社会保険関連手続きは、全て手書きで。
「 オフィスステーション」導入前の手続きはどのようにされていましたか？
西島さま ： 従業員から会社への申請、たとえば入社時の提出物などは紙ベースです。それをもとに、社会保険関連手続きの帳票に個人情報などは私が手書きで記入して、それ以外の部分は社会保険労務士の先生に相談しながら進めます。アルバイトスタッフも多いので、それぞれの賃金支払形態や契約上の労働時間などを先生に伝えて標準報酬月額を計算してもらっていました。そのための先生に提出する資料をエクセルにまとめるという仕事も一人で担当しています。
社会保険関連の手続きは1カ月にどれくらいあるのですか？
西島さま ： 入社に伴う手続きは10件ぐらいで、育児休業で7、8件・・・。産休や退職に伴うものであと10～15件あります。離職票も全部手書きなので・・・、まあ時間をかけてやっています（笑）
多いですね！ そんな中で、社労士の先生への委託ではなく自社でシステム導入による内製化をしようと思ったきっかけは何ですか？
西島さま ： まず、ややこしくて先生に相談していたようなことも含めて、システムを使えば単純作業にできる部分って結構多いと思っていて。それから2020年の電子申請義務化についても対象になるだろうから準備をした方が良いと先生から言われていました。昔から良くしていただいて、手続きの相談や代行に関しては破格で請け負っていただいていたという経緯もあり、先生からも電子申請を自社で導入するというのは賛成というか、むしろ薦めてくれました。
画面がシンプル。価格が一番の決め手。
電子申請義務化に向けてソフトウェアをお探しになっていて、社労士の先生からもそういったアドバイスがあったというわけですね。実際に何社か比較されたと思うのですが、「オフィスステーション」をお選びいただいた決め手は何ですか？
西島さま ： 「シンプル！」あと、「価格が安い！」ということです。検討段階に入った製品もありましたが、使いたい機能がまだ開発途中だったり、機能がいろいろあるけれどその分操作が大変そうだったり、価格が高かったりしたので導入には至りませんでした。画面もシンプルだし、社会保険関連の手続きを対応したかったところ、「オフィスステーション」ならそれが実現できる。資料請求したものも含めてほかもいくつかの製品を見て、「金額が結構するな」と感じていたので、価格が一番の決め手かもしれません。
従業員が雇用契約書をマイページで閲覧できる。
納得できる価格で、やりたかったことがシンプルに実現できるということですね。ありがとうございます。今後さらに「オフィスステーション」に求めるものがあれば教えてください。
西島さま ： 従業員がマイページでフォームに必要情報を入力したら、それをもとに雇用契約書を作成してそのまま本人に通知・マイページでの閲覧ができたりしたら良いですね。労働条件を入れて雇用契約書をいちいち紙で作っているので。
それ、「オフィスステーション」でできますよ！
西島さま ： えー！！！では、そういった機能や連携がますます充実していくと良いと思います。リリース予定（※2020年12月現在リリース済み）と伺っている「オフィスステーション 給与明細」や、導入している別のメーカーのクラウド勤怠システムを従業員が一つのアカウントでシームレスに必要なものをすべて操作できるのがベストですね。ほかにも人事制度に関するシステムも導入していますし。ゆくゆくはそれらの機能が、「オフィスステーション ○○」としてたくさんできてくれたらうれしいです。（笑）
帳票作成だけなら1件5分くらいで終わります。
貴重なご意見をありがとうございます。手続き担当者さま、従業員さま双方の利便性が向上するよう努めます。
西島さま ： 情報がそろった状態だと社会保険の帳票作成だけならものによっては1件5分くらいで終わります。ただ内容をチェックしたり、社労士の先生への提出用に書類をコピーしたりしていると1時間くらいかかりますね。さらに書類の記入漏れや不備があることもありますし、確認しようにもお休みや勤務中ですぐに連絡が取れなかったり、本人が内容をわかってなかったりして結局その日に終わらないこともあります。
今まで作業や確認業務にかかっていたお時間が今後軽減されていくということを「オフィスステーション」で感じていただければと思います。
西島さま ： 従業員は専門外のことなので社会保険に関して知識が豊富ではないことはあたりまえなのかもしれませんが、本人にとって大事なことなので、有休を取る義務とか、残業に関する法令なんかの情報は得てほしいし、管理者や店長にはそういうことを勉強する機会があれば良いと思います。担当である私の業務が軽減されることももちろんですが、そういったきっかけになるのではという期待値も込めて導入しています。そういうことが「オフィスステーション」の直接の機能というわけではないですが、まずはきっかけとして「これなんだろう」と思ってくれれば良いなと思っています。
貴重なお話をありがとうございます。今後もご利用を進めていただいた感想をインタビューさせていただければと思います。本日はありがとうございました！
