全国5,000名超の手続き業務を数名で担当。ライクキッズが目指す「DX推進の理想像」とは？

「従業員と手続きをリアルタイムで確認しあえるツール」を求めて

はじめに、事業内容について教えてください。

澄川さま ： 認可保育園、学童クラブ、児童館の運営や事業所内の保育施設の受託運営をおこなっており、運営施設は全国で400ヶ所以上あります。全国で5,000名を超える従業員が、各施設でお子さまの保育と施設運営に携わっております。

特に東京、神奈川、埼玉で非常に多くの施設を運営されていらっしゃいますね。今回インタビューを受けいただいている皆さまは東京本社にて労務手続きを担当されていますが、日々の業務で特に気を付けている点はありますか？

澄川さま ： 労務手続きを担当しているのは私たちを含めて数名ですので、日々効率的な業務遂行が求められます。
特に気を付けていることは、日々施設で働く従業員とのコミュニケーションで「正しい情報をわかりやすく伝えること」です。直接顔を合わせる機会はほとんどありませんので、手続き内容を伝える・確認する際は、電話・メールを使用します。その際に認識の齟齬が出てしまうと、手続きの回数が増えてしまうなど従業員にも負担がかかってしまいます。

従業員約5,000名を5名の皆さまでご対応されているのですね！ 業務の効率化では、そのほかどのような工夫をされているのでしょうか？

澄川さま ： いくつかありますが、特に意識したのは紙媒体の書類のやり取りをなくすことです。手続きで何か不備があった際に「郵送─記入─返送」を繰り返すことが、従業員と私たち双方の大きな負担になっていました。
「従業員ともっとリアルタイムでやり取りしあえるツールがないか」という問題提起が、オフィスステーションを導入したきっかけでした。

2021年から本格的に開始された、労務業務の「紙からデジタルへの移行」

ありがとうございます。2021年に「オフィスステーション 年末調整」を導入いただきましたが、導入前において苦労した点や大変だった点はありますでしょうか？

関さま ： 当時は別のものが担当しておりましたが、それまでは年末調整を紙媒体でおこなっていたこともあり、労務側の負担が非常に大きかったと聞いています。
書類に不備があったときは一人ひとりの個別対応になるのですが、今でも「もしこれが紙のやり取りだったら」と思うと、当時の苦労が目に浮かびます。

現在のところは、ご負担は解消されているのでしょうか？

関さま ： はい。「オフィスステーション 年末調整」を導入したことで「紙媒体のやり取りが一切なくなったこと」は大きいと思います。
個別対応の際も、申請された情報をすぐにデータで確認できますので、再回収の手間もほとんどかからずに済んでいます。

よかったです！ 気になる点や課題はありますか？

関さま ： 現在のところは、大きな課題もなく運用できていると感じております。
もちろん、紙の申請からデータでの申請へとフローを変えましたので、これまでの紙の手続きに慣れていた従業員からは、「前の方がよかった」とお話をいただくこともあります。
ですが、全体で見ると「現在のフローになって楽になった」という従業員の方が圧倒的に多いですね。また、事前に操作マニュアルを送付するなど、PCやスマホを使っての申請に不慣れな方に対してのフォローもおこなうようにしています。

そのようなお話を伺えてうれしいです。
2023年には「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 給与明細」も導入いただきましたが、これらについても導入前のご状況を教えてください。

澄川さま ： 以前は年末調整だけでなく労務手続きのほとんどが紙媒体でしたので、やはり毎回の郵送フローが大変でした。
不備の対応もそうですが、そもそも郵送業務は仕分けもしなくてはなりませんから、管理も非常に手間がかかります。忙しい時期では「書類が問題なく届いたかどうか」のチェックで不整合が出てしまうこともありました。

非常に大変な業務であったとお察しします。「オフィスステーション 労務」を導入されてからは、いかがですか？

田中さま ： 入社手続きは非常にスムーズになりました。
個人的にとても便利になったと感じられるのは、「PCやスマホを通じて、従業員と同じ画面を見ながらお話ができる」ことです。
「この項目は、〇〇の内容で問題ありませんか？」と聞きながら手続きをすることもできますので、短時間で齟齬のないやり取りが可能になりました。

従業員と、画面を一緒に見ながら手続きを進められるのはいいですね。

田中さま ： はい。操作も簡単でしたし、分からないことがあってもオフィスステーションに問い合わせるとすべて解決できましたので、私たちの方でもすぐに使いこなせるようになりました。

有効にご利用いただけて、嬉しいです！ 「オフィスステーション 給与明細」については、いかがでしょうか？

澄川さま ： 給与明細については、以前から電子データでおこなっていました。ですが、当時使用していたツールは給与明細専用のもので、ほかの業務との情報連動ができませんでした。
「オフィスステーション 給与明細」の導入によって年末調整など、ほかの労務業務と情報を共有しながら手続きを進められるようになったことは非常に大きいと思います。

DX推進によって、関わる人たちに「便利になった」と実感してもらうことが目標

ライクキッズさまは、DX推進も精力的にお取り組みされていると伺っております。
現在の課題や今後の取り組みについても、教えてください。

田中さま ： 業務に関わる人たちが、より効率的に、かつストレスなく情報の共有をおこなえるようにしていきたいと考えています。
たとえば従業員の住所情報などの変更があった際、労務担当者とはオフィスステーションを利用して手続きが可能です。その際は、単に「手続きをつつがなく進める」だけではなく、「各関係者にとって必要な情報が、適切かつ安全に共有される」環境構築を、オフィスステーションで実現していきたいです。
また、手続きごとに担当者が分かれておりますので、必要となる情報を担当者間でシームレスに共有できる仕組みも作っていきたいですね。

関さま ： どんなに便利なツールでも、利用する従業員が「便利になった」と感じていただかなければ効果は出にくいでしょう。
年末調整では、手続きマニュアルを更新して不明点が極力出ないように取り組んでいます。社会人経験の浅い従業員に向けては「そもそもなぜ年末調整が必要なのか」「この時期に手続きをする理由」などの理解も深めていただけるよう、説明会や個別のフォローもおこなっています。

澄川さま ： 従業員にとって、労務手続きはふんだんにあるものではありませんので、急に「このツールを使ってください」と言われても、今までのやり方と違っていたら戸惑ってしまうはずです。
私たちは電子化をおこなううえで、従業員が「これを使うことで、便利になる」ことを実感していただける状態にしていくことが非常に重要だと感じています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！