでは手続きが煩雑になってしまいます。そこで、継続的に利用する必要が認められる場合には、保管も継続することができるというわけです。

 

2. 退職者等のマイナンバーの保管期間

ここで気になるのは、退職者のマイナンバーの取り扱いです。

企業に永久に勤め続けるという人はいませんから、誰しもいつしか職場を退職することになります。個人情報保護の原則からいえば、退職者のマイナンバーは速やかに削除しなければなりません。

しかし、退職後も事務処理の都合上マイナンバーが必要になるという場面も出てくるでしょう。それでは、退職者の個人情報はいつまで保管すればよいのでしょうか?

明確な利用目的が残っている場合は保管できる

源泉徴収や社会保険料などの手続きには多少のタイムラグがありますので、退職した翌日にすぐマイナンバーを削除するというのは現実的ではありません。正当な利用目的での必要性がまだ残っている場合には、保管し続けることができます。

ただしこの場合も、当初の利用目的が果たされた場合には速やかに情報を削除しなければいけません。

退職後7年以内で完全に廃棄すること

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。

つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄(またはマスキング等で復元できない状態にして保管)しなければならないことに注意が必要です。

 

3. 廃棄しやすいシステムを用意しておくとよい

「廃棄」や「削除」と一口に言っても、どの程度の処理を行えばよいのかわからないという人もいるかもしれません。

マイナンバーは漏洩すると悪用される可能性もある情報ですので、細心の注意を払ってデータの抹消をするようにしましょう。そのためには、あらかじめ廃棄しやすいシステムを構築しておくことが大切です。

年度別に書類を管理すると廃棄もしやすい

前の項で解説したように、退職者のマイナンバーには廃棄の期限が設けられています。そこで、紙の書類の場合は退職年度ごとにデータを分類して保管しておくようにすると、必要なときに取り出すことも可能ですし、廃棄する際にもスムーズに処理を行うことができるでしょう。

書類はマイナンバーさえ削除すれば保管可能

退職者のマイナンバーが記載された書類もすべて廃棄の対象となりますが、実務的な問題から書類を保管しておきたいという企業もあるかもしれません。

そういった場合も心配は無用です。廃棄しなければいけないのは、あくまでも「マイナンバーが記載されている部分」だけです。該当箇所に復元不可能なレベルまでマスキング処理をしたり切り取ったりなどすれば、書類の残りの部分の保管は認められています。
必要な場合には、こういった処理を行う事務フローも整えておくとよいでしょう。

 

まとめ

マイナンバーは厳重に管理しなければならない個人情報だからこそ、廃棄する際にも細心の注意が必要となります。保管や廃棄の際には細かいルールがたくさんあって覚えるのは大変かもしれませんが、以下の3点をまず押さえておきましょう。

・不要になったら速やかに削除すること。

・退職者のマイナンバーは7年以内に削除すること。

・廃棄する際には復元できないようにすること。

この3点を前提としてあらかじめ情報管理体制を整えておけば、いざマイナンバー制度がスタートしても困らずに済むはずです。

マイナンバーステーションでは、適切なタイミングでマイナンバーを削除することが出来る用、将来の削除予定日を設定できる削除予約機能を搭載しております。削除忘れの防止にお役立ていただけますので、担当者の負担を減らし、企業の管理リスクを軽減することができます。

全ての企業にとって、マイナンバー制度の開始によって業務負担とリスク増加が大きな課題となっております。月3,000円から始められるマイナンバー対策として、国内最高レベルのセキュリティシステムを搭載したクラウド型管理システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。

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