「あらゆる手続き業務の効率化」を見据えたモロゾフが最初に解決した課題とは？

電子申請の業務効率を上げるために

まずは事業内容と、従業員数について教えてください。

中川さま ： 洋菓子の製造・販売と喫茶およびレストラン業務をおこなっておりまして、従業員数は1,559名です。

中川さまが所属されている人事総務部の人員構成と、そのなかの中川さまのご担当業務について教えてください。

中川さま ： 人事総務部は庶務・構成やIR、リスクマネジメントをおこなう「総務」と、人事・給与、採用・教育、広報をおこなう「人事」で担当が分かれています。そのなかで、私は人事担当課長として人事給与関連業務全般の統括、部内システムの維持、労務、男女共同参画・女性活躍推進などを担当しています。

2020年に「オフィスステーション 労務」を、2022年に「オフィスステーション 年末調整」を導入されていますが、導入のきっかけは何だったのでしょうか？

中川さま ： まず、電子申請への対応を推進する国の方針がベースにあります。これを受けて弊社ではe-Govによる電子申請の仕方を調べましたが、「これを使っていたら業務効率が落ちるのでは」と上長と話し合っていたんです。

そんなときに電子化に関するセミナーを受け、「オフィスステーション」を知りました。オフィスステーションなら現行のデータを加工して、スムーズに電子申請ができるのでは、と考えたことが導入のきっかけです。

「まずは社会保険手続きの電子申請から効率化」ということだったのですね。

中川さま ： はい。電子申請からシステムを導入し、そこから年末調整、さらに給与明細やマイナンバー収集も一括できるシステムがあれば……と考えていたんです。

将来的には新入社員の情報収集や従業員の電子雇用契約の発行、身上異動の届出申請など、現行は紙ベースで管理している業務の電子化まで視野に入れていました。

社会保険手続きにおいて、システムの導入前は、どのように業務を進めておられたのでしょうか？

中川さま ： とにかく紙での作業の連続です。人事給与システムからデータを出力・加工し、印刷した紙をハローワークなどに持っていくという流れを繰り返していました。担当者から特に不満の声などはなかったものの、ハローワークに提出するまでの工数や、今後を考えると、やはり電子化は欠かせないと考えていましたね。

社会保険手続きのデジタル化で約4割の工数削減を達成

システム導入にあたり他のサービスと比較検討されたと思うのですが、比較した点やオフィスステーションを選定された決め手について教えてください。

中川さま ： 比較で重視した点は汎用性と価格です。汎用性については、まず社会保険から始めて、ゆくゆくは身上異動の届出申請などもおこないたいと考えていたので、対応業務の幅の広さは必須条件でした。

また費用について、他社は1つの製品にあらゆる機能が入った「パッケージ型」で、価格設定は使用人数×全機能の利用料というものでした。ですが、いきなりすべての業務を電子化する予定はありませんでしたし、アルバイトの方まで含めると大人数になる弊社にとって、その価格設定は現実的ではないという結論になりました。
一方オフィスステーションは、機能ごとに導入が可能な「アラカルト型」なので、使わない機能に対する費用は発生しません。
これらを検討した結果、両方のポイントを備えたオフィスステーションに決定いたしました。

では電子化に関して、周囲から反対などはありませんでしたか？

中川さま ： 周囲からの反対はなく導入決定はスムーズでした。また操作に関しても、私が一度やってみてから従業員向けのマニュアルを作成・配付したので、特に問題はなかったです。

「オフィスステーション 労務」の導入により、どのような変化がありましたか？

中川さま ： 社会保険申請業務については、常時申請が可能になったため、業務をまとめておこなう必要がなくなりました。担当者からは約4割、時間が削減できたという報告が挙がっています。

年末調整システムの導入で「現場の効率化」と「従業員目線のやりやすさ」を実現

続けて、2022年に導入された「オフィスステーション 年末調整」について伺います。こちらを導入された理由について教えてください。

中川さま ： まず、年末調整は給与や手続きの業務に携わっていないメンバーも総出で対応する必要があるほど大変なのですが、不慣れな人だと非常に時間がかかってしまうという課題がありました。

これに加えて、「オフィスステーション 労務」の導入時期にちょうど法改正があり、保険料控除の手続きがかなり面倒になりそうだという印象を受けました。
これら2つが重なることにより「今年の年末調整はさらに大変になるのでは」と考え、「オフィスステーション 労務」を導入したときと同じように、人事総務部から上長に電子化を提案しました。

「オフィスステーション 年末調整」の導入について、苦労された点はありましたか？

中川さま ： 初年度のみ、導入準備に苦労しました。従業員へのパスワード付与や、操作に不慣れな従業員からあがってきたデータのチェックと修正依頼などに、思ったより時間がかかってしまったんです。

その反省を踏まえ、2年目からは間違えやすい部分をピンポイントで説明する資料を作成したほか、オフィスステーションはデータ不備を本人の了承を得て担当者側で修正できるので、そのような方法でやり取りの手間を減らすなどしました。

「オフィスステーション 年末調整」の導入で起こった変化について、教えてください。

中川さま ： 保険料控除や住宅取得控除については自動計算されるため、専門的な知識がなくても対応でき、効率化が図れています。またチャット機能で従業員と提出内容の確認がおこなえるため業務がスムーズで、従業員からも「やりやすくなった」と好評です。

雇用契約・入社手続き・身上申告もすべて効率化へ

労務や年末調整に続き、これから電子化を進めたい業務などはありますか？

中川さま ： 新入社員の身上データの入手や雇用契約の締結、従業員の身上異動申請です。特に雇用契約については、契約書が提出されない場合の対応に時間がかかっているので、これらを電子化することで効率化したいと考えています。

弊社の場合は店舗数が多いので、従業員とそういったやり取りをする際に、紙だと店長の手を煩わせてしまいます。しかし、電子化すれば本人と人事が直接やり取りできるので手間がかかりませんし、受け取ったデータをそのままシステムに反映でき、効率化やミス防止にもつながります。

あとは、社会保険手続きをオフィスステーションでデジタル化し、現場担当者からは「効率化できている」と報告を受けていますが、私自身はデータ連携の部分を見直すことにより「もっと効率化できるのではないか？」とみています。

これらの課題から、できる限りオフィスステーションに集約・一本化したいと考えており、この1、2年の間にぜひ進めていきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました！