給与と勤怠に続くクラウド化のための「オフィスステーション」
御社の事業内容と、従業員数について教えてください。
橋本さま ：
果物および果物を使ったケーキやお菓子の販売、またフルーツパーラーやレストラン運営をおこなっております。従業員数が340名ほどおり、職種のメインは販売やフルーツパーラー職となります。今回全従業員にアカウント発行をおこない、年末調整と給与明細の電子化をおこないました。
御社のバックオフィスのメンバー構成について教えてください。
橋本さま ： 総務・人事部として、5名のメンバーで業務にあたっております。うち、給与に関わる者は2名です。オフィスステーション導入前は、年末調整の時期は外部の社労士事務所さんの力を借りておこなっていました。
今回「オフィスステーション年末調整」の導入を検討いただくきっかけは何だったのでしょうか？
橋本さま ： 社内でデジタル化を推進する動きがあり、最初は給与と勤怠のクラウド化を他社ソフトでおこないました。その際、代理店から「近い将来さらにデジタル化を進めるならオフィスステーションが弊社に合っている」と勧められ、導入を検討するに至りました。
ソフト選定で重視したのはスマホからの操作性の高さ
オフィスステーション導入前までは、年末調整作業はどのようにおこなっていたのでしょうか？
橋本さま ： もともと社内で書類を取りまとめ、社労士事務所へ発送し作業をお願いしておりました。社労士事務所とは同じ給与システムを使用していましたので、作業完了時にはデータを送付いただき、こちらで申請をおこなう流れになっています。
御社のように店舗スタッフが多数いらっしゃる業種での書類回収は、難しさがあるとよく聞きます。御社はいかがだったでしょうか？
橋本さま ：
おっしゃる通り書類がすべて希望通り集まるといったことがなく、効率的にはできておりませんでした。また年末調整の知識があまりない方のためにマニュアルを作成・配付しておりましたが、分かりやすさを求めると今度はマニュアルが分厚くなってしまい、読まれないというジレンマがありました。
こうした中でオフィスステーションを提案いただきました。新型コロナウイルスの蔓延などもあり、社内で急速にデジタル化の話が進み、システムの役員承認もスムーズに取得することができました。
承認を得るために、具体的な他社ソフトとの比較や業務削減の試算等はおこなったのでしょうか？
橋本さま ：
どういったシステムがほかにあるかは、弊社でも調べました。主な比較項目はコストと使い勝手、既存システムとの連携です。弊社は1人1台PCを持つ業種ではありません。多くの従業員がスマホからの申請をおこないますので、スマホからの操作性の高さは重視しました。
橋本さま ： また、社労士事務所への業務委託とオフィスステーション導入でのコスト比較や、紙での回収・郵送費用や封入作業量との業務量の削減試算もしました。
オフィスステーションが決め手になった点はどこにあったか、教えてください。
橋本さま ：
先ほど申し上げた3つの視点で検討はおこないましたが、1番は欲しい機能だけが使えて、さらに拡張性が高かったことです。弊社は「オフィスステーション 年末調整」を最初に導入し、その後「オフィスステーション 給与明細」も利用を開始しました。最初に1つシステム導入をしてみて、後から別機能を追加できるのは非常にありがたかったです。
また既存システムとのAPI連携ができた点と、スマホの操作性が高かったのも決め手となっています。
業務効率化によって「働きやすい環境づくり」への寄与が可能に
導入後について、最も難しさを感じた点はどこにありましたか？
武田さま ： 弊社では、さまざまな年齢の従業員がおります。スマホ操作に慣れていない方のフォローには時間がかかりました。これは給与明細の導入後も同じで、最初はアクセス方法から伝えるといった細やかなフォローが必要だった時期もあります。
具体的にどのようなフォローをおこなったか教えてください。
武田さま ：
マニュアルを掲示し、作業をしてもらうのが基本になります。分からない方には電話でやり取りしながら作業をしてもらったり、どうしてもダメな場合は本社に来てもらい、一緒に作業をおこなったりしました。電話での問い合わせは、初年度は20～30名ほど。一緒に作業をした方は5名ほどだったと記憶しています。
個別フォローの大変さは、部署として想定されていたのでしょうか？
武田さま ： ある程度は予想していましたが、予想よりやや多かった印象です。導入2年目も同じくらいの問い合わせがありました。年末調整は年1回のことですから、やはり流れを忘れてしまう方が多いようです。
総務・人事部での業務について、オフィスステーション導入後はどうのように変わりましたか？ また、業務改善を実感できたでしょうか？
橋本さま ：
個別の改善試算はおこなっていませんが、導入前は毎月2名で2時間の印刷・封入作業がありましたし、そのための専用用紙代と郵送費がすべて削減になりましたから、物理的にも心理的にも、業務は改善されたと思っています。何より、業務担当者には捻出された時間で今は新たな業務への取り組みができ始めています。
たとえば従業員の相談窓口担当の業務や各種新規プロジェクトなど、従業員サービスの向上につながる業務です。人と関わる本質的な仕事を任せられるようになっているのは、弊社が掲げる「働きやすい環境づくり」に対する寄与ができていると思っています。
導入後に従業員から「紙じゃない方が逆に管理しやすい」の声
現場スタッフの方々とのやり取りでは、変化はありましたか？
武田さま ： 今まで給与明細は紙で欲しいという方には、「オフィスステーションの導入後も紙で印刷ができます」とお伝えしていました。でもここ最近は、紙じゃない方が逆に管理しやすいという声も聞こえてくるので、とても嬉しく思います。
武田さま ： また、弊社は紙の時代から、賞与明細と一緒に社長から業績等のメッセージを封入していました。オフィスステーション導入後はメッセージ機能で社長の言葉を届けるようにしております。メッセージ機能を使えば、誰が開封しているのかを確認できますので、隅々までコミュニケーションが行き届いているか、こちらも気を回せるので良いなと思っています。
御社の総務・人事部として大切にしていることや、目指す姿を教えてください。
橋本さま ：
総務・人事部としての目標は、お客様満足度100％につながるような、従業員に対しての働きやすい環境づくりを目指しています。具体的には、会社の方針に合わせて人事制度の設計や運営をしていくことです。
オフィスステーションの導入といったデジタル化も大切ではありますが、根底にあるのはサービスレベル向上につながる従業員満足度に寄与することです。
オフィスステーションのシステムは非常に使いやすく、従業員の満足度も高いと思っています。今後も弊社はさまざまな申請を電子化したいと思っていますので、オフィスステーションの機能拡充が進むとさらに嬉しいなと思っています。
本日は貴重なお話をありがとうございました！
