入社手続き時間と問い合わせ量が激減、「オフィスステーション」導入で実現した人事業務DX

業務では「もっと工夫できる点はないか」を常に意識

はじめに、事業内容と、新岡さまの業務内容について教えてください。

新岡さま ： 当社は、酒類・食品類の小売および卸売を主な事業としています。
私は、給与計算やアルバイト採用に関する業務を担当するほか、新入社員研修の運営、人事系システム導入時の説明会の実施、全社集会の準備・運営、労働保険料の計算などの業務に携わっています。

日々の業務の中で、特にやりがいを感じる業務と、大変だと感じる業務があれば教えてください。

新岡さま ： 採用に関わる業務に特にやりがいを感じています。
新規アルバイトの登録手続きや、新入社員研修や新しいシステム導入時の説明会の際は、できるだけ分かりやすく伝えることを意識し、ポイントを絞って説明するようにしています。

質問が少なく、スムーズに進んだときには、大きな達成感を覚えます。
大変な業務を挙げるとしたら、やはり給与計算でしょうか。間違いは許されませんし、勤怠が締まってから給与日までに計算を終え、お渡ししなければならないという時間的なプレッシャーもあります。

従業員数が1,200名を超える中で、特に入社手続きや給与計算ではご苦労も多いかと思います。業務を進めるうえで心掛けていることはありますか？

新岡さま ： 常に意識しているのは、「業務効率化」ですね。
当社の人事部は正社員4名とアルバイト1名で構成されており、この少人数で1,200名以上の従業員の人事・労務を担当しています。そのため、「もっと工夫できる点はないか」「より効率的に進める方法はないか」といったことを日々議論しながら、業務の最適化を図っています。

また、従業員の皆さんがより長く働きやすい環境をつくることも重要な目標です。離職率が減れば、業務の安定性や生産性の向上にもつながりますから。

選定の決め手は「身元保証人のサイン取得」と「給与・勤怠ソフトとの連携」機能

2024年に「オフィスステーション 労務」を導入されましたが、その経緯について教えていただけますか？

新岡さま ： 以前使用していた労務管理システムは操作性に課題があり、特に新規アルバイトの方から操作方法に関する質問が多く寄せられていました。

また、当時のシステムには申請フロー機能がなく、別のシステムを併用して運用していましたが、その別システムに不具合が発生し、ほとんど使用できなくなってしまったのです。
このままでは業務効率に影響が出るため、より使いやすく、業務をスムーズに進められる新しいシステムを導入することになりました。

新しいシステムを選定する際、どのくらいの数のサービスを比較されたのでしょうか？

新岡さま ： 10社以上のサービスを比較検討しました。

かなり多くのシステムを調査されたのですね。その中からオフィスステーションを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

新岡さま ： 「申請フローが使えること」は必須条件でした。
また、当社はアルバイト採用が多いため、入社手続きの際に身元保証人のサインを取得できる仕組みが必要でしたが、対応しているシステムが少なかったんです※。
「オフィスステーション 労務」はその点を問題なくクリアしており、さらに、対面でQRコードを提示してサインをもらう機能や、メールアドレス以外にLINEでも送信できるなど、柔軟に運用ができる点も魅力でした。

※くわしくは後述の「「オフィスステーション 労務」の身元保証人合意機能」を参照ください。

「オフィスステーション 労務」の身元保証人合意機能

「オフィスステーション 労務」では、入社手続きの際の「身元保証人の必要な文書」にも対応可能です。
保証人が必要な文書を発行された従業員は、従業員マイページから保証人へ、「ウェブ上」または「紙面」でサインを依頼できます。

身元保証人からサインを取得する方法は、以下の動画からも確認できます。

新岡さま ： それから、当社は入退社の頻度が高いこともあって、入退社手続きと勤務管理・給与システムをAPI連携させたいという希望がありました。
「オフィスステーション 労務」では当社が使用していた勤怠管理システムと給与システムにAPI連携が可能で、一旦CSVに出力して加工するなどの手間なしでデータ連携ができる。この点が非常に大きかったです。

充実したサポート体制でシステム移行がスムーズに進行

実際に「オフィスステーション 労務」を導入されて、効果はいかがでしたか？

新岡さま ： 移行はかなりスムーズでした。前のシステムを導入したときは、店舗の責任者の方から「ここが動かない」「これはどうするんだ」といった電話が多く、毎日1～2時間ほど対応する状況だったのですが、「オフィスステーション 労務」の場合はそれがほとんどなかったです。

また、新規アルバイトの登録がAPI連携で一気に効率化しました。従来は1人あたり10分以上かかっていましたが、今は5分以内に短縮できています。
多いときにはひと月に100人以上の登録がありますので、この差は大きいですね。

移行がスムーズだった要因はどこにあったと思われますか？

新岡さま ： まず、サポート体制が非常に充実していました。
初期設定で疑問があったら、カスタマーサポートの担当の方がメールですぐにわかりやすく答えてくれたり、必要に応じて「対面でお教えしましょうか」と提案してくださったり。
マニュアルもすごくわかりやすくて「この順番にやれば設定できる」というふうに手順が整理されていて、理解を進めやすかったです。
また、新しいシステムを導入する際は、私から各支店・店舗の責任者への説明会をおこなうのですが、1度の説明のみで問い合わせは殆どありませんでした。「わかりにくい」という声はまったく聞かなかったので、システム画面の使いやすさもスムーズな移行の要因だったと考えています。

以前では、アルバイトの方の入社登録の際に、手続き方法がよく分からず「途中で辞退してしまう」というケースもありましたが、「オフィスステーション 労務」では先ほどお話したとおり身元保証人のサインなども簡単におこなえますし、使いやすさの評価はかなり高まったと感じております。

「オフィスステーション 労務」で、更なる業務効率化を目指して

「オフィスステーション 労務」で、現在よく利用される機能について教えてください。

新岡さま ： 特にワークフロー機能を活用しています。
入退社手続きはもちろん、給与所得者の扶養控除等申告書の甲乙区分の切り替えや、週の勤務時間が20時間を超えて社会保険に加入する際の申請手続きなども、ワークフローを通じて一元化しています。
身上申告についても、従業員がワークフローで申請をおこなうと、人事側で即座に通知を受け取れるため、変更内容をすぐに確認し対応できるようになりました。

「オフィスステーション 労務」の機能で、新たに試そうとしていることはありますか？

新岡さま ： 今後は「マイカー申請」もワークフロー機能に取り入れたいと考えています。
また、最近ではアルバイトの方の育休取得が増えてきたため、育休をはじめとする休業関連の手続きもワークフローで一元管理し、スムーズに対応できるようにしていきたいです。

もしほかの企業に「オフィスステーション 労務」をおすすめするとしたら、どのような企業に合うと思いますか？

新岡さま ： そうですね。給与システムや勤怠管理システムとの連携がスムーズなので、こうした連携を重視している企業には特におすすめできます。

また、当社のようにアルバイトの入退社が頻繁に発生する企業や、従業員数が数百名以上の規模の企業では、業務効率化のメリットがより大きくなると思います。

「ここで働いてよかった」と思ってもらえる会社を目指して

現在、新岡さまが人事担当として特に大切にしているお考えがありましたら、教えてください。

新岡さま ： 従業員が本業に集中できるよう、人事・労務手続きの負担を極力減らし、スムーズに対応できる環境を整えていくことも意識しています。
そして何より、「ここで働いてよかった」と思ってもらえる会社にしていきたいですね。そのためには、人と人とのつながりを大切にし、交流の機会を増やすことが重要だと考えています。

具体的にはどういったアクションを取られているのですか？

新岡さま ： たとえば、部署を超えた交流の機会を積極的に設けるようにしています。
新入社員研修では、振り返りの場に他部署の社員も参加してもらい、異なる視点でのフィードバックを得られる環境をつくっています。こうした機会を通じて、社内のコミュニケーションが活発になり、自然と横のつながりが生まれることを期待しています。

また、当社は「食」に関わる事業を展開しているため、ワインや日本酒などの研修や資格取得支援にも力を入れています。「日本酒ナビゲーター」といった資格を新入社員研修に取り入れたり、メーカーの方を招いて部署を超えた研修を実施したりと、専門知識を深める機会を提供しています。

こうした取り組みを通じて、単に業務をこなすだけでなく、「食」への専門性を高め、かつ仲間意識を持った働きやすい雰囲気を醸成することを大切にしています。
お金や制度の充実ももちろん重要ですが、それ以上に人とのつながりが自然に生まれる環境をつくることが、長く働きたいと思える職場づくりにつながると考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！