導入事例
問い合わせの手間も省略! 年末調整業務の時間が約半分に!

株式会社スヴェンソンホールディングス
  • マネージャー 久保 さま
  • 人事部 サブマネージャー 祢宜谷 さま
INTERVIEW

本日はお忙しい中ありがとうございます。早速ですが、最初にスヴェンソングループについて教えていただけますか?

祢宜谷さま : 中核企業のスヴェンソンを含めて11社で構成されています。全国で約90拠点、従業員数は約860名の会社です。スヴェンソンは美・健康・環境の分野で社会に貢献することを理念としています。美の分野ではヘアウィービングシステム(編み込み式増毛法)を活用した男性向けウィッグや、女性向け医療ウィッグの製造・販売・理美容サービス、そのほか白髪染めやマニキュアなどヘアケア商品の販売をおこなっています。グループ会社では、コスプレ用ウィッグなどの販売もおこなっています。また、健康の分野では卓球スクールの運営や、飲食店と卓球をコラボさせた店舗の運営をおこなっており、健康寿命を延ばそうという取り組みのもと、事業展開しています。

現場をサポートしつつ、最適な道を選びたい。

幅広く事業展開されているんですね。人事部はグループ全体のお仕事をされているのですか?

祢宜谷さま : まだすべてを統括することはできていないのですが、できるところから業務を取りまとめています。たとえば給与計算はすべてこちらでおこなっていますね。会社によって事業内容が違うので、制度を統一したりするのはなかなか難しいですが、統一していくべき部分もあり、それをどうやって実現するかが課題だと思っています。現場をサポートしつつ、最適な道を選びたいと考えています。

なるほど。現場を大切にされているのが素晴らしいです! ところで人事部のなかで祢宜谷さまはどういったことを担当されているのですか?

祢宜谷さま : 給与計算と労務管理が中心ですね。労務管理のなかでも有休を含む勤怠管理、就業規則の整備とかがメインです。たとえばグループ会社の就業規則もこちらで作っています。労務管理は各社で事情が違うので大変です。私たちが持っている仕事のなかでも選択と集中というか、効率化すべきところを効率化して、時間を創ることが課題と思っていました。

マニュアル作成の手間も省略。問い合わせの手間も省略。

効率化すべきところを効率化する、というのは大切ですよね。さて、その効率化のために2018年分から「オフィスステーション」を導入していただいたのですが、導入のきっかけになったのはどういうことだったのでしょうか?

祢宜谷さま : 紙だと非効率的だという思いが昔からあったからです。弊社の場合、年末調整はグループ全体を一括してスヴェンソンの人事部がおこなっています。紙ベースの場合、まず記入用紙の準備から始めるのですが、それだけでも膨大な枚数になります。特に弊社は社員番号を印字してから各拠点に配付していたので、それだけでも大変な労力でした。

事前に社員番号を印字されていたんですか! それは大変ですね! 従業員860人くらいとおっしゃっていましたよね。申告書は各種1,000枚くらい用意していたのですか?

祢宜谷さま : いや、一応予備も用意していたのでもっとありましたよ。「オフィスステーション」なら申告書を用意する必要がないので良いなと思いました。ほかにも、年に一度のイベントなので社員が毎年記入方法を忘れがちで、そのためマニュアルを独自に作っていたんです。これも「オフィスステーション」ならリアルタイムでガイドに沿ってできるので、マニュアル作成の手間も省略できると思いました。それでもわからないところも出てくるとは思うんですが、記入する社員にとっても誤字脱字を簡単に修正できたり、問い合わせの手間が省略できたりで双方にメリットだなと思ったんですね。さらに昨年から1枚用紙が増えましたよね。配偶者控除と保険料控除がわかれて全部で3枚に。これがわかっていたので、紙だと例年よりさらに負担が大きくなるのが見えていたんですよね。単純に考えるとこれまでの1.5倍の手間になる。それであれば、これを機会に「オフィスステーション」を試してみようかと思って。

操作がわからないとか使い勝手で困るということはなかった。

スヴェンソンさまは検討期間、短かったですよね。初回のご提案から1カ月くらいで導入が決まりました。

祢宜谷さま : そうですね。業務の効率化は、会社全体の課題ですし、また、元々Web申請でやりたいと僕自身が言っていましたから、タイムリーな提案でした。上司も時間と労力のコストが減らせるなら良いよね、と意思決定はスムーズでしたね。

実際使ってみていかがでしたか?

祢宜谷さま : 「オフィスステーション 年末調整」を使うのが初めてだったので不安な点はあったんですけど、1回設定して使ってみると、特に操作がわからないとかシステムの使い勝手で困るということは、僕自身はなかったんですよね。

できるだけ直感的に操作できることを目指してシステムを作っているので、それはうれしいご意見です。従業員の方からのお問い合わせはありましたか?

祢宜谷さま : それが、従業員側からも特になかったんですね。中には想定外のこともありましたが、ごく僅か。たとえば配偶者の方を扶養にしていたとして、収入がゼロだから「0」と記入せずに無記入とかのケースはありました。そうすると給与計算システムと連携したときに、扶養していないと見なされちゃうんですよね。これはこちらの運用の問題なんですけど、入力ルールは決めておかないといけないなと思いました。次回は全体で導入したら、さすがに問い合わせは増えると思いますけど、少なくとも2018年分はスムーズでしたから、楽観しています(笑)。

体感ですけど、平均して半分くらいの時間の削減に。

今回の皆さまは画面を見て直感的にスムーズにやっていただけたのですね! うれしいです。ちなみにどれくらい業務を省力化できましたか?

祢宜谷さま : もちろん最初は画面への慣れが必要ですが、1枚あたりのチェックが今までの半分くらいでできたかなと思います。たとえば紙だと5歳の子どもの扶養情報が配偶者の欄に書かれてあったりして、そもそも正しい場所に記入されているかの確認も必要でしたが、「オフィスステーション」ではそれが解消されました。あと、手書きによる個人の字の癖がなくなるので見やすいのもありますね。特に数字だと8や6や0を見間違うと結果が全く違ってくるので助かりましたね。今までは直接確認を取っていたのですが、それもなくなりました。必須項目の抜け漏れも「オフィスステーション」だとないですよね。それらを気にする必要がなくなったのは大きいと思います。だから体感ですけど、平均して半分くらいの時間の削減になったかなと思います。これは年末調整とは関係ないんですけど、弊社は年末調整の申告書を根拠の一つとして支給している手当の正誤を判断していたので、抜け漏れによる確認作業が削減できたのも助かりました。

確か祢宜谷さまのほうで、前年データを事前に投入されたんですよね。そうすると従業員の方一人ひとりの記入の手間もなくなっているのではないでしょうか?

祢宜谷さま : そうですね。前年データをもとに合っているかどうかをチェックするだけなので、従業員にとっても楽だったと思います。

配偶者の控除計算も、ガイドに従うだけ。

祢宜谷さまご自身はいかがでしたか?

祢宜谷さま : 早かったですよ。僕は慣れているから、というのもあると思いますけど、税制改正で配偶者の控除計算方法が複雑になりましたけど、それもガイドに従うだけでわかりやすかったと思います。

給与計算システムとのデータ連携はいかがでしたか?

祢宜谷さま : そんなに困ることはなかったですよ。2~3回わからないことがあったので質問しましたけど、あとは問題なくデータ連携できました。僕にとっては楽でしたね。

ご評価いただけてとてもうれしいです! 祢宜谷さまは「オフィスステーション」をうまく使っていただいているのですが、ご要望はございませんか?

祢宜谷さま : 印刷を全員一括でできるようにしてほしいですね。弊社の都合上、全員のデータを最後に印刷するんですが、今は一人ずつ印刷しないといけないから一括印刷できると助かります。

そうなのですね。実は一括印刷は次のバージョンアップで対応予定です!

祢宜谷さま : それは助かりますね。

従業員の仕事の負荷を減らせるように支援していきたい。

さて、2019年分は全体導入していただけるとのことですが、全体導入に対しての社内決裁はスムーズでしたか?

祢宜谷さま : すんなり通りましたよ。時代の流れもありますし、チャレンジしようという感じでした。 会社としてもアナログをデジタルに変換していくうえで、バックオフィスは良い切り口と捉えているのかもしれません。すでに勤怠管理や給与明細はWebになっていますから。

そこでできた時間を本当にやるべきことに使うということですね。特に今年は働き方改革でやるべきことが増えますものね。

祢宜谷さま : 特に弊社の場合は有給休暇をしっかりやりたいと思っています。働き方改革のなかでも最も話題にされるコンテンツでもありますし、特に今年は最初の年なのできっちりやっておきたいと思っています。弊社の場合、有休の年間平均取得日数が8~10日なので深刻ではないのですが、中間管理職や管理職の一部の取得率が今ひとつです。これは管理する側の負荷が多くて、自分自身の有休を取れていないと推測できるので、そういう立場にある従業員の仕事の負荷を減らせるように支援していきたいと思うんですよね。

素晴らしいですね! ぜひ人事部の支援で、今まで以上に働きやすい会社にしてください。本日はありがとうございました!

導入企業さまの声

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※1. 2021年3月末日時点のアクティブユーザー数です。 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)