- ①紙ベースの手続きが中心で、書類の紛失や確認漏れが発生
- ②人事・労務業務の繁忙期に時間外勤務が増加
- ③電子化を一部導入したところ、既存システムとの連携面でトラブルが発生
- ①入退職手続きの時間が大幅に短縮
- ②繁忙期の残業がほぼなくなり、業務の効率化が進む
- ③書類の郵送や手書き作業が削減され、コスト削減に
全国27拠点で医療・介護サービスを提供
はじめに、貴法人の主な活動について教えてください。
大橋さま ： 医療法人財団 湖聖会は、湖山医療福祉グループの一員として、全国27拠点で医療・介護サービスを提供しています。診療所や介護老人保健施設、介護付き有料老人ホーム、グループホームなどを運営し、地域に根ざした医療・福祉の支援をおこなっています。
人事課と、情報システム課の業務内容について教えてください。
大橋さま ：
私と大西、駒林、そして深澤は人事課に所属しています。私は主に就業規則や育児・介護休業制度などの企画・運用を担当しています。
大西、駒林、深澤の3名は、給与計算や労務関連の手続きを中心に担当しています。
情報システム担当者さま ： 私は情報システム課に所属しています。主な業務は、新しいシステムの導入やネットワーク管理、そしてトラブル対応など、いわゆる「情シス」と呼ばれる業務全般を担当しています
現在の業務において、課題感を持って取り組まれていることについて教えてください。
大西さま ：
人事課では、職員の負担や不安を軽減するために、「間違いのない業務」を心がけています。特に、情報の管理・共有を効率化し、業務のミスや負担を減らすことに取り組んでいます。
以前は紙ベースでのやり取りが主流で、書類の未着や紛失、確認漏れなどのトラブルが多く発生していました。そこで現在は、共通のメールアドレスを設けるなど、一元管理の仕組みを導入しています。しかし、大量の情報が一箇所に集まることで、管理側の負担が依然として大きい現状があります。
そのため、より効率的な情報管理の仕組みを模索し続け、オフィスステーションの活用を含め、業務のさらなる改善を図ることが重要だと考えています。
情報システム担当者さま ：
情報システム課としては、職員の皆さんが患者さまや利用者さまの対応に集中できるよう、システム面でのサポートを重視しています。特に意識しているのは、相手の困りごとを正確に把握し、分かりやすい言葉で伝えることです。専門用語が多い業務だからこそ、丁寧なヒアリングと適切な説明を心がけています。
また、職員の多くは困っている状況で問い合わせをしてくるため、できるだけ迅速に対応することも重要です。特に遠方の拠点では対面対応が難しいため、リモートサポートツールを活用し、即時対応できる体制を整えています。
システム選定で重視したのは「費用対効果」「既存システムとの連携」
2019年より「オフィスステーション 労務」を導入されていますが、導入前に感じていた業務課題について教えてください。
大西さま ：
先ほどお話したとおり、以前はほとんどの手続きを紙ベースでおこなっていたため、人事・労務担当者の負担が大きいことが課題でした。
特に、毎月の給与計算や年に一度の年末調整の手続きは業務量が多く、繁忙期には時間外勤務が増えてしまう状況でした。
情報システム担当者さま ：
当時、電子申請などのシステム導入は徐々に進めていたのですが、既存システムとの連携がうまくいかず、トラブルが発生することもありました。
また、法人全体としてシステムの最適化が求められるようになり、労務関連の電子化対応が急務となっていました。
電子化に向けてのシステム選定では、何社ほど調査されたのですか？
情報システム担当者さま ：
5社ほど確認しました。
重視したのは、「費用対効果」「既存システムとの連携」ですね。機能として優れていても、すでにあるシステムとの連携が難しいものや、機能面が重複してしまうものは除外しました。また、「部分的な導入が可能かどうか」の観点も重視しました。
その中で、「オフィスステーション 労務」を選ばれた理由はなんでしたか？
情報システム担当者さま ：
既存のシステムと連携できるAPI機能を備えており、部分的な導入が可能だった点が大きな決め手となりました。
加えて、電子申請をはじめとする必要な機能を網羅しつつ、導入コストも適正だったため、総合的に判断して「オフィスステーション 労務」を選びました。
入退職手続きの作業時間が大幅に削減され、繁忙期の残業負担も軽減
「オフィスステーション 労務」導入後、業務にどのような変化がありましたか？
深澤さま ：
まず、入退職手続きの業務効率が大幅に向上しました。
以前は、書類の郵送や行政窓口への直接提出などに多くの時間と手間がかかっていました。しかし、現在は1件あたり約10分で手続きを完了でき、日をまたぐことなくスムーズに対応できるようになりました。
当法人では、毎月20～30件の入退職があり、育児休業や産休の申請手続きも含めると月に約60件にのぼります。これらすべてをデジタル化したことで、作業時間が大幅に短縮され、業務負担も激減しました。
さらに、修正が必要な場合も、以前は紙の書類を一から作り直す必要がありましたが、現在はデジタル入力により該当部分を修正するだけで済んでいます。
大西さま ：
以前までは、繁忙期になると人事・労務担当者の残業が多く発生していたのですが、現在はそのようなこともなくなりました。
また、書類の郵送や手書きの作業が減ったことで、業務の手間やコストも削減されました。全体的に、効率化が進んでいるという実感がありますね。
職員の方から、「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 年末調整」を使ってみてのご意見・ご感想などはありましたか？
大西さま ： 職員へのヒアリングは実施していませんが、不満の声が特に挙がっていないことや、以前より使い方に関する問い合わせが減っていることから、概ね満足して利用されているのではと感じています。
大橋さま ： 「オフィスステーション 年末調整」での手続きは、個人的にかなりスムーズでした。前年に入力した情報をそのまま活用できるので、入力の手間が大幅に削減されましたし、作業画面も直感的に使いやすく、とても助かっています。
更なる業務効率化とシステム一元化への取り組み
「オフィスステーション 労務」の機能で、新たに試そうとしていることはありますか？
駒林さま ：
現在、「オフィスステーション 労務」は入退職手続きをメインに利用しています。身上変更の機能については、まだ本格的な導入には至っていません。
職員の情報の一部をExcelファイルで管理しているのですが、ここも「オフィスステーション 労務」で一元管理できれば、より効率化が実現できると考えています。
大橋さま ：
現在は段階的に電子化を進めており、システム全体をどのように活用していくかについては、まさに検討を進めている最中です。
今後、新しい事業所が増え、組織がさらに拡大することを踏まえると、これまでの管理方法を見直し、より効率的な運用へ移行する必要があると感じています。その中で、「オフィスステーション 労務」を活用し、手続きに関わるすべての人が「便利になった」と実感できる環境を整えていきたいですね。
現場とのつながりを深め、業務を更に円滑にするための仕組みを作ること
業務効率化は手段であって、目的ではないとよく言われます。最後に、日々の業務で重要視していることについて、聞かせてください。
大橋さま ：
「どの事業所でも、同じ業務をおこなえる環境を整えること」を目指しています。
特定の人にしかできない仕事を減らし、業務の属人化を解消することが大きな目標です。
大西さま ：
職員の皆さんは「表舞台に立つ」存在であり、私たちはその裏方を支える黒子です。現場の職員が気持ちよく働ける環境を整えることが、私の役割だと考えています。
正確な業務遂行を徹底しながら、人材育成にも力を入れ、現場を支え続けていきたいと思っています。
深澤さま ：
現在の業務では、主に手続きを担当していますが、スピード感を持って対応し、現場の職員の負担を少しでも軽減できるよう努めています。
具体的には、給与計算の正確性を重視しながら、さらなるデジタル化を進め、業務の効率化と質の向上を目指しています。
駒林さま ：
各施設の管理者や事務担当者と密に連携し、「この場合はこの手続きが必要」といった情報を日々共有しています。
たとえば、住所変更などの基本的な手続きについては、施設側でも適切に対応できるよう、レクチャーを実施しています。
職員の皆さんが「この場合はどうすればいい？」と気軽に相談できる環境を整え、手続きが滞りなく進むよう努めていきたいですね。
情報システム担当者さま ：
当法人は看護師や介護職員、ドクター、事務スタッフなど、さまざまな職種の方々が働いています。私は直接、患者さまや利用者さまに関わることはありませんが、現場の職員の皆さんが本来の業務に集中できるよう、システム面からサポートすることを常に意識しています。
デジタル化を進める際に重要なのは、導入のスピードではなく、「導入後の運用体制やルールづくり」です。たとえば、職員が十分な研修を受けず、システムについて理解しないままシステムを導入しては、入力ミスや情報の見落としが増える可能性があります。
システムはあくまで業務を支えるためのツールですので、導入すること自体がゴールではありません。
職員の皆さんが無理なく理解できて、日々の業務に合わせたルールやサポート体制を整えることで、初めて本当の意味で業務の効率化につながるのではないでしょうか。
本日は貴重なお話をありがとうございました！
