成功事例

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了!

社会福祉法人 茨木厚生会
  • 事務局 中田 さま
課題
  • 車で1時間かけて年金事務所へ。さらに待ち時間役所への書類提出は半日仕事。
  • 手続き書類の控えが分厚いファイルにどんどんたまっていく。
  • データの保管場所とは別の事務所にいるときは急な依頼にすぐに対応できない。
導入の効果
  • 電子申請に切り替えて、業務時間が劇的に減少!
  • データ化された手続き書類をすっきり管理!
  • クラウドシステムで、インターネットがつながればどこでも手続きができるように!
INTERVIEW

車で1時間かけて年金事務所に提出。

「 オフィスステーション」導入前の手続きはどのようにされていましたか?

中田さま : 手書きです。電子申請(e-Gov)の資料をもらったことはあるけど、すぐに使える気がしなかったので、そのときは利用したいと思いませんでした。なので役所に持ち込んでいましたが、年金事務所が遠く、車で1時間かけて提出しに行っていました。道が混むことも考えて往復2時間以上みておかないといけなかったり・・・。

特に役所への提出に手間を感じていらっしゃったのですね。

中田さま : そうですね。だったら郵送したほうが良いと思われるかもしれませんが、郵送だと受理しましたというものが届くまで1カ月ぐらいかかるんです。また郵送してから何の音沙汰もないので、ちゃんと送れているか不安になりますよね。だったら行ったほうが確実にハンコを押してもらえるというか・・・、安心感がありますし、今までずっとやってきたやり方を変えようとは思いませんでした。

役所への持ち込みも激減。業務効率もあがりました。

では、実際に「オフィスステーション」を導入してからどう変わりましたか?

中田さま : 手続きはほとんど「オフィスステーション」でしています。役所への持ち込みも劇的に減りましたよ! ハローワークは近くても時期によっては待ち時間がありますが、電子申請だと無駄な時間が省けるので良かったです。移動や運転時間、待ち時間にできることは限られますからね。また手書きのときは控えを紙のファイルに挟んで保管していたので、1年もたつとかなり分厚くなっていました。それが「オフィスステーション」内で管理できるのも良いですね。

クラウド型のメリットは感じていますか?

中田さま : 事務所が複数あるので、どの事務所でも作業できるのが良いですね。手続きをするにも従業員の住所や雇用保険番号など記憶してないので、手続きのために保管先の事務所まで戻ってくるのも面倒でした。かといって従業員の個人情報の持ち歩きは慎重になりますし、複数人だと荷物も大変だったのが、「オフィスステーション」に従業員情報を登録しておけばどこにいても手続きを進められるので、業務効率もあがりました。

サポートデスクがすぐにつながるので感心しました。

導入の決め手は何ですか?

中田さま : わかりやすいシステムだったことです。取引先からの紹介で「オフィスステーション」の体験版を使ってみたのですが、すぐに電子申請ができました。あとは、ほかに介護系の業務ソフトを使っていて、サポートデスクへの問い合わせが混み合っていたり、回答に時間がかかったりすることが多いのですが、「オフィスステーション」のサポートデスクはすぐにつながるし、すぐに回答がもらえるのですごく感心しました。

ありがとうございます。これからも皆さまのお役に立つよう、サポートや機能の充実に努めてまいりますのでご期待ください。本日はお時間をいただきありがとうございました。

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