成功事例

労務内製化で「ミス減少」と「コスト削減」を同時に実現

社会福祉法人淳風会
  • 法人本部 総務人事課 課長 新田 有規 さま
課題
  • 労務や給与業務におけるミスの発生
  • 社労士事務所への委託によるコスト増
導入の効果
  • 労務の内製化によるコストの大幅削減
  • 情報の連携と自動化が進んだ結果によるミス発生率の低下
  • 新たな労務課題(ペーパーレス化など)への取り組み促進
INTERVIEW

労務業務でとくに注力しているのは「ミスをなくすこと」

はじめに、貴法人の事業内容について教えてください。

新田さま : 淳風会では子育て支援・高齢者支援の2つの事業をおこなっております。代表的なものとして、子育て支援事業では大阪に保育所を3か所、認定こども園を1か所運営しています。高齢者支援事業では、特別養護老人ホームを3か所、ケアハウスを2か所、そのほかショートステイやデイサービス、訪問介護のサービスなどもおこなっています。

全施設・事務所の職員数は計500名超とのことですが、人事・労務業務でとくに注力されている点、気を付けている点を教えてください。

新田さま : 当法人では、基本的な職員対応を各拠点に任せており、労務手続きの部分を本部が一括して担当しています。注力しているのは、「ミスをなくすこと」です。
労務手続きでは、ひとつのミスが大きなトラブルに発展し、担当者が修正に手間取る……ということが少なくありません。このような事態になると、当然ながら職員にも不便をかけてしまいますので、少しでも「わからない」「怪しい」という点があったら各拠点の総務に確認することを徹底しています。

拠点との連携を密に取られているということですね。そのほか、ミスをなくすために、取り組まれていることはありますか?

新田さま : まさにこれからお話するところなのですが、「オフィスステーション」の導入も、ミスをなくすための対策の一環として検討を開始しました。

そうだったんですね! 「オフィスステーション」導入前は、どういったご状況だったのですか?

新田さま : 2022年まで、給与業務ほか労務手続きの大半を社労士事務所に委託していました。
ただ、給与業務において、ミスの発生が多かったのです。委託してもミスが出てしまうようなら、いちどフローを見直して内製化も検討していこうという話になりました。
また、コスト面の課題もありました。

オフィスステーション導入の決め手は「シームレスな連携」と「帳票の多さ」

現在では「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 給与明細」「オフィスステーション 年末調整」をご導入いただいておりますが、どういった順序・流れで導入されていったのですか?

新田さま : 最初に導入したのは「オフィスステーション 労務」です。2022年秋からまずは本部労務内で利用を始めました。その後、「オフィスステーション 給与明細」を2023年4月から導入し、職員へのアカウントも発行しました。
そして昨年の2023年12月には「オフィスステーション 年末調整」を導入しました。
社労士事務所への委託が2023年3月まででしたので、その翌月の4月から本格的に「オフィスステーション」に切り替えた形になります。

内製化を進めるにあたって、「オフィスステーション」以外のサービスは検討されなかったのですか?

新田さま : 4社~5社ほど検討しました。選定にあたり、重視したのは「①クラウド型であること」「②使用している給与計算ソフトと連携できること」、そして「③帳票の多さ」の3点です。
②③において、「オフィスステーション」がほかのサービスより秀でている印象でした。とくに帳票の多さははっきり差が出ていましたね。「これなら、移行後はラクになるだろう」というイメージを持てました。

ありがとうございます! 実際に移行してみて、いかがでしたか?

新田さま : まず、コストを大幅に削減できましたね。移行前は入職手続きや労災手続きといった業務を私と総務の2名で対応していましたが、移行後は内製化に伴い労務・総務担当をもう1名増員しました。それでも、現在の方がコストを抑えられています。
また、社労士事務所への委託を辞め、手続き業務や給与業務を社内でおこなっても、業務負担がそこまで増えなかったことも印象的でした。手続き業務については委託元を挟まず、ワンストップで処理できるようになり、手続きのスピードが大幅に早まったことも導入してよかったポイントです。

当初課題視されていた「ミスの発生」に関しては、その後はいかがでしたでしょうか?

新田さま : おかげさまで、ミスもだいぶん減りました。当法人では、他社の給与計算ソフトや勤怠管理ソフトを使用していますが、「オフィスステーション」がこれらのシステムともシームレスに連携できていることの影響が大きいとみています。
以前は、給与支給日に「給与明細がWeb上で公開されていない」ということもあったのですが、そういったことも一切なくなりました。
「オフィスステーション」の導入により情報連携と自動化が進んだ結果、ミスやトラブルが減ったと認識しています。

よかったです! 職員の方々の反応はどうでしたか?

新田さま : どんなシステムも新しく導入する際は、多少のトラブルは発生するものだと思います。たとえば、「オフィスステーション 給与明細」の導入時は、ログインやパスワードに関連する問い合わせがやや多かった印象です。

そうだったのですね。その状況は、どのように解決されたのでしょうか?

新田さま : 各拠点の総務の方にも協力してもらいながら、その都度正しいやり方をアナウンスしていきました。「職員の方はここで戸惑うのか」と明らかになった点について対策していった結果、現在では問い合わせは殆どなくなりました。

2023年は「オフィスステーション 年末調整」もご利用いただきましたが、導入時に苦労した点や大変だった点はありますでしょうか?

新田さま : 「オフィスステーション 年末調整」への移行はとてもスムーズでした。ログインは「オフィスステーション 給与明細」と同じ情報でおこなえますので、職員の方々が慣れてきたのもあると思います。

全体的に苦労した点は少なく、職員からも「これまでの年末調整システムよりも分かりやすかった」という声をいただきました。
当法人では紙とデジタルの年末調整を並行していましたが、「オフィスステーション 年末調整」の導入に伴い初めてデジタルの年末調整を経験した職員からは「楽だった」「意外にうまくできた」というご意見をいただくことが多かったです。

職員によりよい環境で働いてもらうために

ご評価いただき、嬉しいです! 「オフィスステーション 労務」から「オフィスステーション 給与明細」、そして「オフィスステーション 年末調整」を導入した現在、新たに取り組もうとされていることはありますか?

新田さま : 労務関連では、資格手当や付与手当の申請など、まだ紙でおこなっている手続きが多くあります。これらのペーパーレス化を「オフィスステーション 労務」を使って進めていきたいですね。紙だとどうしても抜け漏れが発生しやすくなりますので。
私個人の活動でいうと、以前よりも時間的な余裕を持てるようになったので、離職対策や財務業務なども始めています。

人事・労務のほか、財務もご担当されているのですか?

新田さま : はい。これまでは労務フローの体制整備もあって労務面を見ることが多かったのですが、今後は給与体制の改造も検討していきたいと考えています。
職員によりよい環境で働いていただくうえで、労務、財務両方からのアプローチは不可欠です。職員の「人」に関わる部分は労務担当として引き続き見ていきつつ、財務担当として「組織」の全体的な予算管理にも着手していく予定です。

すでに新しいお取り組みを進められているのですね! 最後に、貴法人の人事・労務部が大切にしていることや、「目指す姿」を教えてください。

新田さま : 冒頭のお話に戻りますが、「ミスなく」「迅速に」が一番大切だと思っています。労務手続きはすべて人に関わることですので、ちょっとしたミスが大きな問題に発展することもあります。
また、保険証の発行や傷病手当、労災などの書類は、1日でも早く職員の方々の手元にあったほうがよいでしょうし、そうするべきだと思います。
職員の方々にとってより働きやすい環境にしていけるよう、仕組みや体制だけでなく、一つひとつのコミュニケーションも大切にしていきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

「オフィスステーション 労務」の詳しい情報を見てみる 「オフィスステーション 年末調整」の詳しい情報を見てみる 「オフィスステーション 給与明細」の詳しい情報を見てみる

実際にどう変わったのか ご利用者さまの体験談

庁内の年末調整の工数を70%以上削減し、年末の労働環境を改善
従業員数:約1,600名 #地方公務

庁内の年末調整の工数を70%以上削減し、年末の労働環境を改善

彦根市役所 さまの体験談はこちら
労務内製化で「ミス減少」と「コスト削減」を同時に実現
従業員数:約500名 #社会福祉・介護事業

労務内製化で「ミス減少」と「コスト削減」を同時に実現

社会福祉法人淳風会 さまの体験談はこちら
全国5,000名の手続き業務を5名が担当。ライクキッズが目指す「DX推進の理想像」とは?
従業員数:約5,000名 #教育

全国5,000名超の手続き業務を数名で担当。ライクキッズが目指す「DX推進の理想像」とは?

ライクキッズ株式会社 さまの体験談はこちら
圧倒的なコスト削減と負担軽減を実現し、社内で表彰された「電子化」の詳細
従業員数:約4,500名(パートタイマー・契約社員を含む) #ビルメンテナンス業

圧倒的なコスト削減と負担軽減を実現し、社内で表彰された「電子化」の詳細

株式会社ボイス さまの体験談はこちら
“多拠点展開“と”柔軟な働き方“に伴う「手続き業務の多さ」を解決するために
従業員数:約500名 #情報サービス、印刷

“多拠点展開“と”柔軟な働き方“に伴う「手続き業務の多さ」を解決するために

株式会社KDC さまの体験談はこちら
人事・労務のデジタル化を進める第一歩として「Web給与明細」を選んだ理由
従業員数:約570名 #学校法人、教育

人事・労務のデジタル化を進める第一歩として「Web給与明細」を選んだ理由

学校法人常磐大学 さまの体験談はこちら
従業員数:約1,500名 #洋菓子製造・販売事業、喫茶・レストラン事業

「あらゆる手続き業務の効率化」を見据えたモロゾフが最初に解決した課題とは?

モロゾフ株式会社 さまの体験談はこちら
200以上の拠点とのやり取りをなくし「書類提出フロー」を1本化した効果とは?
従業員数:約900名 #不動産管理

200以上の現場とのやり取りをなくし「書類提出フロー」を1本化した効果とは?

総合システム管理株式会社 さまの体験談はこちら
スープストックトーキョーが「雇用契約」と「情報の一元管理」の課題を同時に解決した方法
従業員数:約1,600名 #飲食サービス業

スープストックトーキョーが「雇用契約」と「情報の一元管理」の課題を同時に解決した方法

株式会社スープストックトーキョー さまの体験談はこちら
「バックオフィス業務を本部に集約させながらも残業を減らす」仕組み作りのために
従業員数:約10,000名 #教育・医療

「バックオフィス業務を本部に集約させながらも残業を減らす」仕組み作りのために

学校法人順天堂 さまの体験談はこちら
新規予算なしで年末調整・労務手続き・マイナンバー管理を電子化した方法
従業員数:約2,000名 #学校法人、教育

新規予算なしで年末調整・労務手続き・マイナンバー管理を電子化した方法

学校法人関東学院 さまの体験談はこちら
「システム関連に精通した社員」がいなくても導入・運用できる、その理由
従業員数:約24,400名 #外食事業

「システム関連に精通した社員」がいなくても導入・運用できる、その理由

株式会社 物語コーポレーション さまの体験談はこちら
バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように
従業員数:約340名
#国産および輸入果物・加工食品・洋菓子販売、洋菓子製造、フルーツパーラー・レストラン事業

バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように

株式会社 千疋屋総本店 さまの体験談はこちら
株式会社ミキハウス様インタビュー
従業員数:約1,100名
#子ども服の企画・製造・卸売り・小売り

「従業員の働きやすさ」を追求する人事・労務のシステム選びとは?

株式会社ミキハウス さまの体験談はこちら
株式会社ミキハウス様インタビュー
従業員数:74,633名 (うち内務職員20,767名)
#生命保険事業、資産運用、ヘルスケア

計4,280時間を削減!日本生命が導入から3年でおこなった効率化の工夫とは?

日本生命保険相互会社 さまの体験談はこちら
従業員数:約900名 #菓子・スナック事業

湖池屋が経験した業務の「劇的な」変化、その全貌とは

株式会社湖池屋 さまの体験談はこちら
株式会社HOWA様 導入事例インタビュー
従業員数:3,420名(2021年3月末 グループ全体)
#自動車用内装部品の企画・開発・製造・販売

「デジタル化への反対」はどのように乗り越えることができるのか?

株式会社HOWA さまの体験談はこちら
福岡大学
従業員数:約5,000名 #学校法人の運営など

三つ折り作業に仕分け作業も、毎年派遣スタッフを雇っての年末調整作業はWeb化によって大きく変わる

福岡大学 さまの体験談はこちら
株式会社壱番屋
従業員数:約3,500名(パート・アルバイトを含む) #飲食事業

学生アルバイトが多く占める飲食業で、年末調整を電子化! 業務を合計1カ月前倒しで完了できた秘訣とは

株式会社壱番屋 さまの体験談はこちら
西日本旅客鉄道株式会社
従業員数:約27,000名 #運輸業など

基幹システムの改修、年末調整の電子化にあたり必要だったこととは

西日本旅客鉄道株式会社 さまの体験談はこちら
株式会社サンドラッグ
従業員数:約13,500名(パート・アルバイトを含む) #小売業(ドラッグストア)

導入4年目で年末調整の電子化を99.9%達成! サンドラッグが取り組んだ効率化の秘訣

株式会社サンドラッグ さまの体験談はこちら
株式会社大創産業
従業員数:約47, 000名 #小売業

47,000名の全国スタッフの年末調整を電子化へ! ダイソーが初年度から成功できた理由

株式会社大創産業 さまの体験談はこちら
株式会社ナリタヤ
従業員数:約1,150名(パート・アルバイトを含む) #小売り(スーパー)

個人情報等もストレスフリーかつミスも軽減!スーパーナリタヤがスムーズな導入を叶えた理由

株式会社ナリタヤ さまの体験談はこちら
キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

キリンシティ株式会社 さまの体験談はこちら
ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
舞台・映像・イベント制作事業

トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

ポリゴンマジック株式会社 さまの体験談はこちら
従業員数:284名/パート・アルバイト1,063名(2020年3月31日 現在) #飲食事業・ブライダル事業

ペーパーレス化で、本社も店舗も 書類処理がスピーディーに。

株式会社一家ダイニングプロジェクト さまの体験談はこちら
従業員数:4,334名 #住宅・不動産

年末調整書類配付とデータ入力の大幅な削減に成功!

ポラス株式会社 さまの体験談はこちら
株式会社スヴェンソンホールディングス
従業員数:813名(2021年4月現在 / グループ連結) #ヘアケア・コスメティック・スポーツ事業

問い合わせの手間も省略! 年末調整業務の時間が約半分に!

株式会社スヴェンソンホールディングス さまの体験談はこちら
従業員数:約140人(2017年12月末現在) #特別養護老人ホーム等の運営

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了!

社会福祉法人 茨木厚生会 さまの体験談はこちら
従業員数:400名(2019年4月末現在) #小売り(アパレル)

電子申請義務化が導入のきっかけ。低コストで、大量の作業負担を軽減。

株式会社ANAP さまの体験談はこちら
従業員数:1,000人(2019年8月末 現在) #人材派遣

休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン さまの体験談はこちら

利用社数40,000※1 継続率99.3※2%

※1. 2024年04月末日時点 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)

※上記シンボルマークはオフィスステーションシリーズのいずれかの製品をご利用いただいている企業のものです。