導入事例
休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン
  • 執行役員 管理本部長 大関 さま
  • 管理本部管理課 主任 佐藤 さま
  • 管理本部管理課 主任 戸水 さま
INTERVIEW

株式会社フォーラムジャパンさまについて教えてください。

戸水さま : 株式会社フォーラムジャパンでは旅行業に特化し、添乗員、カウンタースタッフ、通訳ガイド、バスガイドなどの人材派遣業を中心に、旅行業界向け派遣の老舗企業として事業展開をおこなってまいりました。オリンピック、そしてそれ以降も外国人旅行者がますます増えていく予定ですので、旅行業に従事する登録者数は今後も増えていくことが予想されます。1985年創業、1991年に株式会社化を果たし、2019年4月で34年目を迎えます。東京・名古屋・大阪に拠点を構え、従業員数は約1,000人にのぼります。

では、実務担当者お二人のお仕事を教えてください。

佐藤さま : 私は、労働保険、社会保険手続きをメインでおこなっております。流動性が高い派遣社員の社会保険の得喪、継続給付手続き、特に労働保険料算定、労災手続きなどを一人でおこなっているため、事案が複数発生すると本当に大変な業務となります。

戸水さま : 私は、内勤社員の勤怠管理、採用(求人)、海外旅行傷害保険の手続き、年末調整、有休管理、安全衛生(健康診断、ストレスチェックなど)などもろもろの業務をおこなっております。

事務作業を軽減させたいと思っていた。

株式会社フォーラムジャパンさまでは、電子申請システム「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 年末調整」「オフィスステーション マイナンバー」をご導入いただいています。ありがとうございます。まず、なぜ「オフィスステーション 労務」を導入したいと思われたのですか?

佐藤さま : 「オフィスステーション 労務」の導入は、当時、社会保険手続き業務をお任せしていた社会保険労務士事務所との委託契約が終了したのがきっかけでした。それまでは、すべての情報のやりとりが紙でした。社会保険労務士事務所でも紙で申請書類を作成していたと思います。現在は、新しい社会保険労務士法人と顧問契約をしているのですが、弊社の事務作業を軽減させたいと思っていましたので、顧問契約を結ぶにあたり2点の確認をおこないました。
① 社会保険労務士法人では社会保険手続きを電子申請していますか? 対応できますか?
② 弊社から社会保険労務士法人への情報のやりとりはデータでおこなうことができますか?
社会保険労務士法人から「問題ない」旨を即答いただき、顧問契約を締結しました。その新しい社会保険労務士法人が「オフィスステーション」を利用していて、社会保険労務士法人との情報連携のために薦められたのが使い始めるきっかけでした。

役所に行かなくなったことが業務の生産性向上につながった。

社会保険労務士法人から情報連携ツールとしてご紹介を受けたのがきっかけというのはとてもうれしいです。では、実際に「オフィスステーション」を利用してみていかがでしたか?

佐藤さま : 元々の想定では、弊社から情報をお渡しして、電子申請手続きは社会保険労務士法人からおこなってもらうことを考えていました。少し使い始めた頃に社会保険労務士法人から「システムに抵抗がないなら直接電子申請してみては?」と提案され、「オフィスステーション」での電子申請がスタートしました。まず、役所に行かなくなったのがとても良いです。ボタンひとつで指定された行政機関への手続きが完了するので、移動にかかる費用、時間はもちろん、窓口での待ち時間がなくなるのはとてもわかりやすい業務効率であり、業務の生産性向上につながっています。次に、直感的に操作できる画面がわかりやすくてとても良いです。マニュアルと格闘しながら一から操作するとなると面倒さが先立ってしまうのですが、「オフィスステーション」は「間違っていたら戻せば良い」と気軽に操作しています。最後に、問い合わせ対応が良いです。本当に困ったときにはすぐ連絡できますし、丁寧に回答もいただけますし、問題ありません。担当者冥利につきます。

ありがとうございます。では、「オフィスステーション年末調整」をご利用になったきっかけを教えてください。

戸水さま : ちょうど2018年分の年末調整業務からは、税制改正により従業員から回収する申告書に「配偶者控除等申告書」が1枚追加されることと、従業員1,000人分の回収する申告書が増え作業量が1.5倍になることが想定されていましたので、現場でのチェック体制などを見直し、役割分担しながら休日出勤や残業を何とかなくせないものかと考えていました。そのときに社会保険手続きで「オフィスステーション 労務」を活用していた同僚(佐藤さま)からの紹介で「オフィスステーション 年末調整」の存在を知ったのがきっかけです。東京ビッグサイトで開催されるHR EXPO 2018にまで足を運びました。「オフィスステーション 年末調整」の説明を受けたときは、「このシステムを導入しないとみんな倒れてしまう(笑)」って思いました。

ありがとうございます。実際に2018年分の年末調整で「オフィスステーション 年末調整」をご利用になってみていかがでしたか?

戸水さま : 正直、ビックリしました。従業員がスマホでシステムを使えるからだと思いますが、システムに慣れていないはずの従業員でも「紙より楽」「“もう終わり!?”っていうくらい簡単に年末調整業務が終わった」という従業員がたくさんいました。2018年分の年末調整では紙ではなく新しく「オフィスステーション年末調整」を取り入れての対応でしたので、弊社内でのリリースが遅れましたが、例年よりも短い期間で年末調整業務を終わらせることができたのは本当に良かったです。

ありがとうございます。では、最後に「オフィスステーション」に期待することを教えてください。

佐藤さま : 「オフィスステーション」は使える機能がたくさんあるけど追いついていないのでご支援いただきたいです。

戸水さま : 「オフィスステーション 年末調整」では、入力する側(従業員)もチェックする側(管理者)もより効率良くできるようにしてほしいです。

ありがとうございます。今後もご担当者の皆さまが使いやすいシステムであり続けられるよう尽力し続けます。今後とも末永くご利用くださいますようお願いいたします!

導入企業さまの声

キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

キリンシティ株式会社 様
ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
舞台・映像・イベント制作事業

トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

ポリゴンマジック株式会社 様
従業員数:284名/パート・アルバイト1,063名(2020年3月31日 現在) #飲食事業・ブライダル事業

ペーパーレス化で、本社も店舗も 書類処理がスピーディーに。

株式会社一家ダイニングプロジェクト 様
従業員数:4,189名 #住宅・不動産

年末調整書類配付とデータ入力の大幅な削減に成功!

ポラス株式会社 様
従業員数:正社員約2,000名 有期雇用社員約1,800名 #IT関連事業

圧倒的な帳票数、それでいて低コスト。

株式会社アグレックス 様
従業員数:829人(2019年4月末/グループ連結) #ヘアケア・コスメティック・スポーツ事業

問い合わせの手間も省略! 年末調整業務の時間が約半分に!

株式会社スヴェンソンホールディングス 様
従業員数:209名(2020年4月現在) #食品製造・販売

書類作成がわずか5分! 時間短縮で、費用対効果を実感。

株式会社にんべん 様
従業員数:約140人(2017年12月末現在) #特別養護老人ホーム等の運営

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了!

社会福祉法人 茨木厚生会 様
従業員数:400名(2019年4月末現在) #小売り(アパレル)

電子申請義務化が導入のきっかけ。低コストで、大量の作業負担を軽減。

株式会社ANAP 様
従業員数:1,000人(2019年8月末 現在) #人材派遣

休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン 様

導入企業15,000※1社超 継続率99.3※2%

※1. 2021年3月末日時点のアクティブユーザー数です。 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)