導入事例

湖池屋が経験した業務の「劇的な」変化、その全貌とは

株式会社湖池屋
  • 人事部人事課課長 金子昌代 さま
INTERVIEW

まずは湖池屋さんの事業内容について教えてください。

金子さま : ポテトチップス(カラムーチョ、プライドポテトなど)やスコーンなど、スナック菓子の製造と販売が主な事業です。

金子さんの役職や職務などを教えてください。

金子さま : 当社の人事部には人材マネジメント課と人事課があります。私は経営管理本部、人事部、人事課の課長を務めています。ホテルや衛星放送チャンネルでの仕事を経て、湖池屋に入社して以来、人事課勤務です。

湖池屋さんの人事・労務が大切にしていることや、「目指す姿」を教えてください。

金子さま : 当社では社員が考える自己実現に向けて、チャレンジすることを推奨しています。そのためにも公平な職場や制度作りを心がけ、心理的安全性の高い組織のなかで、お互いを高め合える組織作りを目指しています。

現在はどのような取り組みをおこなっていますか?

金子さま : 現状の課題としては、多様化する働き方への対応、増加する従業員に伴う業務量の増加、メンタル不調の従業員への対応、障がい者雇用の法定雇用率割れなどが挙げられます。これに対し、テレワークやフレックス制度の導入、工場での障がい者の積極的な採用、メンタル不調となる前に気軽に相談できる窓口の設置などをおこなっています。また、社内のデジタル化・電子化についても進めています。

では「オフィスステーション」を導入いただいたきっかけは何だったのでしょうか?

金子さま : 人材マネジメント課は主に採用と研修を、人事課は給与・社保・労務管理をおこなっています。

もともと当社の社会保険手続きでは「紙の申請用紙に手書きしたものを郵送する」という方法をとっていました。このため、新型コロナウイルス感染症が流行し、テレワークが推奨されたにもかかわらず、押印が必要な社会保険手続きのために人事課は出社せざるを得ませんでした。

そこで「社会保険手続きを電子化しよう」という話になりe-Govを導入しましたが、電子証明書の承認に失敗するなど、使い勝手が悪く困っていました。そんなときに「オフィスステーション 労務ライト」のDMが届き、「無料だし、テレビCMが流れていたし……」と思って無料トライアルを使ったところ、拍子抜けするほど簡単に電子申請ができるようになりました。その後、「オフィスステーション 労務ライト」を引き続き使用しています。

「オフィスステーション 年末調整」については、「オフィスステーション 労務ライト」が簡単で使いやすかったため、すぐにデジタルでの社会保険手続きに慣れたことから、「年末調整についてもオフィスステーションでデジタル化しよう」という話になりました。このため2021年の年末調整から全従業員にアカウントを発行しています。

当時の年末調整は、扶養控除申告書、保険料控除申告書、説明書などを人数分印刷・封入し、部署ごとに仕分けして、北海道から九州まで宅配便で送るという一大作業でした。人事課だけでは人手が足りず、他部署のパート従業員2名に、2週間にわたって半日を年末調整に費やしてもらうという状態だったので、何とかして効率化したいと考えていたんです。

「オフィスステーション 年末調整」を導入する際に他社比較はされましたか?

金子さま : 「オフィスステーション 労務ライト」を気に入ってしまったので、他社製品は見ませんでした。もともと使用していた人事・給与システムのメーカーには費用のみ確認しましたが、導入費用や利用料が比較にならないほど高かったです。また、前職で他社の年末調整クラウドソフトを使用していた同僚がいたため、意見を聞いてみましたが、やはり「高い」とのことでしたので……。

では「オフィスステーション 年末調整」を導入される際に、最も難しかった点はどこでしょうか?

金子さま : 特に難しい点はありませんでした。既存の人事・給与システムとの連携は少し心配でしたが、規定フォーマットにデータを貼り付けてアップロードすればいいだけでしたので、簡単でしたね。「オフィスステーション 年末調整」導入の際には担当者用のコールセンターオプションもつけたのですが、わからないところがほとんどなく、質問をあまりしなかったので、後から「不要だったかな……」と思いました(笑)。

無料トライアルで使用感を試せたので、本番環境で戸惑いはなかったですし、営業さんやサポートの方にも迅速に、どんなことでも対応してもらえます。これもオフィスステーションを使い続けている理由の1つです。

オフィスステーションを選定いただいた「決め手」があれば教えてください。

金子さま : マニュアルを読まなくても流れに沿って入力していると作業が終わる簡単さ、です。画面が見やすく、「少し使いにくいな」と思っていたところでも、いつの間にか改善されています。かゆいところに手が届く、日々の進化はうれしいです。

オフィスステーションを導入し、業務はどのように変わりましたか? 感じられている効果などを教えてください。

金子さま : まず、「紙」が劇的に減りました。これに伴い、ファイリング作業が減ったほか、ファイルの冊数が減り、キャビネットにも余裕が生まれました。

また、当社には工場が3カ所あるのですが、個々の事務担当者がオフィスステーションを使用し、確認や入力作業などをおこなってくれるようになったため、本社担当者の負担が減りました。

年末調整について言えば、従業員からの「書き方に関する問い合わせ」が激減し、その分、チェック作業に時間を充てられました。

オフィスステーションを導入し業務効率化したことで、新しく取り組めたことはありますか?

金子さま : 当社では従業員が安心してひたむきにチャレンジできるように、キャリア構築支援に取り組みたいと考えています。自律的な学びを推進し、年齢を重ねてもイキイキと働ける仕組みづくりに取り組み中です。このためにも電子化、デジタル化をさらに進めたいと考えており、現在はWeb明細への切り替えを準備しています。

また、入社手続きに対する担当者の省力化や手続き自体の簡略化についても考えており、雇用契約書の電子化も検討中です。

今後オフィスステーションに望むことがありましたら、教えてください。

金子さま : オフィスステーションは、官製のシステムとは対極で、人事担当者の気持ちに立ってシステムが作られているな、といつも感心しております。今後も使いやすさ、わかりやすさを追求していただきたいと思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

「オフィスステーション 年末調整」の詳しい情報を見てみる
バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように
従業員数:約340名
#国産および輸入果物・加工食品・洋菓子販売、洋菓子製造、フルーツパーラー・レストラン事業

バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように

株式会社 千疋屋総本店 様
株式会社ミキハウス様インタビュー
従業員数:約1,100名
#子ども服の企画・製造・卸売り・小売り

「従業員の働きやすさ」を追求する人事・労務のシステム選びとは?

株式会社ミキハウス 様
従業員数:約900名 #菓子・スナック事業

湖池屋が経験した業務の「劇的な」変化、その全貌とは

株式会社湖池屋 様
キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

キリンシティ株式会社 様
ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
舞台・映像・イベント制作事業

トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

ポリゴンマジック株式会社 様
従業員数:284名/パート・アルバイト1,063名(2020年3月31日 現在) #飲食事業・ブライダル事業

ペーパーレス化で、本社も店舗も 書類処理がスピーディーに。

株式会社一家ダイニングプロジェクト 様
従業員数:212名(2021年4月現在) #食品製造・販売

書類作成がわずか5分! 時間短縮で、費用対効果を実感。

株式会社にんべん 様
従業員数:約140人(2017年12月末現在) #特別養護老人ホーム等の運営

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了!

社会福祉法人 茨木厚生会 様
従業員数:400名(2019年4月末現在) #小売り(アパレル)

電子申請義務化が導入のきっかけ。低コストで、大量の作業負担を軽減。

株式会社ANAP 様
従業員数:1,000人(2019年8月末 現在) #人材派遣

休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン 様

利用社数20,000※1 継続率99.3※2%

※1. 2021年11月末日時点 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)