導入事例

「システム関連に精通した社員」がいなくても導入・運用できる、その理由

株式会社 物語コーポレーション
  • 総務企画部 浦野 さま
INTERVIEW

目的は「年間10,000名以上の入社関連業務を効率化し、店舗の業務を軽くすること」

まずは物語コーポレーションの事業内容について教えてください。

浦野さま : 焼肉、ラーメン、しゃぶしゃぶ業態を中心に飲食事業の直営による経営とフランチャイズチェーンの展開をおこなっております。店舗数としては国内608店舗、海外18店舗(2022年6月末時点)を展開しております。

浦野さまが中心となって「オフィスステーション 労務」を導入されたとのことですが、浦野さまの通常業務をお聞かせください。

浦野さま : 私は長年営業畑で仕事をしていたのですが、その後、商品開発部を挟み、事務職に異動して3年目となっています。現在は管理本部、総務企画部部長を務めております。

総務企画部は他社でいうところの法務・労務・総務を合わせたものとなっており、いわゆる人事部における事務作業を中心業務としています。メンバーは私を入れて16名ほどで、社会保険手続きや、労災(労働災害)の対応、給与計算などをおこなっております。

では、オフィスステーション導入における浦野さまの役割をお聞かせください。

浦野さま : 弊社では、これまで紙媒体でやり取りしていたものが急激に電子化に向けて動いており、業務フローを見直し、整え直しているところです。導入初期からテストまでの間は専任を設け、専任者が運用フローを整え、マニュアル化し、本社側でスムーズに運用に乗るようにしています。私は専任者として現場の声を聞きながら、労務管理ソフトの選定と導入をおこないました。

物語コーポレーションの従業員数は社員が約1,400名、国内時間制従業員が約23,000名となっております。これだけ従業員が多いと手続き業務の数も膨大だと思うのですが、「オフィスステーション 労務」導入前はどのような課題を抱えていましたか?

浦野さま : もともと弊社の入退社手続きは、店舗の社員が専用用紙を印刷し、アルバイト・パートタイム(以下、「パートナー」)の方に記入してもらったものを、本社に郵送するという形でした。

弊社では一年間に10,000名以上のパートナーの採用が発生します。大量の手続きをおこなうなかで、本社に入社書類が届かない、必要書類に不足がある、期限間際に一斉に届くといったことが課題となっていました。

また、近年は外国籍のパートナー雇用率も上昇しており、約7割が外国籍の方という店舗もあります。外国籍の方だと、就労ビザを含め必要書類が多いため、店舗・本社間の書類の往復や、不備に対する電話・メールのやりとりが増加しておりました。

加えて、総務企画部はいくつかの目標を抱えていますが、その一つに「店舗の業務負担を軽くする」というものがあります。今後、採用難が迫ってくるなかで、社員の業務を軽くし「本来やるべきこと」に集中してもらう必要がありました。

現場の課題を解決し、部の目標を達成する手段として、手続き業務のデジタル化をおこなったのですね。

浦野さま : はい。あとは2019年頃から人事・給与システムの刷新計画が動いており、これと同時に人事・給与システムと連携していた労務管理ソフトも新しくしようという流れもありました。

システムに精通していなくとも導入できる「サポート体制の充実」が決め手

労務管理ソフトの刷新は、どのような理由だったのでしょうか?

浦野さま : 人事・給与システムを刷新すると、当時使っていた労務管理ソフトを再度設定する必要がありました。しかし、部内にはシステム関連に精通している者がおらず、細かな条件設定ができるのかという不安がありました。

この不安解決のためには導入、運用、定着までのサポート体制が充実している企業さんと手を組むことが必要だということで、いくつかの製品を検討したなかで、「オフィスステーション 労務」の導入を決めたという流れです。

「サポート体制の充実」を重要視されたのですね。

浦野さま : はい。オフィスステーションであれば営業の方のサポートや、カスタマーサポートがあるということだったので。それが決め手でした。実際に、今でもわからないことがあったら電話やメールで対応してもらっているので、とても助かっています。

導入を決めたあとは、稟議や、店舗への説明、担当者の初期設定などが続くと思いますが、もっとも難しかったところはどこでしょうか?

浦野さま : 店長を中心とした店舗への落とし込みです。使い手が理解できるかどうかや、直営約380店舗のなかで理解度に大きな差が生まれる点を心配しておりました。

では、その「難しかったところ」は、どのような方法で解決できたのでしょうか?

浦野さま : まずは1店舗でオフィスステーションのトライアルをし、運用を固めてマニュアルを作成しました。次に60店舗にマニュアルを渡してオフィスステーションを使ってもらい、マニュアルの質を高め、最終的に380店舗すべてに展開しました。

その際、オフィスステーションの担当者にマニュアル作成を手助けしてもらい、何度もオンライン研修を開催し、講師を務めてもらうなど、解決に向けてたくさんサポートしてもらいました。

入社手続き関連の業務量がこれまでの3分の1に

そのようなお話を聞けてうれしいです!「オフィスステーション 労務」の導入によって、現場はどのように変わりましたか?

浦野さま : 店舗で入社届を印刷する手間や、説明する手間がなくなり、主たる業務に集中しやすい環境になったと思います。入社手続き関連の業務量がこれまでの3分の1ほどになっており、会社全体で考えると大きな業務改善が実現できています。また、2023年は年末調整についてもオフィスステーションでデジタル化したいと考えていますが、年末調整についてはそれ以上の効果になると予測しています。

「店舗の業務負担を軽くする」という部の目標を達成することができたのですね。では、現在の目標としては、どのようなものを掲げられていますか?

浦野さま : さらなる業務効率化、申請手続きのペーパーレス化、健康経営優良法人の認定への推進、社員寮の質の向上などです。あと弊社では20,000名以上の従業員に対して誕生日プレゼントを贈っているので、その最適化も目標としています。

このうち、申請手続きのペーパーレス化は、「オフィスステーション 労務」で進めていきたいと考えています。

「オフィスステーション 労務」は入社手続きだけでなく、さまざまな手続きをペーパーレス化できますが、労働条件通知書の発行や、契約更新機能、有給休暇の申請機能など、弊社でまだ使っていない機能もあります。このあたりのことをすべてオフィスステーションでペーパーレス化すれば、店舗で紙を印刷することがなくなり、店長は「システム上で承認作業をおこなう」だけでよくなるので、店舗が大きく変わると考えています。

有給休暇をはじめとするワークフローの電子化と、労働条件通知書の電子化は今期の6月までには達成したいところです。そして、その後に年末調整のデジタル化に踏み込んでいきたいです。

また、弊社ではたくさんのシステムを使用していますので、将来的にはオフィスステーションを中心に、他のシステムを連携し、データ共有をすることで効率化を図っていきたいと考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

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