圧倒的なコスト削減と負担軽減を実現し、社内で表彰された「電子化」の詳細

「働きやすい環境作り」「社員生産性向上」のため電子化推進

まずは事業内容について教えてください。

嶋田さま ： 弊社はビルメンテナンスを事業としており、主にショッピングセンターや病院などの清掃・管理をおこなっております。正社員は120名、現場のパートタイマーや契約社員は4,500名ほどです。

人事や労務を担当されている方の人数や構成について教えてください。

嶋田さま ： 労務、給与関係、また年末調整の担当をしているのは、総務部の中にある給与課です。給与課は正社員3名、課長1名、パート2名の構成となっており、年末調整の際は、これら従業員に加え派遣社員を1名増員して業務にあたっています。

7名の方で従業員4,500名超の手続きを担当されているのですね。かなりの作業量だと思うのですが、「オフィスステーション 年末調整」の導入の背景には、そのような「現場の負担」という問題があったのでしょうか？

嶋田さま ： そうですね。オフィスステーション導入前は、すべての年末調整を紙でおこなっていましたが、作業が短期間に集中し、どうしても残業しなければならないことも多く、負担は大きかったです。また、会社全体として、「社員の生産性向上」「働きやすい環境づくり」を大切にしているため、「電子化できるものは電子化しよう」という方向性になったというのもあります。

導入の決め手は圧倒的なコストパフォーマンスの良さと操作性

導入のキッカケは会社の電子化推進にもあったのですね。2022年から「オフィスステーション 年末調整」をご契約いただいていますが、導入の決め手になった要素を教えてください。

嶋田さま ： 全社的に電子化が推進されるなかで、「総務部として電子化できるものは何か」と検討を始めました。当時は年末調整にかなり人員と時間を割いていたので、まずは年末調整を電子化することで業務改善できないかという話が出ました。

電子化の方法としてさまざまなクラウドソフトをインターネットで調べたところ、「オフィスステーション 年末調整」が候補の1つとして上がりました。複数の選択肢の中からオフィスステーションに決めた理由としては、2点あります。1点目は、何といってもコストパフォーマンスの良さです。これは他社と比較しても圧倒的でした。2点目は、ソフトの操作のしやすさ、わかりやすさでした。無料トライアルの期間に実際に従業員に触ってもらったのですが、操作性に関しては管理者側、従業員側どちらからも好評でした。

操作のしやすさ、わかりやすさは具体的にどの部分で感じられましたか？

嶋田さま ： たとえば、年末調整の入力画面で、従業員が疑問に思いそうな箇所には「？」マークがあり、そこをクリックすると詳細説明を読んで疑問を解消できるようになっていました。実際に導入してみても、1年目こそ年配層の方から操作に関する質問が多少あったものの、2年目は問い合わせ数が各段に減り、従業員からも「すごく楽だった」と、とても好評です。

年配層の方だと、電子化に抵抗がある方もいらっしゃいますよね。使い慣れていない方にも好評だと伺えてとてもうれしいです。導入にあたってハードルになった点はほかにありましたか？

嶋田さま ： やはり初めての導入ということで、会社に稟議を通す際はコスト面の説明が必要なシーンが多かったのですが、営業の方には必要な資料を迅速に送っていただくなど、とても親切に対応していただきました。コスト面で圧倒的なパフォーマンスを示せたこともあり、社内の理解はスムーズに得られましたので、大きな導入ハードルはありませんでした。

年末調整のデジタル化でコストと時間の大幅削減

「オフィスステーション 年末調整」の導入後、どのような効果を実感されていますか？

嶋田さま ： 弊社の従業員約4,600名のうち、現在は正社員120名に対して「オフィスステーション 年末調整」を導入しています。もともと紙の年末調整では、提出された書類の記入不備を確認したり、訂正の督促をしたりといった手間が多く発生していました。このような記入不備は、オフィスステーションの導入によって80％ほど減少しました。加えて、在宅勤務の推進や、現場への直行直帰の推進により、個人宅への書類発送の負担も増加していましたが、こちらも0になりました。

これらにより、年末調整に費やしていた時間は2/3程度にまで削減されました。また、オフィスステーションを使うと、2年目以降の情報入力が各段に減るため、今後はさらに費やす時間が削減される予定です。

給与明細業務の電子化で紙代・郵送代の2/3を削減

「オフィスステーション 年末調整」を導入されたあと、「オフィスステーション 給与明細」も導入されています。こちらはどのような流れで導入されたのでしょうか？

嶋田さま ： 「オフィスステーション 年末調整」で給与課の電子化が進んだことを受けて、部下が「書類のやり取りの手間が発生している給与明細についても電子化しよう」と提案してくれたのです。

弊社は給与明細を圧着ハガキに印刷し、各従業員の自宅に直接郵送するという形を取っていました。従業員4,500名に対して郵送しますから、当時は紙代と郵送費だけで月35万円程度かかっていましたし、給与明細の送付作業は専任の担当者が二日かけておこなっていました。また、土曜配達や翌日配達の終了によって、思うように作業が進められないということも起こっていました。給与明細の電子化は、これらの課題を解決してくれるはずだと踏んだのです。

給与明細の電子化についても、導入システムの比較検討をおこないましたか？

嶋田さま ： はい。いくつかのシステムを検討したのですが、やはりコストと使い勝手の面でオフィスステーションがいいだろうと結論づけました。

では、「オフィスステーション 給与明細」導入後の効果について、教えてください。

嶋田さま ： まず、全従業員分の給与明細を電子化したことで、紙代や郵送代にかかっていた費用の2/3を削減できました。業務時間については1/8ほどに削減されたので、導入効果はかなり感じています。

また、「オフィスステーション 給与明細」の提案をおこなった部下は表彰されていましたので、会社としての評価も高かったと考えています。

表彰ですか？

嶋田さま ： はい。弊社では年一度、各部門のうち一名を「社長賞」のような形で表彰するのですが、昨年度は給与明細の電子化をおこなった部下が表彰されましたので、全社的にもかなり大きな意味があったと言えます。

そのようなお話を聞けてうれしいです！　では電子化が進んだ今、「これからやりたいこと」がありましたら教えてください。

嶋田さま ： 給与課では一部の年末調整と、全従業員の給与明細に関する紙の作業を電子化しましたが、紙の作業「すべて」を電子化したわけではないので、これからまだ生産性を向上させることは可能だと考えています。正社員以外の年末調整を含めて、これからは電子化の範囲を拡大していきたいです。

その際、デジタルが苦手な従業員からは不安の声もあると思います。このような声に耳を傾けることは重要ですが、一方で、本当の意味で「従業員にとって働きやすい環境」を作っていくためには、不安の声を聞きいれるだけではだめだとも考えています。

電子化は、今後5年後、10年後には一般的になっていくと思います。いち早く取り組むことで、将来的に必ず従業員がラクになり、「働きやすい環境」や「生産性向上」の一助になるはずです。デジタルが苦手な従業員に寄り添い、理解を得ながら、段階的に電子化を進めていくことこそが、最終的には会社のためにも従業員のためにもなるはずだと考えています。

このような考え方のもと、今後はオフィスステーションをさらに活用していきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました！