43支店の雇用契約や各種申請を一元管理し、70％の業務削減へ

入社手続きから雇用契約の締結までを「一つのシステム」で完結するために

「オフィスステーション 労務」を導入する前の状況を教えてください。

山崎さま ： 当社は、東京・神奈川・埼玉を中心に、40店舗の鍼灸整骨院を運営しています。総従業員数は570名ですが、店舗に人事・労務担当はおらず、すべての手続きを4名の本社担当者で一括しておこなっているため、店舗拡大に伴い業務量が膨大になっていました。

具体的には、どのような課題がありましたか？

山崎さま ： 以前は基本的に紙ベースでのやり取りが主流だったため、印刷や郵送に多くの手間がかかり、業務効率が非常に悪かったです。

当社ではパートスタッフを含めた中途社員の入社が頻繁にあり、多いときには月に20件ほどの入社手続きを処理しなければなりませんでした。

その際、支店側で「やり方が分からない」「対応がうまくいかない」となると、支店だけでなく本社の業務も大幅に遅れてしまうこともありました。
こうした背景から、「電子化は必ず進めよう」という機運が高まっていたのです。

どのような観点から、電子化する業務を検討されましたか？

山崎さま ： まず検討したのが、「雇用契約の締結から入社手続きまでを、一つのシステムで完結できないか」という点でした。複数のソフトを検討しましたが、当時、すべてのプロセスを一つのシステムで完結できるものは少なく、最終的な候補にオフィスステーションが残りました。

複数の候補のなかから、オフィスステーションを選定された決め手は何だったのでしょうか？

山崎さま ： まず、帳票数の多さが決め手の1つです。オフィスステーションは人事・労務手続きに必要なほとんどの帳票に対応しており、e-Govを使わずに一つのシステムで手続きを完結できる点は、当社の運用方針にぴったり合致していました。また実際にトライアルを使ってみたところ、とても使い勝手がよく、「まさにこれが欲しかったんだ！」と。この2つが導入の決め手ですね。

入社手続きの業務は70%削減、各種申請手続きも効率化へ

「オフィスステーション 労務」を導入して、どのような変化がありましたか？

山崎さま ： 手続き業務が、格段に楽になりました！
本社側で入社手続きにかかる時間は70％ほど短縮できましたし、一度入力した情報は再入力する必要がなくなり、確認作業も効率化されて、非常に助かっています。従業員が「わからない」と悩むことや、記入ミスも大きく減り、業務の遅れもありません。

また、電子申請したあとに行政から公文書の配付を受けますが、e-Govだと別途管理の工数が多くなります。オフィスステーションは公文書管理も、従業員への送信もシステム上できるため、その点でも業務削減ができています。

入社手続き以外の業務では、いかがでしょうか？

山崎さま ： 「オフィスステーション 労務」では、ワークフロー機能をよく活用します。
ワークフロー機能では、身上異動を含むさまざまな申請をオフィスステーション上で完結できますが、当社では退職届や交通費、育児休業などを、スマホやPCから申請できるようにしています。
育児休業については、利用された方々から「申請が簡単だった」という声を多くいただきました。実際に私も使ってみて、とても使いやすかったです。

年末調整の店舗業務はゼロ、本社は3分の1にまで圧縮

「オフィスステーション 年末調整」も導入されていますが、感じられている効果を教えてください。

山崎さま ： 「オフィスステーション 年末調整」では、これまで支店の院長を経由して紙のやり取りをしていたところを、本社担当者が個々の従業員と直接データをやり取りできるようになったことが大きな変化でした。
これにより、書類を集める手間や紛失のリスクがなくなり、個人情報の漏洩リスクも完全に排除できました。

また、業務時間の大幅な削減にも繋がりました。具体的には、導入前と比較して業務時間を3分の1にまで減らせています。
また、各支店の管理者や従業員も同様に業務効率化が進み、「業務が非常に楽になった」と多くの喜びの声をもらいました。

段階的に「システムの一元化」を進めることでさらなる業務効率化へ

その後、「オフィスステーション 給与明細」「オフィスステーション 勤怠」についても段階的に導入されています。もともと「給与明細の発行」と「勤怠管理」については別のソフトを利用されていたとのことですが、オフィスステーションにリプレイスされた経緯を教えてください。

山崎さま ： 「オフィスステーション 給与明細」も「オフィスステーション 勤怠」も、「オフィスステーション 労務」とのシステム連携と、システムの一元化を見据えて乗り換えました。

人事・労務システムを一元化すれば、従業員がさまざまな目的のもと日常的にシステムにログインするようになりますから、依頼などのアラートにも気付きやすくなります。

実際に、オフィスステーションへの一元化を進めることで、従業員と担当者間の情報共有の精度が大きく向上したと感じています。従業員が「この申請をまだしていなかった」と気づき、対応がスムーズに進むようになり、こちらからの依頼に対して、対応が滞ることが少なくなりました。
従業員がシステムにもっと頻繁にアクセスすることで、会社全体の業務効率化はさらに進むと考えています。

従業員が本来の業務に集中できる環境を作ること

オフィスステーションのサービスを利用されていて、意識していることや気にかけていることは何かありますか？

山崎さま ： 私たちは、人事・労務システムを「従業員に会社を知ってもらうための重要なツール」と捉えています。

たとえば、入社が決まった方は、その時点から人事・労務システムにアクセスし、入社手続きで実際に利用してもらうことになります。
その際に「入社手続きが、スマホひとつで簡単にできた」と思っていただけたら、会社への信頼が生まれ、そこから関係構築が始まるわけですよね。

また、退職される方に対しても、退職後に給与明細や離職票を確認する際には、当社の人事・労務システムを利用していただいています。
このとき、必要な情報をすぐに参照・確認できることが、退職された方との関係にとって大切なことだと感じます。

最後に、山崎さまや人事総務部のメンバーの方々が大切にしている考えや思い、目指す姿などがありましたら教えてください。

山崎さま ： ここまで話したことと重複しますが、「従業員が本来の業務に集中できる環境を作ること」ですね。

もちろん業務効率化を進めることも重要ですが、それに加えて「現場の方々が負担なく、かつ納得感をもって使えること」も大切です。

そのために、これからも新しいシステム、そして新しいアイデアを活性化させながら、会社の成長に寄与できればと思っています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！