“多拠点展開“と”柔軟な働き方“に伴う「手続き業務の多さ」を解決するために

「従業員の働きやすさ向上」「現場の負担軽減」のためのシステム導入

まずは事業内容について教えてください。

佐々木さま ： 弊社はプリンティング事業、デジタルソリューション事業、教育ICT支援事業の3つを柱としております。正社員は約230名ですが、契約社員やパートタイマーの方を入れると従業員数は500名ほどです。

人事や労務を担当されている方の人数や、構成について教えてください。

佐々木さま ： 弊社には人事・給与において5名の担当者がいます。私は全体のサポートやシステム導入などの業務改善を担当しており、そのほかの担当者は「給与処理担当」「勤怠管理担当」「健康保険・年金担当」「雇用保険手続き担当」といった形で、業務分担しています。

5名の方で従業員500名分の手続きを担当されているのですね。かなりの作業量だと思うのですが、オフィスステーションの導入の背景には、そのような「現場の負担」という問題があったのでしょうか？

佐々木さま ： そうですね。弊社は複数拠点あることに加えて、テレワークを推奨していること、従業員がお客さまの会社に駐在しているケースが多いことなどによって、どうしても郵送によるやり取りが多くなってきます。これが現場にとって大きな負担となっていました。

太田さま ： 現場の負担は、残業という形でも表れていましたね。
また、会社としても「従業員の働きやすさを向上させる」という大きなテーマを持っています。このためには、従業員が柔軟にテレワークできる環境を整えたり、本業以外の手続きに取られる時間を減らしたりすることが必要ですので、その意味でも人事関連の手続きをデジタル化することが必要だと考えました。

「既存の給与システム」を変えないことを前提としたシステム選定の進め方

「現場の負担」と「会社の目標」の両方から、デジタル化が必要だったのですね。では、人事・労務システムの導入は、具体的にどのように進められましたか？

佐々木さま ： 弊社はもともと給与計算ソフトを使用していますので、「新しいクラウドソフトと給与計算機能が重複することは避ける」ことを前提で情報収集をおこないました。いくつかの選択肢から年末調整や入社手続きなどのペーパーレス化ができるもの……と選んでいった結果、最終的には3社にまで絞られました。

その3社のなかから、オフィスステーションを選定された理由を伺えますか？

佐々木さま ： 「費用」と「サポートの手厚さ」、そして「登録にメールアドレスが不要な点」です。
費用については当然のことですが、やはりスムーズな運用にはサポートの手厚さが欠かせません。困ったときに電話やメールですぐに対応いただけるオフィスステーションのサポートは魅力的でした。

また、弊社には会社のメールアドレスを持たない従業員もいます。このためメールアドレスとアカウントを紐づける仕組みだと、運用が難しいと考えました。そして、このような仕組みだと「管理者アカウント」と「個人アカウント」が分けられないため、セキュリティ的にも問題がありました。
オフィスステーションはメールアドレスを持たない従業員でも固有のアカウントを持つことができ、かつ「管理者アカウント」と「個人アカウント」の使い分けが可能であるため、運用しやすそうだと感じました。

「最初はかなり不安だった」クラウドシステム導入の結果は？

そのような理由からオフィスステーションを選んでいただき、実際に導入・運用されたわけですが、導入時に課題となったことはありましたか？

佐々木さま ： 特に大きな課題はありませんでしたが、強いて言えば、担当者がシステムに慣れる必要があった点でしょうか。

その点について、詳しくお話を伺わせてください。

太田さま ： 私はこれまでに「システムを1から覚える」という経験がなかったので、最初はかなり不安でした。オフィスステーションはマニュアルがあるので、それを読んで何とか乗り切ろう……と思っていたのですが、実際に使ってみたところ、システムが利用者を誘導してくれるような仕組みになっていますので、慣れるまでに時間はかかりませんでした。

德梅さま ： 「システムが誘導してくれる」という点は、私も利用していて感じました。

また、このような特長は、従業員の利用画面においても同じです。年末調整の時期はこれまで従業員からの問い合わせが殺到していましたが、「画面が従業員の入力を誘導してくれること」と、「専用のマニュアルが整備されていること」により、かなり問い合わせが減った印象です。

北尾さま ： 私も、年末調整業務については、手間取ることなく使いこなせたと感じています。一方で、オフィスステーションはそのほかにもできることがたくさんあるので、自分の業務をいかにオフィスステーションで効率化できるのか、という部分を、これから考えていきたいです。そういう意味で「使いこなすための時間」は必要かもしれません。

年末調整は担当者と従業員の双方の負担を軽減

では、実際に「オフィスステーション 年末調整」を使われて、どれぐらい業務効率化を実感されていますか？

佐々木さま ： まず、従業員側の負担が軽くなったことを感じています。紙の年末調整では従業員が書き方を調べたり、用紙提出のために会社に出向いたりする必要がありました。しかし、オフィスステーション導入後は「書き方がわからない」という問い合わせがかなり減りましたし、提出期限までに提出される方も増えました。

太田さま ： 従業員の「わからない」が減ったという影響は、申告内容のミスの少なさにも表れています。例年に比べると、私たちで計算し直したり、従業員に修正を依頼したりという作業もほとんどありません。この点で業務効率化を実感しています。

佐々木さま ： 年配の方が多い拠点は、「本当にうまくいくのだろうか？」と不安もありましたが、蓋を開けてみたら紙のときよりもスムーズに年末調整を終えることができたので、拠点担当者の方も驚いていました。

入社手続き・契約更新・身上異動の手続きも効率化へ

そのようなお話を伺えてうれしいです！　では「オフィスステーション 労務」についてはどうでしょうか？

佐々木さま ： もともと弊社では、各拠点で採用手続きをおこない、それら書類を本社が回収して給与計算ソフトに入力するという方法をとっていました。このような方法では各拠点に手間をかけますし、本社の私たちとしてもチェックや入力の工数を減らしたいという思いがあり、オフィスステーションを導入しました。

太田さま ： 弊社は契約社員の方も多いので、入社手続きのほかにも、契約更新、身上異動の手続きがかなり発生します。これらをペーパーレス化、デジタル化するために、現在は一部の手続きに対してオフィスステーションを導入しているところです。

実際に利用されてのご感想を伺えますか？

太田さま ： これまで、入社前の方に対しては3月中に書類を郵送し、4月になって書類を受け取ってから手続きをおこなうというフローでした。このため4月初めに作業が集中し、負荷が高まるという点が課題として挙がっていました。

しかし、オフィスステーションを使うと事前に通勤経路や給与を振り込むための口座など、さまざまな情報を受け取れますので事前準備が可能になります。このため4月の作業負荷をかなり減らせた印象です。

現在は正社員の方を対象にオフィスステーションを利用していますが、今後は契約社員の方などに対してもオフィスステーションを使ってもらい、さらに業務を効率化させたいと考えています。

年末調整や入社手続きに加えて、給与明細の配付についても「オフィスステーション」を利用されています。こちらはどのような経緯があったのでしょうか？

佐々木さま ： 給与明細については、もともと別のソフトを利用していました。しかし、デジタル化を進めるなかで利用するソフトが増え、「使用するソフトが多くて分かりづらい」と従業員から苦情を受けることがありました。会社にとっても従業員にとっても、管理するソフトは少なければ少ないほどよいので、この機会にオフィスステーションで1本化した方がいいだろうと判断した形です。

実際に使ってみて、「オフィスステーション 年末調整」や「オフィスステーション 労務」と同様に、「オフィスステーション 給与明細」も非常にシンプルでわかりやすい画面です。ソフトを1本化したことで、従業員側の使いやすさも向上していると考えています。

オフィスステーションを活用してこれから実現したいこと

最初のお話で、「従業員の働きやすさの向上」というお話がありましたが、すべてのデジタル化やシステム導入が、そこにつながっているのですね。

佐々木さま ： 確かに、そこは意識しています。人事の手続きは、従業員にとって本業ではない部分です。この手続きが複雑だと、従業員が本業以外の部分について調べたり問い合わせたりすることに時間を取られ、働きやすさの向上につながりません。

私はこのような従業員の負担を減らす方法を常に考えており、オフィスステーションはその1つだと捉えていますので、これからも活用していきたいですね。

ありがとうございます！　オフィスステーションの活用について、そのほかにありましたら教えてください。

太田さま ： 私は、オフィスステーションを今後の情報発信に活用していけたらと考えています。時代の流れに伴い働き方は多様化していますので、弊社としても、さまざまな働き方が可能になるような仕組みについて常に考えています。

このような仕組みは、従業員に内容を理解してもらって初めて活きてくると思いますので、健康保険や雇用契約、人事制度の基本的な考え方を従業員に発信していくことを検討しています。オフィスステーションは画面を利用することで、情報発信がよりわかりやすいものになると考えています。

北尾さま ： オフィスステーションのいいところは、業務を段階的にデジタル化できるところだと考えています。現在は入社手続きや年末調整についてオフィスステーションを利用していますが、私の業務でいうと、今後は年金事務所との書類のやり取りの効率化に活用したいですね。

德梅さま ： 私も、今後はさらに郵送の手間をなくしたいという思いがあります。オフィスステーションでは雇用保険などの申請手続きだけでなく、労働基準監督署に提出する書類の申請にも利用できます。これらの手続きは、なかなか内容が確定しなかったり、二度手間・三度手間になったりといったことが起こりがちです。郵送や届出の手間がかなり発生しますので、今後はオフィスステーションでうまくここを効率化していきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました！