トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

トライアルで、従業員が迷うことなく年末調整の申請をできると確信

ポリゴンマジック株式会社様の事業概要について教えてください。

津崎さま ： 弊社の事業は、まずパチンコやパチスロなどの遊技機の液晶部分で使われるCGの企画制作があります。次に舞台の企画・制作。『2.5次元舞台』といわれる舞台を多く手がけています。それから映像制作や、VR（拡張現実）に必要な撮影やシステムの提供です。グループ会社も数社ありまして、私が管理するグループ管理本部では、ソーシャルゲームを制作・運営するジープラ株式会社のコーポレート部門も兼ねています。オフィスステーションは、この2社で利用しています。

2018年10月に「オフィスステーション 年末調整」のご利用を開始されました。導入の背景をお聞かせください。

小島さま ： 私は2018年から労務チームで給与計算、労働時間管理などを担当しています。この年に大幅な法改正があって、年末調整の書式も変わり、従業員が新たに判断しなければならない部分が増えました。難しくなったので、わかりやすく書類作成・提出ができる年末調整のシステムを探しました。複数のサービスを比べてみたところ、オフィスステーションがコスト面や機能面で優れていたため、導入を決めました。

どのようなプロセスで選定されたのでしょうか？

小島さま ： トライアルしてみて、「はい／いいえ」を選択していくだけで書類を作れるので、従業員も迷うことなく手続きができると思いました。それから、会社で利用している給与ソフトのPCAとのAPI 連携がある点や、社労士の先生たちが数多く利用されているというお話もお聞きしましたので、信頼性や安心感もあって採用しました。ほかのサービス企業とのコストや費用の比較表を作り、社内の決裁を仰ぎましたが、すんなり採用になりました。

津崎さま ： 政府が電子申請などを推進する流れもあり、会社としてもペーパーレス化の方針をとっています。それにかなう製品ということで導入しました。

テキスト入力や自動計算のおかげで、チェックの工数が半減

導入の際、何か問題は生じましたか？

小島さま ： 導入から運用まで、苦労はありませんでした。トライアルの段階でいろいろと見せてもらっていたので、「とりあえず、ログインできればあとはなんとかなるだろう」と感じていました。

どのくらいの人数に対して導入されたのでしょうか？　また運用後、これまでと比較してどのような変化がありましたか？

小島さま ： 初年度は、2社あわせて220〜230名の社員が対象になりました。前年との違いですが、残念ながら、私が現職についたのが2018年だったので、比較はできていません。しかし、全体的な意見として「ペーパーレスになって良かった」というポジティブな声をいただけました。

岡野さま ： 私は経理グループで月次決算をまとめて取締役会資料を作成し、経営陣に提出したり、年次の決算や申告の取りまとめをしたりしています。年末調整は、労務チームでのチェックのあと、経理グループでもチェックするという運用をしています。2017年までは紙の書類での運用だったのですが、オフィスステーションになってからは画面上でチェックできますので、だいぶ楽になりました。手書きだと、読めない文字があったり、計算ミスがあったりしますので、それがテキスト入力と自動計算になったことで、おそらくチェックの工数は半分ほど削減できたと思います。

役に立ったと思う機能をお教えください。オフィスステーションは日々改善していますので、3年間使ってみて、よくなったと感じられる点などはありますか？

小島さま ： 担当者の視点では、申請書を二重三重にチェックすることを考慮し、そのためのチェック欄があるのは、ちゃんと業務フローをわかって作られているのだなと感じます。利用者の視点から考えると、保険料の情報など、2年目以降に入力する手間が省ける点はいいですね。3年使って便利になったと思う点は、書式ごとの差し戻し理由コメントが自動的にメッセージに反映されるようになったことです。以前はコメントの画面に行って書かないといけなかったのですが、不備を見つけた際にすぐコメントを残せるようになったのはありがたいです。

岡野さま ： 経理グループで年末調整のチェックをするのは私を含めて2名です。年末の忙しい時期に、チェックの負荷が減り、他の業務に時間を割けるようになりましたね。

社会保険や離職票の手続きの電子化で、業務時間や待ち時間を削減

「オフィスステーション 労務」は2019年5月から導入されています。どのようなニーズがあったのでしょうか？

津崎さま ： 社会保険などの手続きも、e-Govで電子対応していたのですが、画面が少しわかりにくいというのがありまして、「オフィスステーション 労務」が使えるのではと考えました。PCAとデータ連携ができるので、入社者や退職者の名前・生年月日など入力しなくても申請ができます。

「オフィスステーション 労務」ではどのような効果が得られましたか？

小島さま ： 一人の入社手続きに係る書類の作成・提出だけで、30分ほど短縮できていると思います。4月は新入社員も入るので忙しいのですが、だいぶ楽になりました。

津崎さま ： 退職が発生して手続きをするのですが、退職時には必要ないといわれた離職票をあとから請求されることがあります。それで、ハローワークに行って手続きをするのですが、30分から1時間待つこともあります。また、育児休暇の給付手続きなども窓口に行く必要がありました。でも、オフィスステーションの仕組みを入れて電子化したら、窓口に行く回数を減らすことができました。

小島さま ： 作業の削減といえば、2020年の年末から源泉徴収票を電子交付に変えました。それまで印刷して、封書にいれて配付していた工数が減りましたね。おそらく8時間ほど削減できたと思います。

電話サポートもご利用いただいていますでしょうか？

小島さま ： はい。年末調整は当然期限がありますので、すぐに回答を得たいときもあります。法改正後のシステム動作や操作上の気になることを電話ですぐ聞ける安心感がありますね。

今後も電子化・ペーパーレスを追求、マイナンバー管理も導入予定

これからもっと活用していきたい機能や、今後オフィスステーションに求める機能などはありますでしょうか？

岡野さま ： 経理グループで今試しているのが、「オフィスステーション マイナンバー」です。舞台の事業などで、非常に多くのフリーランスの方へ支払いをするのですが、マイナンバーの回収をする必要があります。現在は、郵送で回収しているので、なかなかの工数がかかっています。

小島さま ： 年末調整で、保険会社が控除証明書類の電子化を進めていますので、これを、やり方も含めて従業員に周知・回収・申告へ反映できる仕組みがあると嬉しいですね。

津崎さま ： 完全ペーパーレス化を目指しています。ありとあらゆる書類に対応し、データの二度入力を省く。入社時にPCAにデータを入力すれば、あとはオフィスステーションを含むあらゆるシステムと連携できればと思っています。しかも、最初の入力は本人のセルフサービスにするなど、効率化をしていきたいです。また、さまざまなSaaS製品を使っていますが、便利だからたくさん使いすぎる傾向にもあります。核となるアプリに集約してコストも最適化していければと思っています。

ありがとうございました。これからも御社のペーパーレス化を支援できるよう、オフィスステーションの改善を続けてまいります。